Cómo utilizar el método de ruta crítica para gestionar un proyecto

Los gerentes de proyecto usan el término "ruta crítica" para describir la secuencia completa de tareas que deben realizarse a tiempo para que un proyecto se complete en el tiempo mínimo requerido. Fundamentalmente, incluye el supuesto de que cada una de las tareas debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente, por lo que cualquier demora en cualquier tarea demorará todo el proyecto.

El método de ruta crítica, o CPM, se usa para planificar un proyecto definiendo cada paso necesario en él y estimando cuánto tiempo tomará cada uno. El objetivo es evitar el tipo de cuellos de botella que pueden afectar a cualquier plan complejo.

Definiendo los pasos

Los gerentes de proyecto trabajan con los miembros del equipo para definir todo el trabajo requerido para completar un proyecto o para lograr el alcance del proyecto.

El trabajo se divide típicamente en unidades llamadas paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo son lo suficientemente pequeños para ser asociados con un propietario, administrados para el riesgo y controlados por tiempo, costo y materiales. Un punto de referencia común es que un paquete de trabajo debe tomar no menos de ocho horas y no más de 80 horas en completarse.

Cada equipo de trabajo define y calcula el tiempo y el costo necesarios para entregar sus paquetes de trabajo.

Diagramando los resultados

El administrador del proyecto luego agrupa los paquetes y los secuencia en el orden en que deben completarse.

El resultado es un diagrama de red que identifica medidas clave:

• Inicio temprano: lo más temprano que puede comenzar un paquete de trabajo
• Finalización temprana: Se puede completar lo más temprano posible un paquete de trabajo.
• Inicio tardío: el último paquete de trabajo se puede iniciar y no retrasar el proyecto
• Finalización tardía: el último paquete de trabajo se puede finalizar y no retrasar el proyecto
• Aflojar o flotar: la cantidad de tiempo que un paquete de trabajo puede demorarse y no afectar al proyecto

Estas métricas se utilizan para calcular las diversas rutas posibles a través de esta red de paquetes. Cualquier tiempo de holgura puede ser identificado.

El gerente del proyecto y los miembros del equipo ajustan los distintos caminos y observan diferentes opciones hasta que estén seguros de que han encontrado el plan de proyecto más eficiente, oportuno y menos riesgoso.

• Es importante tener en cuenta que la ruta crítica puede cambiar en función de la programación de recursos, incluso durante la ejecución de un proyecto.

Por qué usar este método

La ruta crítica ayuda al gerente del proyecto y al equipo a enfocar sus esfuerzos en los paquetes de trabajo más importantes.

También sirve como una herramienta de referencia para monitorear e informar el progreso y ajustar los recursos según sea necesario. Los gerentes de proyecto lo utilizan incluso a mitad de proyecto para identificar el trabajo que puede acelerarse para evitar retrasos en el proyecto en general.

Proyectos realmente complicados

Cuando un proyecto es grande y complejo, el administrador del proyecto puede terminar con un diagrama de red que tiene varias rutas críticas o una ruta crítica y varias rutas casi críticas. Esto se describe como una red de proyecto "sensible". Cuanto más sensible es, mayor es el riesgo de retrasos.

Software de creación de ruta crítica

Los pequeños proyectos se prestan a un cálculo manual de la ruta crítica.

Las iniciativas más grandes pueden contener literalmente miles o decenas de miles de paquetes de trabajo. En esos casos, los gerentes de proyecto confían en los programas de software de administración de proyectos para calcular y describir el diagrama de red del proyecto y la ruta o rutas críticas.

No obstante, es importante que el gerente de proyecto entienda cómo desarrollar, refinar y administrar la ruta crítica con o sin tales herramientas.