¿Qué hay en un documento de alcance del proyecto?

Cuando está iniciando una nueva iniciativa, el documento de alcance del proyecto es una información crítica para todo su equipo. Define el producto final que debe entregarse al cliente, cuándo debe entregarse y a qué costo.

Esencialmente, este documento define los límites del trabajo, de modo que cada miembro del equipo y el cliente entiendan lo que implica el proyecto. Igual de importante es que entienden lo que hace. no implicar.

Los beneficios

Una declaración de alcance del proyecto, una vez compartida con cada miembro del equipo y los clientes del proyecto, es una parte integral de la gestión del proyecto. Entre sus beneficios:

• Un entendimiento común entre todos los involucrados de las características esperadas, la calidad y el calendario del proyecto
• Un medio de comunicación con otras partes interesadas en el proyecto para obtener su apoyo y participación.
• Una herramienta para enfocar los esfuerzos del equipo en el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente.

Además, si se sugieren cambios que están más allá de los límites del alcance original, la declaración se convierte en la base para estimar y proponer modificaciones. Si los cambios son aceptados por todas las partes interesadas, la declaración de alcance puede ser revisada.

Empezando

El gerente del proyecto debe buscar información de los miembros del equipo, los clientes, el patrocinador ejecutivo y otras partes interesadas clave para comprender y describir el resultado requerido de la iniciativa del proyecto. Esto a menudo se llama el entregable.

La descripción del entregable debe incluir un costo o un rango de costos aceptable para el proyecto. También define las características clave que se incluirán y el plazo para la entrega.

Una vez acordado por el cliente, el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el patrocinador ejecutivo, cualquier cambio en la declaración del proyecto debe realizarse utilizando un proceso de cambio documentado y cuidadosamente controlado.

Un impacto en cascada

Una vez que se ha acordado la declaración de alcance o el documento, cada parte del equipo lo utiliza como base para sus propias estimaciones del trabajo, el calendario y los costos involucrados. Cuanto más precisa y precisa sea la declaración de alcance, más probable es que los equipos de trabajo produzcan estimaciones precisas y requisitos de recursos.

Las exclusiones pueden ser importantes

No es raro que un documento de alcance de proyecto enumere elementos específicos que deben excluirse del entregable. Por ejemplo, el documento de alcance de un contratista para construir una casa puede estipular que los permisos ambientales deben ser obtenidos por el propietario y no son responsabilidad del contratista que construye la casa.

¿Qué puede ir mal?

La falta de claridad es una fuente común de estrés y fracaso del proyecto. Un documento de alcance vago o ambiguo deja muchos temas abiertos para el debate y llamadas de juicio no informado. Estos pueden afectar las características, la calidad, el tiempo y el costo del proyecto.

Otro escollo que hay que evitar es el conocido como "alcance creep". Si la declaración de alcance es vaga, el cliente está tentado de hacer demandas que están más allá de la intención o los límites de los planes originales.

Ajustando el alcance

Si bien los cambios frecuentes en el alcance demorarán la finalización del proyecto y pueden agregar costos significativos, a veces son necesarios y razonables. Los gerentes de proyecto confían en un proceso de "administración de cambios" que identifica el cambio solicitado, revisa todas las estimaciones de tiempo, costo y carga de trabajo correspondientes, y reevalúa el proyecto ante nuevos riesgos dado el cambio.

El gerente del proyecto y el patrocinador ejecutivo generalmente toman la decisión final sobre cambiar el alcance solo cuando la situación se ha analizado completamente. Los cambios se documentan en un registro de decisiones y luego se comunican al equipo de proyecto más grande.