Cómo organizar tu papeleo

La única vez que parece pensar en sus documentos importantes es cuando los necesita. Y, a menudo, no puede encontrarlos cuando los necesita porque, o bien no tiene un sistema centralizado y organizado para almacenar sus documentos importantes y / o la última vez que los necesitó, simplemente los arrojó al mar de Papeles en la oficina de su hogar en lugar de volver a colocarlos en su lugar.

Empezando

Con todos sus documentos importantes repartidos por toda su casa, pierde mucho tiempo y energía en buscarlos. También estás en riesgo de perder algunos de ellos completamente. ¡Pero con unos simples pasos, puede organizar sus documentos importantes en una hora este fin de semana!

Necesitará un archivador pequeño de dos cajones o una caja de archivos colgantes portátil, archivos colgantes de varios colores (6 colores diferentes), carpetas de la tercera parte superior del corte de manila y una caja fuerte a prueba de incendios (opcional). O puedes comprar una carpeta grande y pestañas. Una vez que tenga los productos, aquí están los seis pasos que seguirá para organizar su documentación.

Reúna sus documentos

Antes de que pueda organizar todos sus documentos importantes, debe localizarlos. A veces es más fácil decirlo que hacerlo.

Revise la oficina de su casa en los cajones y los papeles apilados en su escritorio o mesa. Revise los montones de papel que abarrotan las encimeras de su cocina, así como los cajones y cestas de la cocina. Mire el tocador de su dormitorio y la mesita de noche (podría haberlos dejado allí en el apuro de la mañana y olvidarse de ellos). Por último, pero no menos importante, revise su cartera o maletín para ver los documentos importantes que accidentalmente todavía está cargando.

Clasificar por categorías

Los documentos más importantes se encuentran en una de las siguientes seis categorías. Ordene todos sus documentos reunidos de la siguiente manera:

1. Registros de casa y propiedad - Hipoteca, escrituras de propiedad, proyectos de mejoras para el hogar y recibos, manuales y garantías de electrodomésticos, información sobre impuestos a la propiedad, pólizas de seguro de hogar y manuales.
2. Auto registros - títulos, registros de mantenimiento, pólizas de seguro e información, información de préstamos y registros de pagos
3. Registros de salud - pólizas de seguro, manuales de beneficios de seguro de salud, explicación de beneficios médicos, facturas médicas, listas de recetas, información flexible sobre gastos, recibos médicos, directivas médicas, pólizas de seguro de vida

1. Registros financieros - Estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, registros de deducción de impuestos, registros de inversiones, registros de préstamos, estados de cuenta de tarjetas de crédito
2. Registros de electrónica - contratos y manuales de telefonía celular; recibos de venta y garantías para computadoras, computadoras portátiles y iPads; Planes y facturas de cable e internet; Router inalámbrico, recibo de compra y manual.
3. Records personales - certificados de nacimiento, certificado de matrimonio, certificado de divorcio, documentos de custodia, información del seguro social, registros de inmunización, pasaportes, registros del servicio militar, registros de bautismo y confirmación, testamentos, plan de funeral e información sobre el sitio de entierro. Si tiene mascotas, también puede incluir sus documentos importantes, como información veterinaria y de vacunas en esta categoría.

Encuentra tus documentos vitales

La mayoría de sus documentos importantes se pueden almacenar en un archivador regular o en una caja de archivos portátil. Hay algunos. Sin embargo, eso realmente debe almacenarse en una opción de almacenamiento a prueba de fuego o fuera del sitio, como una caja de seguridad.

Los documentos vitales son documentos que serían muy difíciles o requerirían mucho tiempo para reemplazarlos. Pueden contener información personal sensible que podría verse comprometida en caso de robo o robo. En el caso de que su casa haya sido destruida por un incendio o una inundación, querría que estos documentos vitales permanezcan intactos.

Para la mayoría de las personas, los siguientes documentos se considerarían vitales: información de seguridad social, certificados de nacimiento, pólizas de seguro junto con la información de contacto de su agente, testamentos, títulos de propiedad, títulos de automóviles, su pasaporte y cualquier contrato o acuerdo que requiera su firma original.

Haga una lista maestra de todos los documentos vitales que coloca en su caja fuerte ignífuga o en una opción de almacenamiento externo.

Duplica tu billetera

La mayoría de nosotros llevamos información crítica en nuestras billeteras todos los días. ¿Sabes todo lo que hay en tu billetera? ¿Qué harías si tu billetera se perdiera o te la robaran?

Haga copias de su licencia de conducir, tarjeta de donante, tarjeta (s) de seguro de salud, tarjetas de membresía como las tarjetas de fidelidad del supermercado, clubes de bodegas y, lo más importante, todas las tarjetas de crédito y débito (con copia en la parte delantera y trasera). Conserve estas copias con sus otros documentos importantes en papel:

Quinto paso: crear un sistema de archivo simple

Cuanto más simple sea el sistema de archivo, más probabilidades hay de que lo use de manera consistente. Tome cada categoría de documento importante y asígnele un color de archivo colgado:

• Registros de casa y propiedad
• Auto registros
• Registros de salud
• Registros financieros
• Registros de electrónica
• Records personales

Agregue el número apropiado de archivos colgantes a su sistema de archivo para el número de documentos que tiene en cada categoría.

Use las carpetas de Manila y cree una carpeta para cada documento individual dentro de cada categoría. Coloque las carpetas en la sección correspondiente del archivo de color colgado.

Si compró una carpeta grande de tres anillos e inserciones de lengüeta, etiquete las pestañas con los nombres de registro anteriores, haga agujeros en todos los documentos y organícelos. Si no se deben perforar los orificios para los papeles, perforar una carpeta y colocar los documentos en la carpeta.

Ahora, si el papeleo no es lo tuyo, este puede ser un momento de liberación para ti. Puede escanear todos estos documentos, guardarlos en un disco duro y luego destruirlos todos. Pero use su propia discreción, ya que es mejor dejar un poco de papeleo guardado. Usa tu mejor juicio.

Mantenimiento en proceso

Ahora que tus papeles importantes están organizados, mantenlos organizados. Cada mes, cuando pague sus facturas, presente cualquier documento nuevo en la sección correspondiente de su sistema de archivo. Al mismo tiempo, busque todos los documentos que eliminó del sistema durante el mes que aún podrían estar fuera del sistema de archivo. Vuelva a archivarlos. Al menos dos veces al año, revise los documentos en su sistema de archivo para ver si alguno puede ser purgado. Un buen horario para seguir es al principio del año y al final de cada año escolar.

Con un poco de esfuerzo, puede obtener beneficios a largo plazo al organizar sus documentos importantes en papel.

Editado por Elizabeth McGrory.