Lista de ejemplos de habilidades clericales

El trabajo de oficina asegura que una oficina funcione sin problemas. Implica las tareas administrativas diarias de una oficina, como contestar teléfonos, programar citas, enviar faxes y archivar documentos.

Las habilidades administrativas / administrativas son útiles para casi todas las personas que trabajan en una oficina. La mayoría de los empleados deben hacer al menos algún trabajo administrativo, por lo que estas habilidades pueden ser útiles sin importar cuál sea su título oficial de trabajo. Los secretarios y secretarios de oficina necesitan tener habilidades de oficina particularmente fuertes. Los empleados en estas posiciones realizan la mayoría de las tareas diarias de una oficina.

Tipos de trabajos de oficina

Si bien algunas personas usan estos títulos de trabajo indistintamente, los empleados de oficina y las secretarias son diferentes de los asistentes administrativos. Los asistentes administrativos a menudo necesitan un título universitario y se les asignan más responsabilidades, incluidos los proyectos de liderazgo y, a veces, incluso la gestión de equipos.

En contraste, los secretarios y secretarios generalmente no necesitan una educación extensa más allá de un título de escuela secundaria (aunque hay programas de educación superior que se centran en el trabajo administrativo y de secretaría). Gestionan las operaciones diarias de una oficina, pero en general no tienen responsabilidades de gestión.

Los secretarios y secretarios trabajan en una variedad de industrias, incluyendo finanzas, negocios, medicina, gobierno, leyes y más.Algunas de estas posiciones requieren habilidades específicas. Sin embargo, hay habilidades básicas que son necesarias para casi todos los puestos de asistente administrativo y administrativo.

Lea a continuación una lista de las habilidades administrativas que los empleadores buscan en los candidatos para el empleo. Se incluye una lista detallada de las cinco habilidades administrativas más importantes, así como listas complementarias de habilidades administrativas relacionadas.

Cómo usar las listas de habilidades

Puede utilizar estas listas de habilidades a lo largo de su proceso de búsqueda de empleo. Es importante usar varias de estas palabras de habilidad en su currículum. Los empleadores utilizan cada vez más los sistemas de seguimiento de solicitantes para clasificar y "calificar" los currículos que reciben. Estos sistemas están programados para buscar palabras clave específicas y, por lo tanto, es más probable que se seleccionen los currículos que los incorporan para una revisión adicional por parte de los gerentes de contratación durante su segunda ronda de consideración.

En segundo lugar, puede utilizar estas palabras clave en su carta de presentación. En el cuerpo de su carta, trate de mencionar una o dos de estas habilidades y dé un ejemplo específico de un momento en que las demostró en el trabajo.

Finalmente, puedes usar estas palabras de habilidad en una entrevista. Asegúrese de tener al menos un ejemplo durante un tiempo en el que demostró cada una de las cinco habilidades principales enumeradas aquí.

Por supuesto, cada trabajo requerirá diferentes habilidades y experiencias, así que asegúrese de leer la descripción del trabajo cuidadosamente y de centrarse en las habilidades enumeradas por el empleador.

Además, revise nuestras otras listas de habilidades enumeradas por trabajo y por tipo de habilidad.

Las mejores habilidades clericales

Atención a los detalles

El trabajo administrativo consiste en prestar atención a los detalles del día a día de una oficina, cosas que otras personas pueden pasar por alto, como responder y realizar un seguimiento de los correos electrónicos, hacer un seguimiento de las citas y mucho más. Un secretario o secretario debe poder concentrarse en estos detalles y no dejar que nada se escape por las grietas.

• Analítico
• Hacer arreglos de viaje
• Priorización
• Resolución de problemas
• Razonamiento
• Mantenimiento de registros
• Programar citas
• Mecanografía

Comunicación

Los trabajadores de oficina necesitan tener una fuerte capacidad de comunicación oral y escrita. Por lo general, contestarán los teléfonos, escribirán notas, enviarán correos electrónicos y saludarán a los clientes.

Por lo tanto, deben poder hablar y escribir con claridad y eficacia. Necesitan transmitir información de una manera que sea fácil de entender.

• Contestando telefonos
• Comunicación
• Correspondencia
• Servicio al cliente
• Email
• Fax
• Mostrador
• Habilidades lingüísticas
• Escuchando
• Comunicación oral
• Corrección de pruebas
• Escritura

Habilidades computacionales

En esta época, las habilidades informáticas son fundamentales para cualquier trabajo de oficina. Los secretarios y secretarios tienen que ser mecanógrafos rápidos y precisos. Por lo general, también se les requiere que realicen alguna entrada de datos, por lo que deben estar familiarizados con Excel y otro software de entrada de datos. También deben estar familiarizados con otro software de Microsoft Office, como Word y PowerPoint. Cualquier habilidad informática adicional, como la capacidad para diseñar o editar páginas web, se considerará una gran ventaja.

• Entrada de datos
• Gestión de datos
• Fluidez en la base de datos
• Autoedición
• Microsoft Office
• Máquinas de oficina
• Procesamiento de textos

Aritmética

Mucho trabajo de oficina implica aritmética. Algunos empleados están a cargo, hasta cierto punto, de la contabilidad y / o contabilidad de una empresa. Requiere habilidades de cálculo. La capacidad de calcular sumas rápidamente es una cualidad positiva en un empleado o secretaria.

• Contabilidad
• Exactitud
• Facturación
• Teneduría de libros
• Presupuesto
• Gastos
• Hojas de calculo
• Tecnología

Organización

Se deben organizar secretarios y secretarios. Ellos están a cargo de asegurarse de que la oficina funcione sin problemas. Implica realizar un seguimiento del horario del empleador, responder correos electrónicos y llamadas telefónicas, y mantener archivos. Todo esto requiere mucha habilidad organizativa.

• Toma de decisiones
• Entrega de correo
• Eficiente
• Presentación
• administración
• Multitarea
• Vigilancia
• Fotocopiado y cotejo.
• Planificación
• Clasificación
• Gestión del tiempo

Habilidades blandas

Además de estas cinco habilidades clericales principales, los mejores empleados de oficina también poseen habilidades blandas que a menudo son rasgos de personalidad innatos en lugar de competencias aprendidas. Estos incluyen fuertes habilidades interpersonales, trabajo en equipo, flexibilidad, confiabilidad, creatividad, adaptabilidad y creatividad. Son características esenciales para los gerentes de oficina, recepcionistas, asistentes personales, asistentes de oficina y asistentes ejecutivos.