10 hábitos de los gerentes de proyectos exitosos

¿Por qué ciertos gerentes de proyectos llevan sus proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con clientes satisfechos mientras que otros tienen dificultades? Veamos los diez hábitos que los gerentes de proyectos altamente exitosos comparten para descubrir.

Estos hábitos se mencionan una y otra vez en las evaluaciones de desempeño y en las revisiones al final del proyecto donde el cliente, equipo o patrocinador ofrece comentarios al gerente del proyecto.

No necesita tener diez años de experiencia para entregar con éxito en todo momento. Al cambiar sus hábitos y mejorar sus habilidades, puede mejorar drásticamente las posibilidades de que su proyecto sea un éxito y también tener un tiempo menos estresante en el trabajo.

Usando el equipo correcto

Los gerentes de proyecto más efectivos y exitosos conocen las capacidades de los miembros de su equipo. Esto significa que pueden asignar el trabajo correcto a las personas adecuadas.

El uso de un recurso incorrecto en una tarea puede llevar a que se demore o se haga mal. Es útil conocer las fortalezas y debilidades de las personas que trabajan con usted para que pueda asignarlas mejor a las tareas del proyecto.

Gestión de problemas de proyectos

Todos los proyectos tienen problemas de vez en cuando. Los gerentes de proyectos exitosos no dejan que les preocupe. Conocen los procesos para la gestión de problemas y también la mejor manera de tratar los problemas a medida que surgen.

Tu también puedes hacer eso. Una vez que sepa cómo evaluar un problema de proyecto, encontrará que la gestión de problemas se convierte en un hábito fácil de incorporar en su rutina semanal. Dedique algo de tiempo a revisar el registro de problemas cada semana, y pronto descubrirá que es un trabajo fácil mantenerse al tanto de la gestión de problemas.

Hacer frente a los cambios

Los proyectos están diseñados para cambiar las cosas, ¡pero ese tipo de cambio está sucediendo a otras personas! Es más difícil gestionar el cambio que se dirige directamente al equipo del proyecto, alterando el calendario detallado del proyecto y creando nuevos trabajos y toda una pila de actualizaciones de documentación.

Los gerentes de proyectos exitosos tienen un proceso de gestión de cambios que siguen. Seguir los pasos definidos hace que sea más fácil convertir cualquier acción en un hábito porque es estructurado y repetitivo.

El proceso de gestión de cambios se ve así:

• Recibir información sobre el cambio.
• Evaluar el cambio.
• Establecer cuánto trabajo sería hacer el cambio.
• Prepare una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante.

Una vez que haya preparado una recomendación, pídale a su patrocinador que obtenga una decisión sobre si debe incorporar el cambio o no. Puede aprobar algunos pequeños cambios siempre que se encuentren dentro de sus niveles de autoridad y autoridad. Los gerentes de proyectos exitosos saben que hacer frente a los cambios es parte del trabajo y tienen un plan para tratarlos cuando surjan.

Manejando los costos del proyecto

Es muy probable que su proyecto incurra en costos, incluso si usted no tiene el control total sobre los monederos. Ser capaz de gestionar elementos financieros en su control tiene que ser un hábito. Si no lo aborda regularmente y de forma rutinaria, encontrará que el trabajo se vuelve tan enorme que es imposible hacerlo bien.

Los gerentes de proyectos fantásticos se mantienen al tanto de los gastos con sistemas de archivo que funcionan para facturas, presupuestos y estimaciones. Adquiera el hábito de usar su software de presupuesto (incluso si es solo una hoja de cálculo).

No puede administrar los costos de su proyecto hasta que tenga un plan de lo que va a gastar. Lea esto sobre cómo crear un presupuesto de proyecto para que pueda comenzar.

Trabajo en equipo

Es posible que el equipo del proyecto no esté trabajando directamente para usted. Entonces, ¿por qué el trabajo en equipo es parte de los hábitos de los gerentes de proyectos exitosos? Es porque necesita que su equipo trabaje de manera efectiva y necesita que las personas involucradas en el proyecto lleguen rápidamente a un punto en el que confíen entre sí. Lo consigues a través de la construcción del equipo. Cuidado con las situaciones donde tu equipo se está desmoronando. El comportamiento de intimidación, en particular, es inaceptable.

Procesos de comprensión

El sexto hábito de los gerentes de proyectos altamente exitosos es que comprenden los procesos que existen dentro de su esfera de control. Eso significa que saben qué procedimientos de trabajo deben seguirse. No pierden el tiempo tratando de averiguar cómo escribir un caso de negocios porque saben que existe un procedimiento para eso y pueden seguir los pasos.

Los gestores de proyectos más exitosos no son esclavos de procesar. Saben cuándo lo correcto es seguir el proceso. Saben cuándo es mejor modificarlo para que las tareas en general sean más fáciles para todos. Un ejemplo de eso sería eliminar la burocracia de un pequeño proyecto adaptando los procesos en consecuencia.

Actualizando el horario

Los horarios de los proyectos no deberían dejarse al azar. Los gerentes de proyectos más exitosos harán que sea un hábito revisar regularmente sus horarios para verificar su exactitud y actualizarlos.

Hay muchas formas de seguir el progreso de su proyecto. Lo más importante es que lo hagas. Si está luchando para hacer suyo este hábito, entonces reserve una reunión corta en su diario con usted y su agenda una vez por semana. Use el mismo horario cada semana y tome 30 minutos para revisar dónde se encuentra y dónde necesita estar. Haga las modificaciones necesarias, informe al equipo y continúe con el proyecto.

Si los cambios en su programa tienen un impacto en la fecha de finalización del proyecto o en la fecha de entrega de los hitos principales, hable con su patrocinador. No debe cambiar los fundamentos de su plan de referencia sin pasar por un proceso de aprobación formal.

Gestionando el Riesgo del Proyecto

Saber qué incluir en su registro de riesgos es una cosa, pero revisarlo habitualmente y actuar sobre los riesgos planteados es algo diferente. No es suficiente usar el principio de su proyecto para identificar riesgos y luego no pensar en ellos nuevamente. La gestión de riesgos debe ser parte de los hábitos de su proyecto porque sin ella encontrará que los riesgos se convierten en problemas y crean problemas para usted.

Es otra área donde los procesos estándar y la reserva de un espacio regular para realizar una revisión de riesgos pueden ayudar. Puedes incluirlo como parte de tus reuniones de equipo. Conviértase en un hábito revisar sus riesgos con el equipo, cierre cualquiera que ya no sea una amenaza y planifique acciones para aquellos que desea mitigar.

Tiempo de seguimiento

Los gerentes de proyecto saben mucho acerca de la administración del tiempo del proyecto, pero eso tiende a estar en el dominio de la programación y planificación. De lo que estamos hablando es del seguimiento del tiempo de forma más regular y diaria. Estamos hablando de hojas de tiempo.

Los equipos de proyecto a menudo no están tan interesados ​​en usar hojas de tiempo si no lo han hecho antes. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos tienen un tiempo de seguimiento inherente al producto. Eso puede facilitar la introducción del cambio al seguimiento del tiempo como equipo.

Independientemente de si realiza un seguimiento del tiempo de su equipo (que se recomienda), es importante que sepa dónde va su propio tiempo en un día. Debería hacer que sea un hábito anotar cómo pasa su tiempo. Le ayudará a comprender si está dedicando tiempo a las tareas prioritarias del proyecto. Podrías pensar que eres, pero ¿lo eres? Las hojas de tiempo o el tiempo de grabación de alguna forma ayudarán, incluso si es solo un registro por hora en un bloc de notas.

Entregando cambios en el negocio

Finalmente, el hábito que hace que los gerentes de proyecto sean más exitosos es su capacidad para equiparar los resultados del proyecto con los resultados comerciales. Si los usuarios no usan su producto o el software se desactualiza rápidamente o los clientes no están tan sorprendidos como usted, entonces su proyecto ha sido una pérdida de tiempo.

Los equipos de proyectos más exitosos se aseguran de que sepan a qué resultados de negocios apuntan. Construyen una solución que ofrece ese cambio comercial de manera sostenible. Lo que entregan cuando finaliza el proyecto es totalmente utilizado y totalmente adoptado por el cliente. Es un éxito porque se ha construido para ser un éxito desde el principio.

Comprender los objetivos de negocio es un criterio clave para cualquier gerente de proyecto que quiera tener un impacto en los clientes y las partes interesadas. Si puede demostrar que ha entregado algo de valor, entonces es fácil demostrar el impacto que tiene y el valor que aporta a la empresa.

Conviértase en el hábito de preguntar a sus partes interesadas qué valor comercial esperan y cómo quieren usar lo que sea que su proyecto les brinde. Hable con ellos acerca de cómo definen el éxito. Puede construir esto en un proceso repetible al comienzo de cada proyecto.