Pasos que debe incluir en su plan de proyecto

01 Objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto se definen en una carta del proyecto, pero también deben incluirse en el plan del proyecto. Hay varias formas de hacerlo. El plan del proyecto podría explicar con más detalle los objetivos del proyecto, o podría incluir el estatuto como un apéndice. No importa cómo un gerente de proyecto elija incorporar las metas en el plan del proyecto, lo importante es mantener un vínculo claro entre la carta del proyecto, el primer documento clave del proyecto, y el segundo documento clave del proyecto, el plan del proyecto.

02 alcance del proyecto

Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en la carta. Sin embargo, un gerente de proyecto debe refinar aún más el alcance en el plan del proyecto. Por ejemplo, un proyecto para automatizar un proceso manual tendría que definir el alcance definiendo dónde comienza y termina ese proceso.

Al definir el alcance, el gerente del proyecto puede comenzar a mostrar cuál será el objetivo o el producto final del proyecto al final. Si el alcance no está definido, puede expandirse a lo largo del proyecto y llevar a sobrecostos y plazos no cumplidos.

Por ejemplo, si está liderando un equipo de marketing para crear un folleto para la línea de productos de una empresa, ¿cuántas páginas serán? ¿Cuáles son algunos ejemplos de cómo podría verse el producto terminado? Para algunos miembros del equipo, un folleto puede significar dos páginas, mientras que para otros, puede significar diez páginas. La definición del alcance puede hacer que todo el equipo se encuentre en la misma página al inicio.

03 Hitos y principales entregables

Los logros clave para un proyecto se llaman hitos. Los productos de trabajo clave se denominan entregables mayores. Representan los grandes componentes del trabajo en un proyecto. Un plan de proyecto debe identificar estos elementos, definirlos y establecer fechas límite para su finalización.

Si una organización emprende un proyecto para desarrollar un nuevo software, los principales entregables podrían ser la lista final de requisitos comerciales y cómo implementarlos. Después de eso, el proyecto podría tener hitos para la finalización del diseño, las pruebas del sistema, las pruebas de aceptación del usuario y la fecha de lanzamiento del software. Estos hitos tienen productos de trabajo asociados con ellos, pero se refieren más a los procesos que a los propios productos.

Los hitos y los principales plazos de entrega no tienen que ser fechas exactas, pero cuanto más precisos, mejor. Las fechas precisas ayudan a los gerentes de proyectos a descomponer las estructuras de trabajo con mayor precisión.

En esta etapa del plan, creará hitos para poder tomar entregables grandes o de alto nivel y desglosarlos en entregas pequeñas, que se pueden resumir en el siguiente paso.

04 estructura de desglose de trabajo

Una estructura de desglose del trabajo, o WBS, deconstruye los hitos y los principales resultados de un proyecto en partes más pequeñas para que a una persona se le pueda asignar la responsabilidad de cada parte. Al desarrollar la estructura de desglose del trabajo, el gerente del proyecto considera muchos factores, como las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo del proyecto, las interdependencias entre las tareas, los recursos disponibles y la fecha límite general del proyecto.

Los gerentes de proyecto son en última instancia responsables del éxito del proyecto, pero no pueden hacer el trabajo solos. La WBS es una herramienta que el administrador del proyecto utiliza para garantizar la responsabilidad del proyecto porque le informa al patrocinador del proyecto, a los miembros del equipo del proyecto ya las partes interesadas que son responsables de qué. Si la gerente de proyecto está preocupada por una tarea, ella sabe exactamente con quién reunirse con respecto a esa preocupación.

05 presupuesto

El presupuesto de un proyecto muestra la cantidad de dinero que se asigna para completar el proyecto. El gerente del proyecto es responsable de dispersar estos recursos adecuadamente. Para un proyecto que tiene proveedores, el administrador del proyecto garantiza que los entregables se completen de acuerdo con los términos del contrato, prestando especial atención a la calidad. Algunos presupuestos de proyectos se vinculan al plan de recursos humanos.

Es importante establecer el costo para cada hito y entregable observando cuánto tiempo y mano de obra costará involucrarse para completar las tareas. El costo del proyecto estará vinculado a la duración del proyecto, que se remonta al alcance del proyecto. El alcance, los hitos, las tareas y el presupuesto deben estar alineados y ser realistas.

06 Plan de Recursos Humanos.

El plan de recursos humanos muestra cómo se dotará de personal al proyecto. A veces se conoce como el plan de dotación de personal. Este plan define quiénes estarán en el equipo del proyecto y la cantidad de tiempo que se espera que cada persona haga. Al desarrollar este plan, el gerente del proyecto negocia con los miembros del equipo y sus supervisores el tiempo que cada miembro del equipo puede dedicar al proyecto. Si se necesita personal adicional para consultar sobre el proyecto pero es parte del equipo del proyecto, eso también se documenta en el plan de dotación de personal. Nuevamente, se consultan los supervisores correspondientes.

07 Plan de Gestión de Riesgos

Muchas cosas pueden salir mal en un proyecto. Si bien todos los posibles desastres o pequeños contratiempos son imprevisibles, muchos pueden predecirse. En el plan de gestión de riesgos, el gerente del proyecto identifica los riesgos para el proyecto, la probabilidad de que esos riesgos ocurran y las estrategias para mitigarlos. El gerente del proyecto busca la opinión del patrocinador del proyecto, el equipo del proyecto, las partes interesadas y los expertos internos.

Se implementan estrategias de mitigación para los riesgos que probablemente ocurran o que tengan altos costos asociados. Los riesgos que es improbable que ocurran y los que tienen costos bajos se indican en el plan; sin embargo, pueden no tener estrategias de mitigación.

08 Plan de Comunicaciones

Un plan de comunicaciones describe cómo se comunicará un proyecto a varias audiencias. Al igual que la estructura de desglose del trabajo, un plan de comunicaciones asigna la responsabilidad de completar cada componente a un miembro del equipo del proyecto.

En este paso, es importante describir cómo se comunicarán y resolverán los problemas dentro del equipo y con qué frecuencia se realizará la comunicación con el equipo y las partes interesadas o el jefe.

Cada mensaje tiene una audiencia prevista. Un plan de comunicaciones ayuda a los gerentes de proyecto a garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.

09 Plan de Gestión de Actores

Un plan de gestión de partes interesadas identifica cómo se utilizarán las partes interesadas en el proyecto. A veces las partes interesadas solo necesitan recibir información. Eso puede ser atendido en el plan de comunicaciones. Si se necesita más de las partes interesadas, un plan de gestión de partes interesadas describe cómo se obtendrá.

10 Plan de Gestión de Cambios

Un plan de gestión de cambios establece un marco para realizar cambios en el proyecto. Los gerentes de proyecto tienden a querer evitar cambios en el proyecto, pero a veces son inevitables. El plan de gestión de cambios proporciona protocolos y procesos para realizar cambios. Es crítico para la responsabilidad y la transparencia que los patrocinadores del proyecto, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo del proyecto sigan el plan de gestión de cambios.