Las mejores habilidades de trabajo que los gerentes de oficina necesitan

Los gerentes de oficina asumen la responsabilidad de asegurarse de que toda la oficina o el complejo de oficinas funcione sin problemas. Esto podría incluir tareas tales como la gestión y supervisión de uno o varios asistentes administrativos. Los gerentes de oficina generalmente no necesitan educación especializada, pero sí necesitan mucha experiencia relevante y conjuntos de habilidades bien desarrolladas tanto en roles administrativos como administrativos.

Si desea este tipo de trabajo, puede mejorar dramáticamente sus posibilidades de ser contratado al saber cuáles de sus habilidades y experiencias resaltar durante el proceso de solicitud y entrevista.

Cómo usar las listas de habilidades

Revise la siguiente lista de habilidades buscadas. Usted puede encontrar que posee más de ellos de lo que pensaba. Use los nombres de sus habilidades relevantes como palabras clave en su currículum y en su carta de presentación, de modo que el supervisor de contratación pueda ver claramente que tiene lo que está buscando.

Lea la descripción del trabajo detenidamente, para saber qué calificación de habilidades es la más importante para su posible empleador. Investigue sobre la compañía para comprender el negocio y cualquier experiencia o conocimiento adicional y relevante que tenga para ofrecer.

Cuando se prepare para su entrevista, presente al menos un ejemplo específico de una vez que demostró cada una de las habilidades que espera discutir. No espere que el posible empleador tome su palabra solo con respecto a su experiencia.

Habilidades importantes

No todos los puestos de gerente de oficina requieren exactamente el mismo conjunto de habilidades. Mucho depende de cuántos asistentes de oficina debe supervisar, cuántas personas usan la oficina que administrará y qué tipos de software y otros sistemas utiliza su empleador.

Existen algunas habilidades que virtualmente todos los gerentes de oficina efectivos tienen y no pueden prescindir. También puede revisar las listas de habilidades enumeradas por trabajo y tipos de habilidades.

Habilidades administrativas

Como gerente de oficina, usted será responsable de completar varias tareas administrativas. Estos incluyen la contratación y el despido de empleados, la realización de evaluaciones de desempeño, la capacitación de nuevos empleados y la supervisión de otros. La aprobación de solicitudes formales, la realización de operaciones comerciales generales y el mantenimiento de documentos y registros de personal también pueden caer en su jurisdicción.

También deberá planificar, hacerse cargo del procesamiento del correo, programar y asistir a reuniones. Se le puede pedir que practique la resolución de conflictos, delegue el trabajo y que también sea una persona encargada de tomar decisiones y políticas.

Capacidad de análisis

Parte de su trabajo será encontrar maneras de mejorar su trabajo. Si puede identificar ineficiencias en el funcionamiento de su oficina y brindar soluciones, puede ahorrarle mucho dinero a su empleador y ahorrarle a sus colegas una gran agravación.

Un gran gerente de oficina se preguntará continuamente, con respecto a todos los procesos, prácticas y procedimientos, "¿tiene esto sentido? ¿Es esto lo mejor que podemos hacer? ”Se recomienda incluir una lista de habilidades analíticas en su currículum.

Atención a los detalles

Como gerente de la oficina, el dinero se detiene contigo. Usted será responsable de ordenar los suministros de oficina correctos de manera oportuna, de mantener registros de manera precisa y organizada, y de realizar un seguimiento de las necesidades y problemas de todos los demás en la oficina. Si haces bien tu trabajo, la oficina parece funcionar por sí sola. Si se equivocan algunos detalles, es posible que otras personas no puedan hacer su trabajo completamente.

Habilidades de comunicación

Al igual que los asistentes de oficina, a menudo será una de las primeras personas que visitan los visitantes, y en ocasiones puede ser la única persona que vea si uno de los profesionales que trabajan en su oficina se encuentra fuera. Debe actuar como un recepcionista eficaz y al mismo tiempo desempeñar sus otras tareas.

También puede ser el principal punto de contacto entre varias personas que usan la oficina y posiblemente entre su oficina y otras personas dentro de la misma organización. Puede que tenga que practicar la resolución de conflictos y delegar el trabajo. Todo esto se suma a una gran cantidad de comunicación, tanto escrita como verbal, que debe ser precisa, eficiente, amigable y profesional en todo momento.

Habilidades computacionales

Es importante que los gerentes de oficina tengan una amplia gama de habilidades informáticas. Los detalles dependerán de su empleador, pero generalmente implican la entrada de datos, hojas de cálculo y tareas generales de TI.

La gestión de oficinas puede implicar una enorme cantidad de responsabilidad. Los gerentes de oficina generalmente trabajan en el vértice de una organización, con sus manos en todos los aspectos de la empresa. Si este rol central te atrae, continúa revisando la lista de habilidades para ver si esto podría ser una carrera para ti.

Asuntos financieros

Sus responsabilidades pueden incluir contabilidad, facturación, presupuesto y contabilidad. Es posible que también deba manejar las entradas de nómina, caja chica y QuickBooks. Los informes trimestrales y semestrales también pueden caer en su rango de tareas. Como mínimo, si su oficina maneja dinero, usted será el responsable final de asegurarse de que se maneje bien.

Habilidades de liderazgo

Como supervisor de lo que puede ser un gran grupo de asistentes de oficina, deberá mantener a todos motivados y coordinados. Tendrás que hacer que el trabajo en equipo suceda. Su trabajo incluirá establecer un estándar para el trabajo de todos los demás y asegurarse de que se cumplan dichos estándares. Dirigir a menudo significa ayudar a otras personas a crecer en sus carreras y ayudar a las personas a iniciarse y comunicarse bien entre sí.

Habilidades sociales

Las habilidades interpersonales desempeñan un papel importante en ser un gerente de oficina. Deberá tener una actitud positiva, saludar a los visitantes y participar en el trabajo en equipo.

Fortalezas Misceláneas

Los gerentes de oficina tienden a tener un conjunto de habilidades variadas que les ayuda a hacer su trabajo de manera efectiva. Esto incluye prestar atención a los detalles, ser generalmente flexible con respecto al apoyo que brinda y ser confiable. Los gerentes de oficina también necesitan ser interconectados, pensadores lógicos, multitarea y solucionadores de problemas. La gestión del tiempo y la organización deben ser una segunda naturaleza para las personas que desempeñan este papel.