¿Qué información se almacena en los registros médicos de los empleados?

El archivo médico del empleado es el repositorio de todo lo que tiene que ver con la salud, los beneficios de salud, la licencia relacionada con la salud de los empleados y las selecciones y cobertura de beneficios para el empleado. El empleador mantiene un expediente médico por separado para cada empleado. El contenido de estos archivos nunca se entremezcla con ningún otro archivo de empleado, como el archivo de personal.

Dado que el archivo médico contiene información sensible y confidencial, debe residir en un lugar seguro, cerrado e inaccesible. El archivador que alberga los archivos médicos de los empleados también debe cerrarse y el personal de recursos humanos debe tener las únicas llaves. El acceso a los archivos médicos de los empleados está restringido únicamente al personal de Recursos Humanos.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (HIPAA) exige que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales; Los registros médicos deben almacenarse por separado y aparte de otros registros comerciales. Nunca almacene los registros médicos de los empleados en el archivo de personal general del empleado.

Debido a la confidencialidad de la información, los registros deben estar aislados de los archivos a los que los empleados, como supervisores o gerentes, pueden acceder. (En realidad, esto también se recomienda para los archivos de personal en general; otorgue solo acceso al personal de Recursos Humanos).

Contenido del expediente médico del empleado

Estos son los tipos de elementos que deben almacenarse de manera segura en el archivo médico del empleado. En caso de duda, cometa el error de proteger la información médica relacionada con sus empleados.

• Solicitudes y formularios de seguro de salud.
• Solicitudes y formularios de seguros de vida.
• Información del beneficiario designado
• Solicitudes para cualquier otro beneficio para empleados que pueda requerir información médica como el seguro de la vista
• Solicitudes de ausencias médicas pagadas o no pagadas
• Informes de la Ley de Licencia Familiar y Ausencia (FMLA) y solicitudes y documentos relacionados
• Documentos de FMLA firmados por el médico.
• Documentación sobre las enfermedades de un miembro de la familia o un niño a quienes solicita el tiempo FMLA para brindar atención continua

• Documentación de licencia médica relacionada para empleados que no son elegibles para el tiempo de ausencia del trabajo de FMLA
• Exámenes médicos, notas, correspondencia y recomendaciones.
• Excusas médicas relacionadas con ausentismo o tardanzas de un médico
• Restricciones médicas de trabajo con documentación del médico que lo recomienda.
• Informes de accidentes y lesiones, incluidos los documentos requeridos por OSHA
• Informes de indemnización laboral por lesiones o enfermedades.
• Cualquier otro formulario o documento que contenga información médica privada sobre un empleado

Si mantiene estos archivos confidenciales, sus empleados confiarán en usted y defenderá el espíritu y el significado de la ley.

Renuncia:Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque con autoridad, no garantiza la exactitud ni la legalidad.El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.