Alcance, riesgo y suposición en la gestión de proyectos

El campo de la gestión de proyectos, al igual que cualquier otra área de especialización, tiene un vocabulario único lleno de siglas y términos especializados. Tres términos y conceptos esenciales que debe comprender incluyen:

• Alcance
• Riesgo
• Suposiciones

Este es un resumen de estos tres términos esenciales de gestión de proyectos e incluye enlaces y sugerencias para lecturas adicionales.

Alcance

En la gestión de proyectos, el alcance es el conjunto de límites que definen la extensión de un proyecto. El alcance describe lo que se debe entregar al cliente como resultado de la iniciativa del proyecto.

Comprender el alcance permite al gerente del proyecto y al equipo del proyecto entender qué se encuentra dentro o fuera de los límites del proyecto. Si algo no está "dentro del alcance", no se tiene en cuenta en el trabajo de planificación del proyecto. Las actividades que se encuentran dentro de los límites de la declaración de alcance se consideran "en alcance" y se contabilizan en el cronograma y presupuesto. Si una actividad queda fuera de los límites, se considera "fuera de alcance" y no está prevista. En

Ya sea que sea un gerente de proyecto o parte del equipo del proyecto, querrá considerar si algo está dentro o fuera del alcance a medida que avanza. Como ejemplo, imagine que un cliente le ha pedido que construya un sitio web. Al delinear el alcance (o establecer los límites) del proyecto, indica los siguientes elementos como dentro del alcance:

• Diseño del sitio y diagramación de alambre.
• Establecimiento de un banco de pruebas.
• Codificación a la estructura de alambre aprobada
• Desarrollo de gráficos para el tema del sitio web.
• Pruebas y depuración antes de hacer público el sitio.

Durante el transcurso del proyecto, el cliente le pide que incluya un resumen de video de la compañía. El video no está especificado en el alcance del proyecto y, por lo tanto, está fuera del alcance. Si bien puede estar contento de hacer el trabajo de video por un cargo adicional, esto requerirá una revisión del alcance y la estimación de costos y tiempo para el proyecto.

En ausencia de un documento de alcance claro y acordado, el tema del video podría haberse vuelto polémico entre su equipo y los representantes del cliente. Una clara declaración de alcance le permitió desactivar la situación y lidiar con un cambio de manera ordenada.

Entonces, ¿cómo determinas lo que está dentro o fuera del alcance? Primero querrá delinear todos los detalles del proyecto que actualmente conoce en base a las discusiones con el cliente o el propietario del proyecto. Entonces querrá hacer suposiciones clave que impulsarán lo que se considera dentro o fuera del alcance.

Suposiciones

En algún momento de su vida, probablemente le hayan dicho, "Nunca haga suposiciones". Sin embargo, hacer suposiciones en la gestión de proyectos es una actividad cotidiana. Las suposiciones lo ayudan a definir el alcance y los riesgos, y a ajustar sus estimaciones por tiempo y costo. Por supuesto, es esencial documentar y validar sus suposiciones.

Considera algo simple, como crear un libro. Digamos que su amigo tiene una idea para un libro de mesa de café y le ha pedido que administre el proyecto. Su primera solicitud es un presupuesto para que pueda obtener fondos. A medida que define el alcance, está claro que su amigo no está seguro de muchos detalles, incluido el recuento de páginas, la inclusión de imágenes, el estilo de portada y el peso del papel que se utilizará para las páginas.

Dado que todos estos factores afectarán la complejidad de los costos y la producción, tendrá que realizar suposiciones sobre las especificaciones y validarlas como aceptables o inaceptables para su amigo. Después de una discusión adicional, su amigo le dice que planea incluir 50 fotos en el libro. Puede basar su supuesto en las 50 imágenes o, anticipando que este número aumentará con el tiempo, puede suponer que habrá entre 75 y 90 páginas con imágenes.

También puede ver cómo las suposiciones afectan directamente el horario. Por ejemplo, imagina que estás liderando un proyecto en un parque que involucra la construcción de un columpio. Al configurar su proyecto, se le asigna el presupuesto y los miembros del equipo asignados, uno de los cuales está a cargo de los materiales. A medida que crea su programa, le pregunta a la persona a cargo de los materiales cuándo llegará el cemento. Esta persona responde que no está seguro de cuándo llegará el cemento, pero que cree que será entre el 1 de junio y el 10 de junio.

A medida que construye su alcance y programa, asume que el cemento llegará a más tardar el 10 de junio. Este ejemplo muestra dos beneficios al hacer suposiciones.

El primer beneficio es que el supuesto de recibir el cemento a más tardar el 10 de junio le permite planificar las actividades que dependen de la llegada del cemento. El segundo beneficio es que proporciona a la persona a cargo de los materiales un plazo para entregar el cemento, que luego puede transmitir a su proveedor. Sin darse cuenta, ha establecido un plazo clave para que el proyecto avance.

Los supuestos establecen puntos de referencia que a menudo se revisan durante el proyecto para ayudar al equipo del proyecto a mantenerse dentro del alcance, a tiempo y dentro del presupuesto. Pero, ¿qué sucede cuando las suposiciones son erróneas? Aquí es donde el riesgo entra en juego.

Riesgo

Una vez que haya creado su alcance e identificado las suposiciones que están detrás del alcance y las estimaciones, deseará comenzar a evaluar las áreas de riesgo. El riesgo es el mismo en la gestión de proyectos que en el mundo real; Es un peligro o posibilidad que puede crear daño.

Todos los proyectos contienen riesgos y si usted es el administrador del proyecto o el propietario del proyecto, no solo es su responsabilidad anticipar el riesgo, sino que también es su trabajo comunicar el impacto potencial de esos riesgos al equipo del proyecto y prepararse para mitigar los riesgos.

El riesgo viene en varios grados. A veces, el riesgo solo puede significar que el proyecto se ejecutará de manera ligeramente diferente o dará un pequeño giro inesperado. Sin embargo, en algunos casos, el riesgo puede llevar a resultados catastróficos que pueden hacer que su proyecto se ponga de cabeza.

Usemos el escenario del patio de recreo del ejemplo de cemento anterior. Uno de los riesgos es que el cemento no llega en la fecha supuesta del 10 de junio. ¿Cuáles son los efectos potenciales de este riesgo? Todas las actividades sucesivas que siguen después de que se haya vertido el cemento se retrasan como resultado de este problema.

Los riesgos también pueden ser positivos. Considere el impacto en el proyecto si el cemento aparece antes de lo previsto. Si bien esto parece ser un resultado positivo, todavía crea un problema para el tiempo y la secuencia de todos los otros pasos en el proyecto.

Los gerentes de proyecto trabajan con sus equipos de proyectos para intercambiar ideas e identificar riesgos potenciales. Llevan el proceso un paso más allá y analizan la posible gravedad del riesgo y su probabilidad de ocurrencia. Además, identifican a las personas más adecuadas para identificar cuándo está ocurriendo el riesgo y desarrollan planes de mitigación de riesgos acordados.

Muchas empresas tienen plantillas de riesgo detalladas que han desarrollado a lo largo del tiempo y de la experiencia con otros proyectos. Algunas industrias han compilado perfiles de riesgo que se utilizan como punto de partida para el análisis de riesgo. Muchas industrias también practican análisis estadísticos muy detallados para la planificación de riesgos.