Cómo organizar un evento mediático exitoso

Una de las formas más fáciles para que su empresa reciba la exposición gratuita a los medios (a menudo conocida como "medios ganados") es a través de los eventos de los medios.Si se está asociando con varios patrocinadores para ayudar a los menos afortunados, o en una conferencia de prensa para anunciar el lanzamiento de un producto, hay ciertos pasos que debe seguir para organizar un evento mediático exitoso.

Comience con un comunicado de prensa

Enviar su comunicado de prensa ayudará a los medios de comunicación a decidir si su historia tiene suficiente cobertura. Es por eso que ayuda a mantener su comunicado de prensa simple y nunca use ningún bombo. Las estaciones y los periódicos están buscando noticias; No están buscando un rollo de ventas.

Usted tiene una ventana para enviar su comunicado de prensa. No quiere enviarlo demasiado pronto y luego se olvida o se entierra, y no quiere enviarlo demasiado tarde cuando ya se hayan asignado otras historias, y simplemente no pueden encajar en su evento. En general, 2 a 3 días antes de su evento es suficiente aviso previo.

También debe asegurarse de incluir instrucciones y cualquier instrucción especial en su comunicado de prensa. Si las oficinas centrales de su empresa están en un solo lugar, pero su evento está en su planta a 30 millas de distancia, debe dejar esto en claro en su liberación.

Ver las llamadas telefónicas

Una vez que haya enviado su comunicado de prensa, puede llamar a los editores de los periódicos o a los productores de las estaciones de TV para verificar que lo hayan recibido. Eso es todo lo que tienes que preguntar.

A menudo abrirá la conversación para que le digan si creen que podrán venir o no. Pero incluso si no lo hace, no quiere preguntar si van a venir. Estarán allí si pueden, pero no harán ninguna promesa.

Tenga en cuenta que las noticias de última hora o los días de noticias pesadas pueden evitar que lleguen en el último minuto. No querrás molestarlos para ver si van a venir, incluso el día del evento cuando estás parado esperando a que aparezcan los reporteros.

También desea ver la hora en que hace su llamada telefónica. Llamando a los 10 minutos antes de las 5 p.m. Puede parecer el final del día para ti, pero para un productor son 10 minutos hasta un noticiero nocturno. Las mejores horas para llamar son generalmente alrededor de las 10 a.m., y entre 1 y 2:30 p.m.

Planifica el tiempo de tu evento con cuidado

Todos están trabajando en plazos. Los periódicos han establecido horarios en los que ponen el asunto del día siguiente en la cama. Significa que si vienen a su evento a las 5 p.m. el jueves, la cobertura puede no aparecer hasta el sábado.

Las estaciones de televisión generalmente tienen una mañana, mediodía, 5, 6, 10 y / o 11 p.m. noticieros durante la semana, dependiendo de su mercado de televisión. Obtener cobertura si su evento de medios comienza a las 4 p.m. puede ser muy complicado No se limitarán a meterse en su coche de noticias y conducirán como locos para que su cinta salga al aire a las 5. Es necesario escribir un guión y editar una cinta.

Planifique el tiempo de su evento para que no solo sea conveniente para los reporteros, sino que también aumente sus posibilidades de obtener una exposición más inmediata.

No trates de hacer todo

Por muy tentador que sea convertirse en director, no le diga al reportero, a los fotógrafos ni a los camarógrafos qué tomas usted quiere. Desea establecer una cierta relación con ellos y comenzar una relación con el periódico o la estación de TV. No ganarás a ningún amigo diciéndoles cómo hacer su trabajo.

Haz que sea fácil entrar (y salir)

Si está celebrando el evento en su planta de 50,000 pies cuadrados y el área que está permitiendo que los medios estén en la parte posterior del edificio, bríndeles el acceso más fácil posible. No los deje estacionar en la parte delantera del edificio y luego arrastre su equipo hasta la parte de atrás si puede evitarlo. Si hay una forma de conducir hacia atrás, infórmeselo a los medios de comunicación en el comunicado de prensa y marque claramente el camino cuando lleguen.

También debe considerar qué área de sus instalaciones está estrictamente prohibida. Por ejemplo, si no puedes evitar una caminata larga, ¿realmente quieres que los medios de comunicación caminen por todo tu edificio con cámaras? Eso no significa que vayan a empezar a disparar lo que quieran. Pero muchas empresas tienen políticas estrictas sobre dónde pueden ir las cámaras y los no empleados por razones de propiedad.

Considere los visuales

Piensa en tus imágenes con cuidado. Ofrezca a los medios una experiencia práctica tanto como sea posible. Hablar de un producto durante media hora y luego referirse a la imagen del folleto es algo para lo que los medios de comunicación ni siquiera tienen que presentarse. Recuerde, están transmitiendo las imágenes a sus clientes potenciales (sus espectadores o lectores), por lo que es importante tener en mente a su audiencia para que pueda obtener la cobertura que necesita.

No olvide un kit de prensa

Incluya la información sobre su evento y entréguela a los medios de comunicación. Esta información les ayudará a escribir la historia, pero también le ayudará a tener más control sobre las noticias, ya que les está proporcionando la información crucial.

Asegúrese de que su contacto con los medios esté disponible

No olvide hacer su contacto de medios disponible para preguntas. Si un reportero tiene preguntas adicionales, debe poder comunicarse rápidamente con su contacto de medios. Asegúrese de incluir el número de teléfono del contacto con los medios de comunicación y cualquier otra información de contacto en su kit de prensa.

Emplea empleados con experiencia

No tiene que limitar los voceros de su evento a su propio contacto de medios. Si un empleado puede dar un mejor mordisco de sonido porque tiene más experiencia en el desarrollo y el trabajo con un determinado producto, hágalo disponible para preguntas.

Prepare su declaración de antemano

Si planea hablar con la cámara o con un periodista, piense en lo que quiere decir con anticipación. Puede ser útil tener un amigo que no esté familiarizado con su negocio para leer su carpeta de prensa y hacer las preguntas que tienen. A partir de estas preguntas, así como de una lluvia de ideas propias, cree una lista de respuestas. No quieres sonar ensayado, pero tampoco quieres sonar desprevenido o decir "Umm …" mucho.

También debes considerar los diferentes tipos de medios. El periódico tiene necesidades diferentes a la televisión y viceversa. Un reportero de un periódico puede hacerle preguntas que son muy diferentes a las de un reportero de televisión. Cada medio tiene diferentes formas de presentar sus noticias, por lo que necesitarán el tipo de que mejor se adapte a su público.

¿Qué pasa si el periodista no se muestra?

La estación o el periódico pueden muy bien enviar un fotógrafo o camarógrafo en lugar de un reportero. Eso no significa que tu historia no sea importante para ellos. No estarían allí si no planearan dar cobertura a su historia, así que trate a quien se presente muy bien.

Si un camarógrafo está cargando su equipo, no le entregue un kit de prensa en ese momento. Ofrezca llevarlo por él hasta que haya sido capaz de obtener las vacunas que necesita. Tratarlo como un ciudadano de segunda clase regresará a la estación y podría perjudicar sus posibilidades de cobertura futura.