Cómo reducir el costo de los viajes de negocios de los empleados

Con algo de simpatía por los empleadores que intentan controlar los costos de viaje, pedirles a los empleados que compartan habitaciones no es dónde comenzar ni terminar.

Estas ideas son menos estresantes y ofensivas para el empleado promedio que viaja por negocios para su empleador. Los empleados son personas normales que solo quieren privacidad y distancia de los compañeros de trabajo en un viaje de negocios, especialmente si han pasado el día con compañeros de trabajo. Los empleadores no necesitan pedirles a los empleados que compartan habitaciones.

Otras formas de ahorrar en el costo de los viajes de negocios de los empleados

• Requiera que los empleados viajen el mismo día siempre que sea posible.
• Desarrolle e implemente una política de viaje firme que proporcione detalles específicos sobre los pagos diarios en varios destinos, las cadenas hoteleras preferidas en las que el empleador puede haber establecido una tasa de descuento, reembolsos por gastos y límites que requieren la firma de un gerente por adelantado si se exceden.
• Mantener a los empleados en la letra de la ley como se indica en la política de viaje sin autorización previa de excepciones. No reembolsar los gastos que no fueron permitidos por la política o excepción.

• Renegocie o negocie tarifas corporativas con cadenas de hoteles comunes a sus destinos. Busque hoteles que ofrezcan servicios tales como desayuno de cortesía, hora de cóctel de cortesía, bocadillos y aperitivos por la tarde, y refrigeradores y cafeteras en las habitaciones. Requiera que los empleados utilicen estos hoteles y servicios cuando estén disponibles.
• Utilice una cadena de hoteles menos costosa al hacer reservas. La mayoría de los empleados regalarían una estrella por una habitación privada. No espere estándares más bajos en áreas como la limpieza y otras comodidades para el confort de los empleados de los hoteles que cuentan con menos estrellas. Encueste periódicamente a los empleados que viajan para asegurarse de que las ubicaciones seleccionadas satisfacen sus necesidades.

• Use un servicio de reserva de viajes consistente como American Express Global Business Travel para ayudar a controlar los costos. Lo ayudarán a planificar, adoptar políticas, ahorrar costos y limitar los gastos de los empleados. Incluso los servicios de viajes locales pueden ayudarlo a ahorrar en viajes de negocios, pero la ventaja para una compañía de American Express es su alcance nacional e internacional y sus servicios en línea.
• Haga arreglos con una aerolínea para utilizar sus servicios siempre que sea posible para recibir un descuento corporativo en cada vuelo. Exigir a los empleados que utilicen el servicio de reserva de la aerolínea, por ejemplo, Southwest Airlines Corporate Travel. Los empleadores también pueden ahorrar cuando los aviones se reservan con mucha antelación.

• Hacer que los empleados que toman decisiones de viaje de última hora obtengan la autorización. En un caso, en una empresa cliente, un boleto de avión que hubiera costado $ 300 si se reservara con unas pocas semanas de anticipación costaría más de $ 1200 cuando el empleado hizo la reserva dos días antes del evento. Esto solo debe ocurrir en una emergencia ya que la mayoría de los boletos son transferibles, incluso si no son reembolsables.
• Reducir los costos de viaje en otras áreas, como las comidas y el alcohol por día y el transporte. Varíe las dietas por la ubicación. La ciudad de Nueva York es cara en comparación con Las Vegas, por ejemplo. Las áreas más pequeñas, que no son de recurso son aún más asequibles. Su política de viajes debe reflejar los costos que sus empleados experimentarán cuando viajen a diferentes estados y lugares.

• Experimente con reuniones virtuales, servicios como Skype for Business y videos. Aunque inicialmente incómodas, las reuniones no en persona son una habilidad adquirida. Los empleados se sienten más cómodos a medida que usan estos servicios a lo largo del tiempo. Los seminarios web funcionan bien para diversos tipos de capacitación, especialmente seminarios que permiten la asistencia de varios empleados.
• Exija a sus empleados que usen el transporte público y los servicios de transporte más económicos, cuando estén disponibles, en lugar de los taxis, especialmente cuando los empleados viajan entre aeropuertos y hoteles. La mayoría de las conferencias grandes ofrecen un servicio de transporte gratuito entre los hoteles y el centro de conferencias. El menor uso del taxi o el requisito de que los empleados se reúnan para pagar un taxi colectivo pueden ahorrar mucho dinero.

Pedirle a los empleados adultos que hagan reservaciones oportunas, los gastos presupuestarios en sus viajes de negocios y explorar otras opciones además de viajes para reuniones y capacitación es el enfoque correcto para racionalizar los costos de los viajes de negocios. Son respetuosos con los empleados.

Benefician al empleador porque los empleados se sienten respetados y preocupados por lo que produce una moral positiva. Mantienen el ciclo de relación positiva moviéndose en la dirección correcta.

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