Obtenga apoyo de liderazgo ejecutivo en la gestión de proyectos

Los gerentes de proyecto tienen un trabajo difícil. Por la naturaleza de su rol, asumen la responsabilidad de formar un equipo eficaz para perseguir y triunfar con nuevas iniciativas. Debido a que los proyectos abarcan todo el trabajo realizado en una empresa, incluidas las iniciativas temporales y únicas, así como la rutina de las operaciones diarias, cada proyecto es una nueva aventura.

Añade a la realidad que los proyectos son como innovamos; cómo ejecutamos la estrategia y cómo desarrollamos la infraestructura y las capacidades de nuestra organización, es evidente que los líderes superiores deben hacer todo lo posible para apoyar a los gerentes de proyectos de su empresa.

Uno de los factores más importantes que promueven el éxito del proyecto es la presencia de un patrocinador ejecutivo comprometido y efectivo. Esta posición se ha asociado durante mucho tiempo con el éxito del proyecto en estudios de la industria, pero una revisión de la literatura que describe las prácticas reales en torno al patrocinio sugiere que tenemos un largo camino por recorrer para institucionalizar la presencia y las prácticas del rol de patrocinador en nuestras organizaciones. Un poco de contexto es apropiado. Primero, revisemos las responsabilidades primarias del patrocinador.

Responsabilidades principales del patrocinador ejecutivo de un proyecto

• Asumir la responsabilidad por el resultado de un proyecto. (Este punto a menudo se describe como una responsabilidad compartida con el gerente del proyecto).
• Contrate el proyecto y confiera autoridad al gerente del proyecto y a los miembros del equipo central.
• Apoyar al equipo del proyecto por recursos y visibilidad.
• Asegurar la presencia y el apoyo de valores de equipo efectivos, incluida la responsabilidad y la transparencia.
• Apoyar al equipo ante dificultades extraordinarias.
• Entrenar al director del proyecto.
• Defender al equipo del proyecto contra la interferencia organizacional.

Qué sucede cuando el patrocinador ejecutivo está fuera de la escena

En ausencia de un patrocinador ejecutivo de apoyo, todas las responsabilidades anteriores recaen en el ya sobrecargado director del proyecto, que generalmente carece de ancho de banda y personal político para cumplir con estas tareas. La falta de un patrocinador efectivo aumenta el riesgo de problemas del proyecto, incluidos, entre otros, los siguientes: fallas, desempeño subóptimo frente a los objetivos de tiempo, costo y calidad y aumento de la confusión de los equipos.

En pocas palabras, la presencia de un patrocinador ejecutivo efectivo es un factor positivo que marca la diferencia en el complejo trabajo de llevar a la conclusión exitosa nuestras iniciativas temporales más importantes y únicas. Dada la importancia obvia del rol, podría ser razonable suponer que la mayoría de las organizaciones toman en serio su trabajo con los patrocinadores ejecutivos. Lamentablemente, un poco de tiempo pasado en el mundo real sugiere lo contrario.

Un vistazo a cómo nuestras organizaciones tratan el papel del patrocinador ejecutivo

Como instructor de posgrado en administración de proyectos, tengo la suerte de aprender regularmente sobre las prácticas de administración de proyectos de los empleadores de mis estudiantes en un área metropolitana importante. Desde las empresas de la lista Fortune 100 hasta empresas pequeñas, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro, las organizaciones representadas son un corte transversal de nuestra economía.

Si bien sería razonable esperar en esta era donde las prácticas de gestión de proyectos están bien establecidas que la mayoría de las empresas mostrarían prácticas maduras en torno al papel del patrocinador ejecutivo, en realidad, la situación es exactamente la opuesta. Algunos hallazgos no científicos de mi encuesta informal anual de estudiantes de MBA sobre el papel del patrocinador ejecutivo en sus empresas:

• En promedio, más del cincuenta por ciento de los estudiantes dicen que su empresa no tiene prácticas formales en torno al patrocinio ejecutivo.
• Pocas empresas tienen una capacitación formalizada o una descripción estandarizada del rol y las responsabilidades del patrocinador.
• Todavía no he recibido un informe de un estudiante que su firma proporciona capacitación para sus patrocinadores ejecutivos.
• Hay poco acuerdo consistente sobre la responsabilidad del patrocinador para el éxito del proyecto.
• Cuando los estudiantes entrevistaron a los gerentes de proyectos en sus empresas sobre su satisfacción con el desempeño y el apoyo de sus patrocinadores, la mayoría de los encuestados expresaron frustración.

Una revisión de encuestas más formalizadas de asociaciones de la industria y firmas consultoras privadas refuerza la validez general de los comentarios de mis estudiantes. Y mientras que el estado actual de la práctica del patrocinio ejecutivo puede dejar espacio para mejoras, los gerentes de proyectos no tienen más remedio que seguir adelante con sus iniciativas. Sin embargo, hay algunos pasos que los gerentes de proyectos pueden tomar para reclutar el apoyo ejecutivo tan necesario.

Cómo obtener apoyo ejecutivo para su proyecto

1. Recluta un patrocinador. Si su proyecto tiene implicaciones estratégicas para su empresa, ya sea directamente para los clientes o indirectamente al habilitar actividades internas más eficientes y efectivas en apoyo de los clientes, debe contratar un patrocinador. Trabaje directamente con su informe al gerente o con el jefe de su Oficina de Administración de Proyectos para reforzar la importancia del proyecto y pedir ayuda. Enfatice el rol y las responsabilidades del patrocinador como se identificó anteriormente, y apunte a la investigación de la industria que correlaciona el éxito del proyecto y el patrocinio efectivo.

1. Entrena a tu patrocinador. Enfatice el papel como estratégico, no táctico o como una figura decorativa. La mayoría de los ejecutivos asumen el rol de patrocinador sin capacitación formal o incluso contexto para sus responsabilidades. Mientras esté en el rol un tanto torpe de capacitar a un ejecutivo, la mayoría de estas personas apreciarán su contexto y orientación. Los temas de responsabilidad, refuerzo de valores y protección del equipo deben ser su enfoque principal al incorporar a su patrocinador ejecutivo.
2. Involucre activamente e involucre a su patrocinador. Las mejores relaciones entre el gerente de proyecto y el patrocinador ejecutivo son altamente interactivas. Es importante que las dos partes establezcan un protocolo de comunicación claro para actualizar las actividades del proyecto, así como para marcar y responder a emergencias. El gerente del proyecto debe alentar al patrocinador ejecutivo a asistir a reuniones de estado o de equipo de vez en cuando para mostrar un interés genuino y para que sirva como animador activo de la organización para el éxito del equipo.

1. Solicite apoyo técnico de su patrocinador. Siempre es útil tener a alguien con más experiencia que usted observando y ofreciendo retroalimentación constructiva y positiva, y asesorando sobre su desempeño. Hágale saber a su patrocinador que agradece esta información para mejorar, y cuando la reciba, acéptelo con gracia.
2. Aproveche al patrocinador cuidadosamente para los grandes problemas.. Tenga cuidado de no ver o tratar a su patrocinador demasiado en temas tácticos. El uso más alto y mejor de su patrocinador es para ayudar a asegurar los recursos; servir como portavoz del equipo del proyecto al grupo de administración más amplio y ayudarlo a reforzar los valores esenciales del equipo. Hay un acto de equilibrio que el gerente del proyecto debe respetar al considerar atraer al patrocinador a las actividades del equipo.

La línea de fondo

El rol del patrocinador ejecutivo es una de las piezas importantes del rompecabezas para el éxito de las iniciativas de proyectos. Los gerentes de proyectos exitosos comprenden la importancia de este rol y trabajan para obtener apoyo ejecutivo en el nivel y la intensidad adecuados. Si el rol del patrocinador está ausente o es vago, tome la iniciativa de reclutar y capacitar a sus patrocinadores ejecutivos para que lo apoyen a usted, a su equipo ya su empresa para el éxito.