Crea un plan diario para trabajar de manera más eficiente.

El primer paso y el más importante a seguir para trabajar de manera más eficiente es tener un plan diario en su lugar. Es importante que su plan esté escrito en alguna parte: en un calendario, un bloc de notas o almacenado en su computadora. No se limite a ir a través de una lista de control mental cada día.

Tener un plan escrito es una obligación para mantener pensamientos molestos fuera de la cabeza y para ayudar a prevenir desastres porque se olvida de algo importante. La mayoría de las personas descubrirán que deben desviarse de un plan diario de vez en cuando, pero tener uno le ayudará a organizar mejor su tiempo, prepararse para proyectos específicos con anticipación y un plan le dará una imagen mental más clara sobre todas las cosas. tu tienes que hacer.

Deshacerse de las distracciones diarias con un plan

Si llega al trabajo cada día y se siente abrumado de inmediato con su larga lista de cosas por hacer y su desorden en el escritorio, en el mejor de los casos, se lanzará a su día como un caballo de carreras (y se consumirá rápidamente después de un sprint, al igual que un caballo de carreras). en lo que parece más apremiante en un momento dado. El peor de los casos es que te sentarás en un funk sin saber por dónde empezar. De cualquier manera, simplemente "apagar incendios" cada día es la forma menos eficiente de atacar su carga de trabajo y la mejor manera de agotarse mientras se atrasa.

Sin un plan, las distracciones de los días tomarán el control rápidamente: suena el teléfono, usted comienza a responder los correos electrónicos, los compañeros de trabajo comienzan a hablar y, antes de que se dé cuenta, ha llegado la hora del almuerzo y poco ha logrado. Su plan diario puede incluir una hora cada mañana para establecerse devolviendo las llamadas, revisando el correo electrónico antes de comenzar con otras tareas, pero hará más que servir como una guía sobre qué hacer con su tiempo. Por ejemplo, si reserva una hora para hacer algo a propósito y supera ese límite de tiempo, sabrá que debe ajustar su plan para el día siguiente.

Al mapear su día en segmentos o por tareas, puede identificar más fácilmente las áreas de problemas y sus tiempos de máxima eficiencia (es decir, puede ser menos eficiente después del almuerzo si sufre un desplome en la tarde o puede comenzar lentamente por la mañana).

Evite tomar más de lo que puede manejar

Un optimista es alguien que puede ver lo positivo en una situación dada, generalmente se centrará en la creencia de que "todo es posible". No hay nada de malo en ser un optimista a menos que te lleve a subestimar tus habilidades, el tiempo que tomará para lograr algo y te lleva a asumir más de lo que puedes manejar.

Un realista puede ser optimista, pero un realista también ve la logística que puede estar involucrada en el tratamiento de una situación y tendrá en cuenta los posibles obstáculos y restricciones.

Si no tiene su plan de juego preparado para el día, puede ser más difícil decir que no para ayudar a otros o tomar proyectos adicionales porque tiene una actitud positiva de "poder hacer" que anula la realidad o el sentido común. Es fácil subestimar el tiempo que tardarán las cosas en cumplir sus tareas y mucho menos en las de otras personas si cree que es una superwoman y una perspectiva de sol es todo lo que se necesita para hacer las cosas.

Saber lo que hay en su plato para el día y haber determinado un presupuesto para su propio tiempo para tareas específicas puede ayudarlo a cumplir con los plazos, hacer más cada día y ser más realistas en cuanto a asumir un trabajo adicional.

Creando tu plan de ataque

Antes de ir al trabajo, decida con anticipación en qué se enfocará cuando llegue allí. Mejor aún, planifique su día la noche anterior y prepare su escritorio para las tareas que desea realizar en la mañana. Por ejemplo, organice los archivos o el material de lectura por la mañana para que pueda saltar directamente, o coloque los elementos que necesita escribir o las llamadas telefónicas para devolver en el orden que necesita para terminarlas.

Tener un plan puede ayudarlo a crear rutinas predecibles que, a su vez, lo mantendrán mejor preparado para enfrentar los días caóticos cuando su jefe o un cliente de alto mantenimiento exigen más tiempo.