La definición y el seguimiento de la asistencia laboral.

El seguimiento de la asistencia de sus empleados es importante para los resultados de su empresa. La asistencia se define, simplemente, como presentarse para el trabajo, pero ¿cómo puede hacer un seguimiento de la asistencia de todos los empleados? Si bien puede parecer una tarea desalentadora, es bastante simple si implementa una política bien definida y un sistema de seguimiento.

En lo que respecta a los empleados por hora o no exentos, un sistema de asistencia define claramente cuándo se supone que los empleados se presentan a trabajar. Esto es especialmente importante para los empleados no exentos que con frecuencia realizan trabajos que requieren que otra persona esté presente para atender a los clientes.

También es importante para los empleados que forman parte de un proceso automatizado que requiere que un trabajador esté presente en cada estación de trabajo para producir un producto o servicio en particular. En general, las políticas de asistencia existen debido a este tipo de trabajadores. No existen por el bien de los empleados exentos. La asistencia también se usa para definir la cantidad de personas presentes en un día en particular y con mayor frecuencia se refiere a los empleados que reciben su pago por hora.

Presente en el trabajo y en el departamento de recursos humanos.

La asistencia también se conoce como "presente en el trabajo" o "presentismo". Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede tomar notas en el archivo de personal de un empleado o en la evaluación de una empresa de los desafíos u objetivos de su lugar de trabajo.

Los ejemplos de notas de "presentismo" que mantiene HR incluyen:

• Rob tenía un maravilloso récord de asistencia laboral; Rara vez faltaba un día de trabajo.
• Mary tiene un desafío con la asistencia y llega tarde al trabajo al menos dos días a la semana.
• La asistencia en el primer turno tuvo un promedio de solo el 75 por ciento los lunes porque los empleados se estaban recuperando de la diversión del fin de semana.
• La obtención de empleados calificados que quieran trabajar un segundo turno con buena asistencia es un desafío. Los empleados prefieren trabajar los días en lugar de las noches de trabajo o prefieren el turno de medianoche para tener sus días libres. Los segundos turnos reducen el tiempo libre de los empleados, tanto en días como en noches.

¿Qué es una política de asistencia?

En pocas palabras, una política de asistencia proporciona las pautas y expectativas para la asistencia de los empleados al trabajo según lo definido, escrito, difundido e implementado por una organización.

Las políticas de asistencia existen con mayor frecuencia para los empleados por hora o no exentos, para los cuales una organización generalmente debe realizar un seguimiento de las horas y pagar las horas extraordinarias que superan las 40 horas a la semana.

La Ley de Normas de Trabajo Justo (FLSA, por sus siglas en inglés), que regula el pago de las horas extraordinarias, exige el mantenimiento de registros en el trabajo.

Además, los empleados para los que se realiza un seguimiento de la asistencia a menudo realizan trabajos que dependen de la asistencia de otros empleados. Tales trabajos incluyen el trabajo de la línea de producción en una planta de fabricación.

Una política de asistencia a veces se usa indistintamente con una política de ausentismo. Sin embargo, una política de asistencia se define mucho más estrictamente y se limita a la asistencia, en oposición a las políticas de ausentismo que abordan los problemas de gestión del absentismo.

Un sistema de asistencia sin fallas de muestra

Un sistema de puntos sin falla es un ejemplo de una política de asistencia efectiva. El objetivo de este sistema es recompensar la buena asistencia y eliminar el empleo de las personas con registros de asistencia deficientes. Debido a que utiliza un sistema de puntos y no justifica ausencias, deja a los gerentes y supervisores fuera del rol de juez y jurado. Es un sistema objetivo que coloca la responsabilidad y la responsabilidad de la asistencia en el hombro del empleado, que es donde debe estar.

En un sistema de asistencia sin falta, las ausencias se pueden registrar utilizando este sistema:

• Cada ausencia = 1 punto (sin ocurrencias de varios días)
• Cada entrada tardía (llegada tardía) o salida temprana = 1/2 punto
• Cada no presentación por trabajo = 2 puntos
• Cada vuelta sin llamada previa = 1 punto
• Cada trimestre libre de ausencias elimina todos los puntos y recompensa al empleado con un día libre remunerado.
• Cada empleado comienza de nuevo, sin puntos, cada año.

La acción disciplinaria progresiva acompaña un sistema de asistencia sin culpa. Si un empleado gana una cierta cantidad de puntos, recibe una advertencia que empeora progresivamente. Un sistema como este permite que tanto el empleador como el empleado sepan exactamente cuáles serán las consecuencias de una asistencia deficiente.

• 7 puntos = advertencia verbal
• 8 puntos = advertencia escrita
• 9 puntos = suspensión de 3 días
• 10 puntos = terminación

Es importante que sus empleados sigan el camino con una política de asistencia detallada que incluya recompensas y sanciones por la asistencia de los empleados por hora.