Cómo organizar una reunión All Hands para sus empleados

¿Su empresa tiene reuniones todo el tiempo? Si no, puede pensar en organizar una reunión de este tipo. Por supuesto, nunca debe celebrar una reunión simplemente porque desea que se marque un elemento de su lista de tareas pendientes, por lo que aquí se explica por qué, cuándo y cómo organizar una reunión de todas las manos.

¿Por qué es posible que desee celebrar una reunión All Hands?

A veces, necesita obtener información de todo el personal, y una reunión de todas las manos es una excelente oportunidad para hacerlo. Sí, puede enviar la información por correo electrónico, pero dependiendo de la información, puede encontrar que entregarla en persona es una forma más efectiva de comunicarse.

Además, dependiendo de qué tan grande y extenso sea su negocio, la reunión de todas las manos es una buena oportunidad para formar equipos y permitir que los empleados se conecten entre sí. y permitir que los empleados se conecten entre sí. Si su empresa tiene varios sitios, un empleado en el sitio A puede tener un problema que alguien en el sitio B puede resolver, pero si no saben que esa persona existe, no pedirán ayuda.

Finalmente, una reunión para todos los empleados les permite a sus empleados hacer preguntas en presencia de sus colegas. Esto libera su tiempo porque puede compartir la respuesta adecuada una vez en lugar de repetirla una y otra vez para varios empleados.

¿Qué temas están mejor cubiertos en una reunión de todos los asistentes?

Estos tipos de problemas generalmente se comunican mejor cuando se entregan en una reunión de todos los miembros en lugar de enviarlos por correo electrónico o pedir a los gerentes locales que informen a su personal.

• Presentamos nuevos líderes senior. Si tiene un nuevo presidente o CEO, desea que ella se presente a todo el personal. Es una gran diferencia para las personas saber la cara detrás de los cambios de nombre y política.
• Nuevos objetivos de la empresa. Cuando su equipo directivo desea compartir los objetivos de la empresa con el personal, tener a todos en la misma sala es una gran idea. Permite a las personas hacer preguntas, para que comprendan la lógica y el razonamiento detrás de los objetivos.
• Cuando hay un cambio significativo. Esto puede ser una nueva adquisición de la compañía, una desinversión, una reorganización o cualquier cosa que afecte a todas las áreas de la compañía. Una vez más, la comunicación abierta y honesta son los objetivos aquí.

Estas no son, por supuesto, las únicas razones para convocar una reunión de todos los participantes, pero asegúrese de que una reunión de todos los participantes sea la mejor manera de entregar información antes de tener la molestia de organizar una reunión de todos los participantes.

Cómo organizar una reunión de manos libres

El primer paso, como se mencionó anteriormente, es tener un propósito útil para una reunión de todas las manos. Una vez que tenga un propósito, puede planificar y celebrar la reunión.

En primer lugar, pensar a través de la logística. Puede encontrar que es divertido elegir e invitar a los oradores, preparar los documentos y planificar el tiempo de conexión en red, pero si falla en el lado de la logística, su reunión de manos libres no funcionará. Usted necesita lidiar con estos problemas para una reunión exitosa para todos los gustos.

• Ubicación. Si su negocio es pequeño y todos pueden caber alrededor de la mesa de conferencias, entonces este problema está resuelto. Si su compañía es grande, incluso si todos trabajan en el mismo edificio, probablemente necesitará alquilar un auditorio o centro de conferencias para su reunión. Asegúrate de tener asientos para todos.
• Viajar. ¿La gente tendrá que viajar largas distancias para asistir a su reunión de todos los miembros? Si la gente necesita conducir a distancia, asegúrese de comenzar la reunión lo suficientemente tarde para que su personal no tenga que salir de su casa a las 4:00 am para llegar a la reunión. Recuerde, salir de casa temprano es una dificultad para muchos.

• Sentido práctico. Una reunión cara a cara de todas las manos puede ser la mejor manera de presentar un nuevo CEO. Pero, si se trata de enviar a personas desde múltiples ubicaciones y ubicarlas en hoteles, mientras que sus oficinas en estas ubicaciones cierran varios días, probablemente no sea la mejor idea. En su lugar, considere hacer videoconferencias. No permita que las personas vean la videoconferencia desde sus escritorios, pero pídales que se unan por ubicación para la oportunidad de creación de equipos para ver la introducción.

• Comida. Si esta es una reunión corta de una hora que presenta al CEO, solo necesitará una ubicación. Si se trata de una conferencia de un día de duración con múltiples oradores y talleres, deberá organizar la comida para el almuerzo y los descansos.

¿Quién necesita presentarse en una reunión de todos los miembros?

Con esta logística ordenada, solo necesita organizar los altavoces. Querrá que el CEO / Propietario / Presidente introduzca los cambios en toda la empresa. Los jefes de departamento pueden explicar los problemas que son relevantes para sus departamentos, pero las explicaciones sobre las iniciativas de toda la empresa deben venir de la parte superior.

Naturalmente, un cambio en la política de recursos humanos puede provenir del Director de recursos humanos, y un cambio en la mercadotecnia puede provenir del Director de marketing, pero el plan general, incluidos los objetivos, la estrategia y la visión, debe provenir de la parte superior.

Asegúrese de que todos los empleados estén incluidos, o no es una reunión de todos los participantes. Si la información solo es relevante para los gerentes, ¿por qué traería a los contribuyentes individuales a la reunión? Si los cambios solo afectan la TI, ¿por qué la contabilidad se toma el tiempo de asistir a esta reunión?

¿Qué debe suceder en una reunión de todos los miembros?

Toda la información que proporcione en una reunión de todos los miembros debe ser relevante, oportuna, crítica y (con suerte) interesante. Claro, es poco probable que la introducción de la forma en que su empresa cumplirá con las nuevas reglamentaciones gubernamentales resulten en multitudes alentadoras. Pero recuerde, es más probable que involucre a las personas si presenta la información de una manera interesante.

Además de los oradores y talleres (si corresponde), asegúrese de proporcionar tiempo para la creación de redes. La creación de redes a menudo se considera como algo que usted hace para encontrar nuevos trabajos, pero también puede utilizar la red internamente. Quieres que tu personal se conozca. Proporcione etiquetas de nombre (si generalmente no usa credenciales) que muestren nombres, títulos y ubicaciones.

El objetivo general de una reunión de todas las manos es reunir a los empleados de la empresa. Quieres que la gente se vaya sintiendo que la reunión valió su tiempo. Si no puede obtener la sensación que merece la pena, omita la reunión de todos los participantes y envíe un correo electrónico con la información.