Plan de proceso de gestión de tiempo de proyecto

La gestión del tiempo del proyecto es una de las 10 Áreas de conocimiento de PMP para los gerentes de proyecto. Es la disciplina de la gestión de proyectos la que controla el tiempo que se tarda en realizar el trabajo. Aquí puede ver el área de conocimiento de la gestión del tiempo del proyecto en Guía para el cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (Guía PMBOK®) - Quinta edición. Hay otras formas de ver la programación de proyectos, pero si está trabajando para obtener su certificación PMP®, el enfoque de la Guía PMBOK® es el que seguirá y es una buena práctica para todos los gerentes de proyectos.

Gestión del tiempo del proyecto

La gestión del tiempo del proyecto en la Guía PMBOK® está formada por 7 procesos. Los procesos de gestión del tiempo del proyecto son:

1. Plan de gestión de horarios
2. Definir actividades
3. Actividades de secuencia
4. Estimar recursos de actividad
5. Estimar duraciones de actividad
6. Desarrollar horario
7. Horario de control.

Echemos un vistazo más profundo en cada uno de ellos.

Gestión del plan de planificación

Este paso es donde establece todas las políticas, procedimientos y documentación necesarios para administrar el cronograma de su proyecto desde su primer plan, desarrollo continuo, ejecución y luego controlar el cronograma.

El resultado de hacer esta planificación es producir un plan de gestión de horarios. Sin embargo, en la vida real, es probable que no tenga un plan separado para administrar su agenda. Gran parte de lo que haces aquí terminará en tu plan de gestión de proyectos y eso es perfectamente adecuado.

Definir actividades

Este proceso identifica y documenta lo que debe hacer para producir los entregables del proyecto. En otras palabras, identifica las tareas del proyecto. Usará la declaración de alcance que reunió durante las actividades de administración de alcance para ayudarlo a desglosar el trabajo en tareas individuales. El resultado principal de trabajar a través de esto es que terminará con una lista definida de tareas del proyecto. Eso es útil ya que es la entrada principal para el siguiente proceso.

Actividades de secuencia

Usando su lista de tareas, ahora tiene que ponerlas en el orden correcto. Al final de este proceso, tendrá una vista de las relaciones entre las tareas del proyecto. Este proceso lo ayuda a poner el trabajo de su proyecto en el orden correcto para que pueda hacer un uso eficiente de los recursos del proyecto y entregarlo lo más rápido posible.

La Guía PMBOK® habla sobre la producción de un diagrama de red como resultado de este proceso, pero eso rara vez es necesario, y ciertamente, nada de lo que tendría que hacer a mano. Si quiere hacer diagramas de red por alguna razón, entonces use su software de administración de proyectos para hacerlo. Sin embargo, en última instancia, una lista de dependencias y posibles fechas de inicio y finalización de las tareas será igual de buena y llevará menos tiempo.

Estimar los recursos de la actividad

Cuando sepa qué va a hacer, el siguiente paso es determinar qué recursos necesita para lograrlo. El proceso de Estimar los recursos de la actividad ayuda con eso. En este proceso, usted determinará qué recursos humanos, equipos y suministros necesita, más la cantidad que necesita de cada uno.

Estimar la duración de la actividad

Este paso es donde ocurre el arduo trabajo de calcular cuánto tiempo tomará cada tarea. Durante este proceso, calculará cuánto tiempo le llevará realizar cada actividad, utilizando los recursos que ha identificado. No olvide tener en cuenta la disponibilidad de recursos y los feriados con la duración de su actividad. El hecho de que una tarea solo tarde 8 horas no significa que se terminará por la mañana.

Desarrollar horario

Finalmente, ahora puede armar el calendario de su proyecto. Con toda la información obtenida de los procesos anteriores, debería ser fácil. El desarrollo del cronograma es uno de los procesos más complicados en la Guía de PMBOK®.

Hay 13 entradas (todo lo anterior más riesgos, alcance y elementos relacionados con el contexto del proyecto). El programa en sí es solo uno de los resultados, pero los otros son (en mi opinión) menos importantes.

Después de todo, ha pasado por todo esto para obtener el calendario, que es un documento crítico para administrar el desempeño de su proyecto. Tu horario no tiene que ser un diagrama de Gantt. Aquí hay 5 alternativas a los diagramas de Gantt para que los tenga en cuenta.

Horario de control

Finalmente, el proceso de Programación de Control le brinda las herramientas que necesita para monitorear y actualizar la programación de su proyecto, asegurándose de que los cambios se gestionen de manera adecuada y que mantenga el control de los tiempos de su proyecto. La preparación del cronograma de su proyecto y su seguimiento posterior son grandes trabajos, pero vale la pena saber que tiene un cronograma en el que puede confiar.