Habilidades de escritura - Comunicarse con palabras

Escribir bella prosa y poesía es un talento. Escribir efectivamente, sin embargo, es una habilidad que se puede aprender.

Organiza tu escritura

Ya sea que esté redactando una nota para su compañero de trabajo o un informe para su jefe, debe decidir qué información desea transmitir. Aquí es cómo hacer esto:

1. Enumere cada elemento que necesite discutir en su nota o informe.
2. Ponlos en orden, de lo más a lo menos importante.
3. Escriba un breve resumen de su memo completo: este será su primer párrafo.
4. Amplíe cada elemento enumerado en el paso 1.
5. Si el destinatario debe tomar alguna acción, indíquelo en el párrafo de cierre.

Algunos consejos

Escribe para tu audiencia. Usa un lenguaje sencillo. No quieres que el lector necesite un diccionario para descifrar lo que estás tratando de decir. No debe tratar de impresionar a su lector con su enorme vocabulario. Lo más probable es que frustres a tu lector en su lugar. La mayoría de las personas hacen malabares con varias tareas al mismo tiempo y están interesadas en recibir solo la información necesaria. Usted es responsable de hacer que esto suceda. En lugar de decir: "Su naturaleza sociable lo acredita como un superlativo candidato para el trabajo", dice "Su amabilidad lo convierte en el principal candidato para el puesto".

Manténgase alejado de la jerga que su lector no puede entender. Si su trabajo es muy técnico, pero la persona a la que está escribiendo no está bien versada en ese campo, apéguese a las palabras que esa persona entenderá. Por ejemplo, si usted es un diseñador de sitios web, esta frase en una nota para su cliente, un psicólogo, no tendrá sentido: "¿Qué desea que use como BGCOLOR para su sitio: # ADD8E6 o #FFFFFF?" Cualquier persona competente en el diseño de páginas web sabe que esta pregunta se puede traducir a "¿Qué le gustaría que fuera el color de fondo de su sitio: azul claro o blanco?" Sin embargo, no espere que su cliente esté más familiarizado con esta jerga técnica de lo que estaría con su discusión de un término psicológico como tricotilomanía.

Un cliché al día mantiene alejado al lector, o al menos no lo hace recordar lo que usted está diciendo. Quieres que tu escritura sea memorable. Debido a que escuchamos clichés a menudo, nos desensibilizamos. Las palabras, entonces, no están asociadas únicamente con su escritura. En lugar de decir "No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy" en una nota a un subordinado que intentas motivar. Simplemente diga: "Deje de postergar. Haga el trabajo ahora".

Cuando sea posible, use la voz activa. La voz activa hace que tu oración sea más fuerte y generalmente más corta. Probemos estos ejemplos. Voz pasiva: "Las ventas aumentaron debido a la red que hice". Voz activa: "Mi red aumentó las ventas".

No seas redundante. No es necesario decir "2 p.m. por la tarde" o "la mujer embarazada embarazada". Diciendo "2 p.m." o "2 de la tarde" o "la mujer embarazada" o "la mujer embarazada" transmiten lo que usted quiere decir y son menos verbales.

Por supuesto, prestar atención a la gramática. Usa Strunk y White's Elementos de estilo, disponible en la web. Un buen diccionario debe estar cerca, junto con un diccionario de sinónimos. Un tesauro le permitirá mantener su escritura fresca al ayudarlo a encontrar una variedad de palabras para usar. Muchos de estos recursos están disponibles en línea.

La revisión es una de las cosas más importantes que puede hacer. Como es probable que escriba la mayor parte de su escritura en una computadora, tendrá acceso a los correctores de ortografía y gramática automatizados. Sin embargo, tenga cuidado: algunas palabras, utilizadas en el contexto incorrecto, pueden ser omitidas por los correctores de ortografía computarizados. Por ejemplo, la frase "A los empleados que asistieron a las reuniones también dos aprendieron sobre el software de ñu", pasaría por el corrector ortográfico sin que se detectara ningún error ortográfico. Haga que alguien más revise su documento, si es posible.

Si el tiempo lo permite, guarde su composición y corríjala más tarde o, mejor aún, al día siguiente.