Cómo hacer que una reunión de trabajo generalmente aburrida sea más emocionante

Las reuniones son una parte inevitable de un negocio. Usted comparte información, hace una lluvia de ideas, genera soluciones y crea procesos y sistemas. El problema es que muchas de estas reuniones son dolorosamente aburridas, lo que significa que las personas que asisten tienen sus cerebros desconectados.

Si las personas no están prestando atención y enfocadas, la reunión es solo una pérdida de tiempo para todos. ¿Cómo puedes hacer que las reuniones aburridas sean más emocionantes para que logren algo? Aquí hay 5 consejos prácticos:

Ban SmartPhones

Sí, esto es como decirle a la gente que arroje a sus hijos al foso de los lobos antes de venir a la reunión. Las personas insistirán en que deben tener sus teléfonos; después de todo, podría ocurrir una emergencia. Sí. El mundo podría llegar a su fin durante su reunión de planificación trimestral, pero es poco probable.

El problema con la tecnología actual es que le permite concentrarse en lo que no está frente a usted: la reunión. Lo gracioso es que, si las personas estuvieran cara a cara con las personas a las que enviaron mensajes de texto durante la reunión, estarían enviando mensajes de texto a otra persona. Los teléfonos se quedan en los escritorios.

Sin el teléfono, suceden dos cosas durante su reunión. Se ve obligado a permanecer en el presente y el tiempo de inactividad se gasta en comunicarse con los demás participantes. ¿Por qué es eso importante? Porque encontrarás que tus reuniones son más interesantes cuando conoces a tus colegas.

¿Cómo los conoces? Hablando con ellos. ¿Qué haces cuando tienes tu teléfono? No hablas con la gente nueva.

Preparar Preparar Preparar

Una reunión en la que el líder o moderador llega tarde no tiene una agenda, y la acompaña, es aburrida y tediosa. Una reunión bien preparada puede ser fascinante y atractiva. Cuando el líder tenga un plan y un propósito, la reunión será más interesante. Cuando no hay dirección u objetivo, la reunión no será interesante.

La otra parte de la preparación es mejorar tus habilidades. Usted ha asistido a reuniones que fueron productivas e interactivas y le hizo sentir que podría avanzar y lograr grandes cosas. Y, ha asistido a reuniones en las que está bastante seguro de que si se quedara dormido, nadie lo echaría de menos y no se perdería nada importante. La diferencia es la persona que dirige la reunión.

Si tus reuniones son aburridas, mira en el espejo. Encuentra una manera de mejorar. Puede tomar una clase formal (su departamento de recursos humanos podría ayudarlo con sugerencias), puede solicitar comentarios y asesoría de un compañero de trabajo cuyas habilidades de reunión admire o puede tomar una clase en línea. Hay una gran cantidad de ayuda disponible para usted, y una gran cantidad de ella es gratuita para que la tome cuando quiera que sus reuniones aburridas sean más emocionantes.

Todos participan

¿Por qué todos deberían participar? Bueno, porque si la participación no es necesaria, puede manejar todo este problema por correo electrónico. Seriamente. Hay muy pocas ocasiones en las que necesita traer un grupo para transmitir información.

Sí, hay algunas cosas como despidos masivos o una reestructuración completa de la compañía que se resolverá mejor si un gerente habla con todo el grupo, pero en la mayoría de los casos, las reuniones siempre deben ser interactivas.

¿Qué tan interactivo? Bueno, eso depende del propósito de la reunión. Si es una sesión de lluvia de ideas, todos deberían hablar. Si alguien no está hablando, llama a esa persona. A los introvertidos les puede disgustar ese tipo de reunión, y no se debe presionar demasiado a los introvertidos poniéndolos en el lugar.

Pero la cultura de su reunión debe asegurar que todos participen en estas sesiones de lluvia de ideas y deben saber que se requiere su participación con anticipación.

Si se trata de una reunión de planificación, una reunión de fijación de objetivos, o incluso una reunión de informe trimestral, debería haber tiempo para aportar información, ya sea para hacer preguntas o hacer comentarios. El ambiente debe alentar la participación, pero con algunos límites (ver más abajo).

No dejes que ninguna persona domine

Si está liderando la reunión, es natural que hable más. Sin embargo, después de ti, no quieres que otra persona domine la conversación. Eso puede hacer una reunión tediosa. Recuerde redirigir los comentarios y llamar a las personas que usted conoce que son expertos en el área para difundir un hablador compulsivo.

Por ejemplo, cuando Jane ha hecho su cuarto comentario y comienza a buscar un quinto, interrumpa lo mejor que pueda diciendo: “Gracias, Jane, conocemos tu posición. Me gustaría escuchar lo que Karen tiene que decir. Y, Jim y Bob aún no han tenido la oportunidad de hablar.

A veces, tendrá que hablar con las Janes de su oficina antes de una reunión para recordarles que el objetivo de unirse como grupo es compartir ideas con todos y si ella domina, la reunión no será tan exitosa. O bien, seguir inmediatamente a la reunión también funciona bien, ya que tendrá nuevos ejemplos si es necesario.

Las personas que se han tomado el tiempo de asistir a una reunión para aportar sus conocimientos y experiencia merecen la oportunidad de hablar y compartir sus opiniones. Como líder, puede aprender a controlar el comportamiento que socava la reunión.

Hacer artículos procesables

Una reunión que termina sin acciones fue solo una pérdida de tiempo. Es un volcado de información, en cuyo caso una reunión no era la mejor manera de proceder. Una reunión interesante y emocionante termina con cosas que las personas pueden y deben estar haciendo, ya sea para promover sus objetivos individuales o los objetivos de la compañía o, idealmente, ambos. Si las personas no se alejan sabiendo cuáles son sus próximos pasos, la reunión fracasó.

Además de tener elementos procesables, debe haber un seguimiento. Puede tener lugar en una segunda reunión o individualmente, pero tiene que suceder. Las personas se desconectarán si saben que los elementos de acción son todos para mostrar.

Las reuniones nunca reemplazarán los viajes a Disneylandia por la emoción, pero puede hacer que sean más emocionantes, interesantes y productivos. Haga estos cinco cambios y hará que sus reuniones aburridas habituales sean más emocionantes para las personas que asisten. Y, eso es algo bueno para el éxito de su organización.