Cómo reducir el riesgo de robo de empleados

Las estrategias de seguridad y vigilancia han mejorado enormemente en los últimos años debido a los avances tecnológicos. El equipo de vigilancia de usos múltiples y las aplicaciones de seguimiento de tendencias menos visibles son más eficaces para identificar posibles lagunas en el sistema de seguridad. Estas lagunas brindan oportunidades para que los ladrones o malversadores obtengan acceso no autorizado a los cofres e inventarios de la empresa.

El robo de empleados está en aumento

Según los datos de la Cámara de Comercio de los EE. UU., El 75 por ciento de los empleados ha admitido haber robado a sus empleadores al menos una vez, y el 38 por ciento admite haber robado a los empleadores al menos dos veces. El FBI se refiere al robo de empleados como el crimen de más rápido crecimiento en los EE. UU., Que le cuesta a las empresas aproximadamente el siete por ciento de sus márgenes esperados. El problema se vuelve tan grave para algunas empresas afectadas por el robo de empleados que cerca del 33 por ciento se declara en bancarrota debido a pérdidas por robo o fraude.

Los informes recopilados por Statistic Brain indican que más del 28 por ciento de las pérdidas comerciales oscilaron entre $ 100,000 y $ 499,000, y el 25 por ciento de las pérdidas excedió $ 1 millón. Estas cifras son preocupantes porque demuestran que las pérdidas comerciales debidas al robo de empleados no son triviales. El valor medio de efectivo o bienes robados se colocó en $ 75,000.

Solo en 2014, más de 1.2 millones de ladrones de tiendas y empleados descarriados quedaron atrapados en el acto, según un estudio realizado por Jack L. Hayes, una firma consultora de prevención de pérdidas y control de inventario. Más importante aún, estas cifras se generaron a partir de 25 grandes minoristas, lo que sugiere que el problema está más extendido y que las pérdidas son más sustanciales si se incluyeran minoristas pequeños a medianos en la combinación. Según varios estudios, las pérdidas por robo de empleados superaron las pérdidas por robos en tiendas.

Métodos de robo de empleados

El robo de un empleado puede ser difícil de detectar debido a que el perpetrador está familiarizado con el sistema. Además, estos empleados tienen acceso a las llaves del reino debido a sus posiciones y su reputación como jugadores de equipo confiables. Estos son algunos de los métodos comúnmente utilizados para robar a la empresa.

• El personal de contabilidad y finanzas puede redirigir los cheques recibidos a cuentas personales. Dado que mantienen los libros de contabilidad, pueden encubrir el robo modificando las entradas.
• Con acceso a la cuenta de cheques corporativa, los empleados pueden escribir cheques para pagos ficticios que se desvían a cuentas personales.
• El robo de efectivo requiere planificación ya que los cajeros deben equilibrar su caja de efectivo al cierre de turno. Pueden extraer efectivo al contabilizar deliberadamente el cambio a los clientes y mantener la diferencia. Para las empresas que no utilizan escáneres, los empleados pueden cotizar un precio más alto por mercancía no etiquetada y embolsarse el saldo.

• El robo de mercadería se realiza mediante el uso subrepticio de contenedores de basura, sistemas de reciclaje o bolsas personales para escabullirse de los bienes comerciales. En el sector minorista, el proceso de devolución y reembolso ofrece muchas posibilidades de robar a la empresa con o sin la ayuda de un tercero.
• El robo de suministros puede parecer insignificante, pero la cantidad se acumula rápidamente cuando los empleados se vuelven más descarados con los suministros de oficina para uso personal.
• El robo de la nómina se refiere al pago por tiempo no ganado y el reembolso por gastos no comerciales.

Entendiendo las motivaciones detrás del robo de empleados

En la mayoría de las empresas, los empleados se someten a un riguroso proceso de selección, que incluye verificaciones de antecedentes, historial de empleo y verificaciones de crédito. El proceso está diseñado para excluir a individuos inadecuados del grupo de solicitantes. Es seguro asumir que los empleados que superan los obstáculos previos al empleo son calificados, confiables y confiables.

En muchos casos, los perpetradores son empleados de confianza desde hace mucho tiempo que cambian de tipos de empleados del mes, a ladrones furtivos que crean planes meticulosos para redirigir los fondos a sus propias cuentas o ayudarse a hacer un inventario. ¿Qué podría motivar a estas personas a arriesgar su carrera y sus medios de vida para ganar unos pocos miles de dólares?

1. Cambios drásticos en la vida: La pérdida de un ser querido a través de la muerte, el divorcio o la separación es un desarrollo devastador para cualquier persona. Esto podría reducir el flujo de ingresos del empleado y aumentar los gastos. Frente a las facturas de montaje, el empleado aprovecha la oportunidad para tomar pequeñas cantidades de dinero. A menudo, creen que pueden devolverlo sin ser atrapados.
2. Vivir más allá de su escala salarial: Las mayores pérdidas se deben generalmente a los malversadores que buscan vivir más allá de sus posibilidades. Buscan vivir la buena vida, pero no pueden pagar los bienes y comodidades por sí mismos. Los fondos robados se utilizan para adquirir autos, casas y bienes de lujo costosos. El empleado puede tomar vacaciones costosas y participar en actividades que cuestan más de lo que pueden pagar.

1. Oportunidad: Los empleados pueden comenzar a robar pequeñas cantidades porque la oportunidad se presenta. Los clientes pueden olvidarse de reclamar su cambio o los contadores pueden encontrar una oportunidad para ajustar los libros sin ser notados. Aprovechar estas oportunidades puede convertirse en hábito y pronto salirse de control.
2. Adicciones: Los individuos que tienen un comportamiento compulsivo que cuesta dinero no son buenos candidatos para trabajos que involucran manejo de efectivo o contabilidad. Las compulsiones pueden superar incluso las mejores intenciones, y los empleados terminan canalizando fondos comerciales para alimentar el juego, las drogas y otras adicciones.

1. Codicia: La buena codicia pasada de moda impulsa a los empleados de confianza a aprovechar las oportunidades para aprovechar lo que se ha confiado para fines comerciales. El robo puede tomar la forma de desvío de fondos o apropiación de equipos y otros bienes para su propio uso.
2. Manzanas malas que pasaron el proceso de selección: El proceso de selección de empleo debería eliminar a los candidatos con antecedentes penales, pero a veces algunos pasarán la investigación debido a una investigación de antecedentes inadecuada o problemas en el procesamiento de registros. Colocados en una posición de confianza, estas personas pueden estar tramando su plan para robar a la compañía incluso desde el principio.

1. Venganza: Los desprecios percibidos pueden llevar a los empleados a buscar retribución por robo de la empresa. Una persona que se pasa por alto para una promoción o transferencia lateral a una ubicación preferida o alguien que toma una evaluación negativa también personalmente puede sentir que está reclamando lo que se le ha negado al robarle a la compañía.

Estrategias defensivas para minimizar el robo de empleados

La mejor defensa es un enfoque proactivo al problema del robo de empleados. Los expertos en seguridad sugieren que los dueños y gerentes de negocios deben asumir que está sucediendo o que ocurrirá cuando surja la oportunidad. Esto no significa tratar a todos los empleados con sospecha porque esa es la forma más rápida de hundir la moral. La estrategia exige una revisión exhaustiva de los sistemas para identificar las lagunas en los procedimientos administrativos y operativos.

• Fortalecer el proceso de selección previa al empleo para identificar banderas rojas.Las posiciones que brindan acceso a registros contables y financieros deben estar sujetas a verificaciones de antecedentes de alto nivel, que cubren el historial de crédito y todos los encuentros con el sistema de justicia penal. Deben asignarse tareas de manejo de efectivo a los empleados establecidos en lugar de nuevos empleados. Tenga cuidado con las inconsistencias en el currículum o las mentiras descaradas porque esto puede ser una indicación de carácter cuestionable.
• Establezca un sistema de cheques y balances especialmente para empleados en posiciones sensibles con acceso a efectivo y otras cuentas financieras. Implemente un sistema de amigos que involucre a al menos dos empleados trabajando juntos en todo momento. Los procedimientos que requieren anular las ventas y emitir reembolsos a los clientes deben requerir la aprobación de un supervisor o gerente. En el departamento de contabilidad y contabilidad, los libros de contabilidad deben ser mantenidos por un equipo de empleados en lugar de confiar los libros a una sola persona. Bajo ninguna circunstancia se debe confiar a una persona el control de todos los registros financieros, que deben estar sujetos a auditorías no anunciadas por parte de un profesional externo.
• Utilice un contador externo para examinar los registros financieros clave. Los estados de cuenta bancarios, los cheques emitidos y los recibos recibidos, y los libros de contabilidad de cuentas por pagar y cuentas por cobrar deben ser verificados por un tercero. Asegúrese de que los beneficiarios sean verificables y que las firmas en sus cheques corporativos sean legítimas.
• Instalar un sistema de videovigilancia como disuasivo. Es menos probable que las personas se comporten de manera deshonesta si saben que están frente a la cámara. Las cámaras están ahí para desalentar el comportamiento riesgoso antes de que suceda. El monitoreo de video en tiempo real puede ser útil en áreas de alto riesgo y alto valor, tales como almacenes y el piso de ventas de bienes de lujo.
• Establecer rutinas de eliminación de basura. Elimine todas las posibilidades de utilizar el sistema de eliminación y reciclaje para robar mercadería para uso personal o para revender en otro lugar. El proceso puede incluir el desmontaje y el aplanamiento de todas las cajas y cajas, utilizando únicamente bolsas de basura transparentes y garantizando el acceso de una sola vía a los contenedores para los empleados.
• Mejorar la moral de los empleados. Construir confianza es una calle de doble sentido. Conozca a los empleados, establezca una buena relación y establezca relaciones porque las personas pueden tener menos probabilidades de ceder a la tentación si son felices en el trabajo y se preocupan por su carrera.
• Abra una línea de consejos de los empleados. En relación con la sugerencia anterior, los empleados que son leales a la empresa pueden ayudar a limitar las pérdidas por fraude y robo informando sus sospechas de forma anónima. Asegure la confidencialidad de todos los informes e investigue cada informe a fondo antes de tomar medidas.

Para procesar o no procesar

Las pequeñas y medianas empresas son víctimas de manera desproporcionada por estafadores y estafadores. El sesenta y cuatro por ciento de las pequeñas empresas informan que han sido víctimas de robo de empleados, sin embargo, solo el 16 por ciento lo denuncia en base a un estudio realizado por un estudiante de doctorado en justicia penal en la Universidad de Cincinnati. A menudo, los propietarios de pequeñas empresas no hacen más que despedir al empleado porque perseguir un litigio es costoso sin la seguridad de que los fondos robados serán devueltos. Otras compañías se abstienen de demandar para evitar el escrutinio de sus registros confidenciales.

Cuando se trata de robo de empleados, la prevención es la mejor defensa. Revise sus sistemas y procedimientos para identificar áreas vulnerables y realice los cambios que sean necesarios. Puede ayudar trabajar con una parte neutral con una perspectiva nueva para encontrar las banderas rojas. Cuando se detectan incidentes de fraude y robo de empleados, actúe con rapidez, decisión y firmeza. Siga una política de tolerancia cero para proteger a su compañía de incurrir en pérdidas sustanciales debido al robo de empleados.