Las cinco etapas de un proyecto

Si bien algunas metodologías de proyectos, como los enfoques ágiles, comprimen o repiten las siguientes etapas en ciclos iterativos más rápidos, el trabajo de cada etapa es visible y distinto en cada proyecto.

Los proyectos formales siguen un proceso de cinco etapas como sigue

1. Iniciación: Formación del equipo del proyecto, fletamento del proyecto y lanzamiento.
2. Planificación: finalizando el alcance del proyecto, definiendo el desglose detallado del trabajo, evaluando el riesgo, identificando los requerimientos de recursos, finalizando el cronograma y preparándose para el trabajo real.
3. Ejecución: realizar el trabajo real requerido por la definición y alcance del proyecto.
4. Monitor y Control: La gestión, informes y control reales de los recursos y presupuestos durante la fase de ejecución.
5. Proyecto de cierre: entrega del proyecto, evaluación de las lecciones aprendidas, aplazamiento del equipo del proyecto.

Proyecto tradicional de flujo

Independientemente del tamaño del proyecto, el movimiento a través de las etapas es el mismo. El proyecto se inicia o se inicia con un estatuto que identifica al gerente del proyecto y describe la importancia del proyecto.

Una vez que el proyecto ha sido iniciado, pasa a la fase de planificación. Aquí, los equipos centrales y de trabajo identifican el trabajo necesario que se debe completar para lograr el alcance del proyecto y desarrollar estimaciones y evaluaciones de tiempo, costos, recursos y riesgos.

Después de la fase de planificación, el trabajo comienza y ocurre en un orden definido necesario para pasar de un predecesor o actividades anteriores a actividades sucesivas. Las dependencias del proyecto juegan un papel importante en esta fase.

Mientras se lleva a cabo la ejecución, el gerente del proyecto y los miembros del equipo supervisan, informan y controlan el proyecto en general, con énfasis en las actividades de la ruta crítica. Este trabajo continúa hasta que se completa la fase de ejecución y el proyecto se entrega al cliente.

La fase final, el cierre del proyecto, implica cerrar la entrega, evaluar las lecciones aprendidas y aplazar el equipo del proyecto para que los miembros puedan pasar a su próxima iniciativa.

Para los proyectos de tipo de desarrollo ágil o iterativo, la planificación y la ejecución se realizan en períodos cortos o en sprints, con las etapas repetidas hasta que el proyecto se completa a satisfacción del cliente.

Iniciación

Una iniciación sólida del proyecto no solo configurará su proyecto para el éxito, sino que también sentará las bases para todas las etapas futuras. Durante la iniciación, se asignará a los miembros del equipo del proyecto, se les informará sobre los objetivos generales del proyecto y le hará al cliente o al propietario del proyecto todas las preguntas posibles para que pueda planificar el proyecto de manera eficiente. También es un buen momento para generar entusiasmo en el equipo sobre el proyecto y recopilar detalles de última hora que puedan influir en la planificación del proyecto. Los pasos adicionales incluyen:

• Analisis de los interesados
• Asignación de un patrocinador ejecutivo
• Carta de desarrollo de documentos y comunicación.
• Reunión formal de inicio

Planificación

Una vez que haya iniciado el proyecto y recopilado toda la información relevante, entonces comenzará a planificar su proyecto. La etapa de planificación depende del tamaño de su proyecto, la cantidad de información que debe organizar y el tamaño de su equipo. El resultado de la planificación debe ser un plan o cronograma claro del proyecto, desde el cual todos seguirán sus tareas asignadas. El uso de un programa de planificación de proyectos como Microsoft Project o Basecamp es extremadamente útil al planificar un proyecto. Si no tiene acceso a uno de estos programas, realice una búsqueda general en línea para obtener un software gratuito de planificación de proyectos.

Aunque el uso de un programa de planificación de proyectos es útil, no siempre es necesario. Usar Excel y Word para crear su plan y comunicarlo al equipo es igualmente efectivo. Las tareas específicas en la fase de planificación incluyen:

• Creación de un plan de comunicación para los diferentes actores involucrados.
• Desarrollando una detallada estructura de desglose del trabajo.
• Identificando el camino crítico.
• Trazar los recursos en el plan del proyecto y refinar la secuencia del trabajo en función de las dependencias del proyecto y las restricciones de recursos.
• Desarrollando un horario detallado.
• Evaluación de riesgos y desarrollo de un plan de priorización y mitigación de riesgos.

Ejecución

Ahora que tiene un plan de proyecto sólido, el equipo puede comenzar a ejecutar el proyecto contra sus tareas asignadas. Es la etapa donde todos comienzan a hacer el trabajo. Querrá comenzar oficialmente la etapa de ejecución con reuniones en persona para asegurarse de que todos tengan lo que necesitan para comenzar a ejecutar su parte del proyecto. Hacer que el equipo comience en el camino correcto es parte integral del éxito de un proyecto, por lo que debe articular claramente el calendario y el plan de comunicaciones.

Monitor y Control

Mientras el proyecto se encuentra en la etapa de ejecución, comenzará a monitorearlo y controlarlo para asegurarse de que está avanzando según lo planeado. Hay una variedad de formas en las que puedes monitorear y controlar un proyecto. Los registros de entrada ocasionales con los líderes de los equipos, los "stand-ups" diarios o las reuniones semanales más formales de estado son efectivos. La información que sale de estas reuniones o canales de comunicación informará el ciclo de retroalimentación y, en última instancia, cualquier planificación y ajustes necesarios para el proyecto. Otras actividades importantes en esta etapa incluyen:

• Cumplir con su plan de comunicación preestablecido para garantizar que los interesados ​​conozcan el estado del proyecto.
• Seguimiento de equipos de trabajo y actividades laborales en el camino crítico.
• Identificar oportunidades para mejorar el rendimiento de la programación mediante un seguimiento rápido o completar actividades en paralelo o donde sea necesario, bloquear el programa agregando recursos.
• Monitoreo de costos reales versus costos planeados.
• En algunos casos, monitorear, calcular e informar sobre el valor ganado para el plan del proyecto.
• Monitorear y mitigar los riesgos y refinar el plan de riesgos según sea necesario.

Proyecto cierre

Una vez que todos los detalles y tareas de su proyecto estén completos y aprobados por el cliente o el propietario del proyecto; Finalmente puedes cerrar tu proyecto. El cierre de un proyecto es tan importante como su inicio, planificación y ejecución. Querrá documentar toda la información del proyecto y organizarla de manera ordenada para que pueda volver a ella si es necesario. También es un buen momento para llevar a cabo una autopsia sobre el proyecto para que todos los miembros del equipo puedan reflexionar sobre lo que salió bien o mal durante el proyecto. También debe documentarse para que el resultado se pueda compartir con otros miembros del proyecto y archivar en una carpeta de historial del proyecto.

Finalmente, es importante suspender formalmente el equipo del proyecto, brindando retroalimentación y evaluaciones de desempeño como lo indica la política de su empresa.