Simplificación y aceleración de la prestación de servicios de recursos humanos

Los líderes de Recursos Humanos son una fuente importante de apoyo y comodidad para los empleados, tanto en su vida personal como profesional. HR es un negocio de servicios, y ese servicio incluye ayudar a los empleados a avanzar en sus carreras y resolver problemas entre los empleados y sus supervisores.

El Departamento de Recursos Humanos también los apoya a través de algunos de los eventos más importantes y trascendentales de sus vidas, incluido el matrimonio, el parto y la lucha contra una enfermedad grave.

Pero con demasiada frecuencia, los servicios administrativos de rutina, como responder las mismas preguntas una y otra vez o completar transacciones simples, consumen la mayor parte del tiempo de Recursos Humanos.

Reducir la carga de trabajo administrativa

La clave para reducir esa carga de trabajo administrativa es capacitar a los empleados para que sean más autosuficientes y automatizar las tareas más mundanas.Ahí es donde la aplicación de un enfoque de gestión de servicios puede ayudar. La gestión de servicios simplifica la entrega de servicios administrativos de rutina, liberando tiempo para centrarse en actividades de alto valor.

La organización de recursos humanos típica probablemente tenga sistemas para administrar los datos de los empleados y las actividades relacionadas con el pago. Sin embargo, es probable que no cuente con un sistema automatizado para manejar las consultas de los empleados y cumplir con las solicitudes.

Considere lo que sucede cuando un empleado recibe una citación para el jurado: es probable que la compañía aún se base en el papeleo físico o en una serie de correos electrónicos para atender la solicitud del empleado para ausentarse del trabajo.

Debido a que las interacciones de los empleados generalmente se rastrean utilizando correos electrónicos y hojas de cálculo, las solicitudes de los empleados a menudo se pasan por alto o se pasan por alto. Luego ocurren errores, creando más frustración y trabajo adicional para los recursos humanos.

Con el correo electrónico, no hay una manera fácil de ver si una solicitud está detenida o para identificar y eliminar los cuellos de botella del proceso. Del mismo modo, es difícil analizar y responder a las necesidades de los empleados, por ejemplo, identificando la información que se solicita con frecuencia y asegurándose de que esté disponible en línea.

Los procesos administrativos manuales frustran a los empleados y son una gran carga para los equipos de recursos humanos. Una encuesta reciente encuentra que los empleados de Recursos Humanos pasan un promedio de 12 horas a la semana en el manejo de las llamadas y correos electrónicos de los empleados.

Enfoque de gestión de servicios para satisfacer las necesidades de los empleados

El enfoque de la gestión del servicio elimina esos procesos tediosos y lentos. No solo reemplaza el correo electrónico, sino que transforma la forma en que HR se involucra con los empleados.

Piense en la administración de servicios como la combinación perfecta de asistente administrativo y gerente de proyecto. Responde de manera instantánea a las solicitudes de los empleados, avanza los casos, automatiza los procesos manuales repetibles e incluso gestiona actividades complejas entre departamentos, como la incorporación y el retiro de empleados.

La administración del servicio nunca se olvida o comete errores, siempre hace un seguimiento con las personas para que se hagan las cosas y le permite saber si hay un problema que no puede resolver. También le muestra dónde pasan el tiempo los empleados, para que pueda optimizar la implementación de recursos y maximizar la productividad.

La administración de servicios no reemplaza su sistema actual de administración de capital humano, se integra con él y lo complementa, lo que le brinda visibilidad y control del trabajo que probablemente realiza principalmente a través del correo electrónico hoy.

También proporciona ese mismo nivel de visibilidad a los empleados. Pueden ver el estado de sus consultas, en lugar de sentir que sus solicitudes desaparecieron en un agujero negro poco después de haberlas enviado.

Proporcionar a los empleados la capacidad de supervisar el progreso de sus solicitudes reduce significativamente la cantidad de correos electrónicos de seguimiento frustrados, llamadas telefónicas y visitas personales a Recursos Humanos, lo que reduce aún más la carga de trabajo administrativo de Recursos Humanos.

Ventajas de un enfoque de gestión de servicios

La administración de servicios comienza con el despliegue de un portal de recursos humanos basado en la web donde los empleados pueden encontrar información de recursos humanos y solicitar servicios de recursos humanos. Idealmente, los empleados pueden acceder a este portal en sus PCs de trabajo, computadoras domésticas, computadoras portátiles y sus teléfonos inteligentes y tabletas.

Esto les permite controlar sus necesidades básicas de recursos humanos, como la inscripción de beneficios o las actualizaciones de cambios de estado. Los empleados simplemente eligen los servicios reales que necesitan de un catálogo de servicios o buscan información en la base de conocimientos del portal.

Cuando un empleado envía una solicitud a través del portal, el sistema de administración de servicios crea automáticamente un caso y lo guía a través del proceso de cumplimiento completo. Esto incluye asignar el caso al experto de recursos humanos correcto, enrutar automáticamente el caso de una persona a otra a medida que se completa cada paso de cumplimiento, y mantener un historial completo del caso.

También puede extender este servicio a otros departamentos. Por ejemplo, los sistemas de administración de servicios pueden configurar automáticamente las cuentas de TI o solicitar espacio de oficina para nuevas contrataciones como parte del proceso de incorporación.

El sistema de gestión de servicios dirige los procesos de entrega de servicios de recursos humanos de extremo a extremo y sabe cómo se están realizando estos procesos. Por ejemplo, puede indicarle automáticamente cuándo un caso se ha estancado para que pueda actuar.

También genera una amplia gama de KPI y otras métricas de proceso, como la forma en que su equipo responde a las consultas de los empleados. Incluso puede analizar los tipos de consultas de la base de conocimiento, lo que facilita la identificación y el llenado de las lagunas de contenido.

Conclusión

Los profesionales de recursos humanos eligen seguir una carrera en recursos humanos porque quieren ayudar a las personas, no pasar sus días archivando documentos, actualizando hojas de cálculo y respondiendo correos electrónicos. Con demasiada frecuencia, las peticiones mundanas y los montones de papeles interrumpen ese trabajo, lo que los frustra a ellos ya los empleados a los que intentan ayudar.

HR es un proveedor de servicios y puede ver el ejemplo de su proveedor de servicios, el departamento de TI. TI ha tomado la iniciativa en muchos esfuerzos empresariales para aplicar una disciplina de administración de servicios para automatizar el envío y cumplimiento de las solicitudes de la mesa de ayuda de TI.

La automatización de estas tareas permite que la TI se centre en un trabajo más estratégico que pueda ayudar a la compañía a cumplir sus objetivos comerciales más amplios y demostrar mejor el valor de la TI.

Un enfoque de gestión de servicios es la clave para que HR aumente su perfil a los líderes empresariales al brindar servicios de mayor calidad y mayor satisfacción de los empleados, al tiempo que reduce su propia carga de trabajo. RR.HH. puede dedicar su tiempo y experiencia a más actividades estratégicas que hagan avanzar su negocio.