6 procesos de gestión del alcance del proyecto

La administración del alcance del proyecto es lo que usted hace para asegurarse de que su proyecto incluya todo el trabajo relevante para lograr los objetivos del proyecto (y no cualquier otra cosa). Se trata de controlar qué se incluye en el proyecto y qué no.

Este artículo analiza el área de conocimiento de la gestión del alcance del proyecto del libro Una guía para el cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos (Guía PMBOK®) - Quinta edición. Esta no es la única forma de definir la administración del alcance del proyecto, pero es un buen punto de partida y será muy útil si está trabajando para obtener su certificación PMP®.

Proceso de gestión del alcance del plan

El punto de hacer esto es darle un plan de administración de alcance al final de este. Eso establece cómo definirá, administrará, validará y controlará el alcance de su proyecto. Poner el trabajo al frente para definir esto le da algo para referirse más adelante. Puede encontrar que puede usar el plan de administración de alcance de otro proyecto como punto de partida, ya que los procesos de administración de alcance no varían enormemente entre proyectos una vez que su empresa ha decidido una manera de trabajar que sea exitosa para ellos.

El resultado de este proceso es el plan de gestión del alcance. Esto es parte de su plan de gestión de proyectos e incluye:

• Cómo preparará una declaración de alcance detallada
• Cómo creará su Estructura de desglose del trabajo (WBS) a partir de la declaración del alcance
• Cómo vas a mantener y aprobar esa WBS
• Cómo obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto
• Cómo gestionarás los cambios en el alcance.

El documento no tiene que ser increíblemente detallado o muy formal: simplemente tiene que ser adecuado para su propósito.

Proceso de recopilación de requisitos

En este proceso, usted resolverá lo que sus partes interesadas quieren del proyecto. Una vez que haya descrito su gran idea, debe documentar los requisitos y administrar las expectativas de sus partes interesadas. Esto es importante porque a menudo lo que piden no es realista ni alcanzable dadas otras restricciones del proyecto, como el costo.

El resultado de su trabajo de recopilación de requisitos es un conjunto documentado de requisitos. Esto debería ser lo más completo posible y normalmente incluirá varias categorías de requisitos, tales como:

• Requisitos funcionales y no funcionales.
• Requisitos de las partes interesadas, tales como requisitos de información
• Requisitos de soporte y formación.
• Requisitos de negocio
• Requisitos del proyecto tales como niveles de servicio o calidad.

También documentarás las dependencias, suposiciones y restricciones que se relacionan específicamente con los requisitos.

Definir el proceso de alcance

Aquí es donde usted toma sus requisitos y los convierte en una descripción detallada del producto o servicio que su proyecto creará. Terminará con una declaración de alcance del proyecto que puede consultar durante el proyecto. Incluirá una lista de lo que está dentro del alcance y lo que está fuera del alcance. Eso es importante porque a menudo la gente no recuerda lo que está específicamente excluido y regresa y le pide que trabaje en esas áreas. Cualquier inclusión tendrá que pasar por el control de cambios.

Crear proceso de estructura de desglose de trabajo

Este proceso le permite convertir su lista de requisitos en una visión estructurada de lo que necesita hacer. El trabajo principal aquí es dividir las grandes tareas en partes más pequeñas y manejables.

El resultado de este proceso es una WBS y puede ser una herramienta muy útil. Si no piensa visualmente, puede lograr el mismo resultado creando una lista.

Validar el proceso de alcance

El proceso de Validar el alcance no es, como puede pensar, lograr que las partes interesadas de la empresa cierren su WBS. Se trata de asegurarse de tener un proceso implementado para obtener la aprobación de sus entregables cuando llegue el momento.

Vale la pena poner esta estructura en su lugar para que no tenga ninguna pregunta sobre quién va a aprobar un entregable o qué criterios utilizarán para decir que está completo. Una vez que se complete el proceso, habrás aceptado los entregables, aprobados por quien los necesite para aprobarlos.

Proceso de alcance de control

El proceso de alcance del control es el último en el área de conocimiento de gestión del alcance del proyecto. Se relaciona con asegurarse de que haya un control de cambio efectivo si el alcance necesita cambiar. También cubre el seguimiento de su proyecto con un "alcance" para verificar que va a entregar lo que cree que será.

Estos 6 procesos conforman el alcance del proyecto, los conocimientos de gestión están en la Guía de PMBOK® - Quinta edición.