¿Cómo gestionar con éxito un proyecto?

¡Felicidades! Acaba de ser puesto a cargo de un nuevo proyecto importante. Claramente, su jefe está ofreciendo esta oportunidad como un voto de confianza en sus habilidades. Y mientras estás emocionado, esta es la primera vez que eres responsable de un proyecto general y es un poco aterrador.

Una serie de preguntas recorren tu mente:

• ¿Cómo empiezo?
• ¿Cuáles son los pasos necesarios para mover el proyecto desde la iniciación hasta el cierre?
• ¿Cómo construyo un equipo de proyecto de alto rendimiento?
• ¿A quién le pido ayuda en este proceso? ¿Hay un patrocinador ejecutivo?

Estos consejos se centran en ayudar a cualquier persona nueva a liderar un proyecto, comité o iniciativa de equipo para una actividad que es única para la organización. Ya sea que esté organizando una fiesta o liderando nuevas iniciativas de desarrollo de productos, existen herramientas y procesos de gestión de proyectos para aumentar su probabilidad de éxito.

5 etapas del proceso del proyecto:

1. Iniciación: dando inicio al proyecto.
2. Planificación: Planificación de todo el trabajo del proyecto.
3. Ejecución: En realidad realizando el trabajo.
4. Gestionando y controlando: todo el trabajo que haces durante el proyecto para monitorear el progreso.
5. Clausura: completando y entregando el proyecto y aplazando el equipo.

Estos pasos son idénticos para cada proyecto.

13 pasos básicos para el proyecto novato:

1. Definir el alcance:El primer paso, y el más importante en cualquier proyecto, es definir el alcance del proyecto. ¿Qué es lo que se supone que debes lograr o crear? ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Igualmente importante es definir lo que no está incluido en el alcance de su proyecto. Si no obtiene una definición suficiente de su jefe, aclare usted mismo el alcance y envíelo de vuelta al piso superior para su confirmación. Si bien el ejemplo está ligeramente fuera del tema de negocios, todos podemos relacionarnos con una recepción de boda. Al planear una recepción de boda, puede tener a su alcance: preparar una recepción de boda para 100 invitados con cena, bar abierto, pastel de boda y una banda en vivo para bailar en una fecha determinada a un costo que no exceda los $ 20,000.

1. Determinar los recursos disponibles:¿Qué personas, equipo y dinero tendrá disponible para lograr los objetivos del proyecto? Como gerente de proyecto, por lo general, no tendrá control directo de estos recursos, sino que tendrá que administrarlos a través de la administración de matrices.
2. Comprender la línea de tiempo:¿Cuándo debe completarse el proyecto? A medida que desarrolle su plan de proyecto, puede tener cierta flexibilidad en la forma en que usa el tiempo durante el proyecto, pero los plazos generalmente son fijos, como en el caso de la recepción de la boda. Si decide usar horas extras para cumplir con el cronograma, debe compararlas con las limitaciones de su presupuesto.

1. Arme su equipo de proyecto:Reúna a las personas de su equipo y comience un diálogo. Ellos son los expertos técnicos. Es por eso que su supervisor funcional los asignó al proyecto. Tu trabajo es gestionar el equipo.
2. Detalle el trabajo, parte 1:¿Cuáles son las piezas o componentes principales que se deben crear para completar el proyecto? Por ejemplo, una recepción de boda requiere un alto nivel: un salón de recepción, comida, bebida, pastel, invitados y entretenimiento. Por supuesto, cada uno de esos artículos más grandes se puede dividir en muchos artículos adicionales. Eso es el próximo paso.

1. Detalle el trabajo, parte 2: En nuestro ejemplo de recepción de boda anterior, es probable que tenga un equipo o persona a cargo de diferentes componentes. Trabaje con los miembros de su equipo para explicar los detalles necesarios para lograr cada elemento importante. La persona a cargo de los alimentos debe comprender las opciones, las limitaciones de costos y hacer selecciones que apoyen el logro del alcance.. Haz una lista de los pasos más pequeños en cada uno de los pasos más grandes. La cantidad de niveles que profundice en los pasos más y más detallados dependerá del tamaño y la complejidad de su proyecto.

1. Desarrollar un Plan Preliminar:Reúna todos sus pasos en un plan. Una buena manera de hacer esto es usar una tabla de precedencia que identifique qué elementos deben preceder a otros. Las prácticas de gestión de proyectos formales requieren el desarrollo de lo que se denomina un diagrama de red y la identificación de la ruta crítica. Si bien esto puede estar más allá de sus necesidades o nivel de conocimiento, el problema central es secuenciar las actividades en el orden correcto y luego asignar recursos a las actividades. Las preguntas para hacer incluyen: ¿Qué pasa primero? ¿Cuál es el próximo paso? ¿Qué pasos se pueden seguir al mismo tiempo con diferentes recursos? ¿Quién va a hacer cada paso? ¿Cuánto tiempo tardará? Hay muchos paquetes de software excelentes disponibles que pueden automatizar gran parte de este detalle para usted. Pregunte a otros en posiciones similares qué usan.

1. Cree su plan de línea de base:Obtenga comentarios sobre su plan preliminar de su equipo y de cualquier otra parte interesada. Ajuste sus líneas de tiempo y horarios de trabajo para que el proyecto se ajuste al tiempo disponible. Realice los ajustes necesarios en el plan preliminar para generar un plan de referencia.
2. Solicitar Ajustes de Proyecto:Casi nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto.Su trabajo es hacer más con los recursos limitados de lo que la gente espera. Sin embargo, a menudo hay límites para un proyecto que son simplemente poco realistas. Debe presentar su caso y presentarlo a su jefe y solicitar que se cambien estos límites poco realistas. Pregunte por los cambios al inicio del proyecto. No espere hasta que esté en problemas para solicitar los cambios que necesita. Sin embargo, si su proyecto involucra una boda, ¡no espere tener éxito pidiendo muchos cambios significativos!

1. Trabaja tu plan, pero no mueras por él:Hacer el plan es importante, pero el plan se puede cambiar. Tienes un plan para conducir al trabajo cada mañana. Si una intersección está bloqueada por un accidente, cambia su plan y sigue un camino diferente. Haz lo mismo con tus planes de proyecto. Cámbielas según sea necesario, pero siempre tenga en cuenta el alcance y los recursos.
2. Monitorea el progreso de tu equipo:Va a progresar poco al principio del proyecto, pero comience a monitorear lo que todos están haciendo de todos modos. Eso hará que sea más fácil detectar los problemas antes de que se conviertan en problemas.
3. Documentar todo:Mantener registros. Cada vez que cambie su plan de referencia, anote qué cambio fue y por qué fue necesario. Cada vez que se agrega un nuevo requisito al proyecto, anote de dónde provino y cómo se ajustó el cronograma o el presupuesto debido a ello. No puede recordar todo, así que escríbalos para poder consultarlos en la revisión del final del proyecto y aprender de ellos.
4. Mantener a todos informados:Mantenga a todas las partes interesadas del proyecto informadas del progreso todo el tiempo. Hágales saber su éxito al completar cada hito, pero también infórmeles de los problemas tan pronto como surjan. Además, mantén informado a tu equipo. Si se están considerando cambios, dígale al equipo lo más adelante posible. Asegúrese de que todos en el equipo estén conscientes de lo que están haciendo los demás.

La línea de fondo

No es necesario ser un gerente de proyecto formal para liderar una iniciativa de proyecto. Sin embargo, debe aplicar las herramientas y la lógica de la gestión de proyectos para aclarar sus objetivos, detallar el trabajo, formar un equipo y ejecutar y supervisar el trabajo. ¡Lo mejor del éxito!