Entender el costo total de propiedad (TCO) en los negocios

En el mundo de las grandes empresas, el concepto de costo total de propiedad (TCO) es importante tanto para los compradores como para los vendedores. Como comprador, el costo inicial de adquisición del producto puede ser relativamente pequeño en comparación con el costo anual para el mantenimiento y soporte del producto. Los gerentes efectivos investigan sus productos para establecer un entendimiento del costo total esperado de propiedad sobre la expectativa de vida de la oferta. Como vendedor, sus clientes generalmente compararán sus ofertas con sus competidores desde la perspectiva del costo total de propiedad.

Los mejores vendedores entienden la preocupación de sus clientes sobre el TCO e incorporan esto en sus propuestas para ayudar al comprador en el proceso de evaluación.

Conceptos básicos del costo total de propiedad

Por diseño, el costo total de propiedad (TCO) es un cálculo diseñado para ayudar a las personas a tomar decisiones financieras más informadas. En lugar de solo mirar el precio de compra de un objeto, el TCO analiza el costo total desde la compra hasta la eliminación, incluidos los costos esperados en los que se incurrirá durante la vida útil del producto, como el servicio, la reparación y el seguro. TCO se incluye en el análisis de costo-beneficio.

El costo total de propiedad no es nuevo

Aunque a menudo se hace referencia al TCO en relación con la Tecnología de la Información (TI), el concepto ha existido desde los años 50 y 60 cuando se discutió regularmente en la industria de los ascensores. Algunos expertos creen que el concepto (si no el término) se remonta a la época de Napoleón cuando "los ingenieros comenzaron a prestar mucha atención a cuestiones como la efectividad de los cañones y la facilidad con la que se movieron y repararon, y durante cuánto tiempo duraron en servicio activo.."

El costo total de propiedad varía según la industria

Los costos adicionales que se deben agregar al precio de compra inicial para calcular el costo total de propiedad (TCO) varían según la industria:

• Hardware de Tecnologías de la Información. TCO se ha utilizado ampliamente en la adquisición de hardware de tecnología de la información. Las estimaciones para el TCO del hardware suelen estimar el costo de las reparaciones fuera de garantía, el costo de los acuerdos de servicio anuales y el costo prorrateado de hardware y software adicionales necesarios para aprovechar el hardware. A medida que aumenta el número de proveedores de servicios web, cada vez más empresas de TI le quitan espacio a estos proveedores, eliminando así grandes inversiones en hardware y, en consecuencia, reduciendo los costos anuales y el TCO incurrido para ejecutar las aplicaciones de software de una empresa.

• Licenciamiento de Software Tradicional. Durante gran parte de la historia de la industria del software, las licencias se adquirieron en función de un costo inicial (o tarifa de licencia) más una tarifa anual de mantenimiento del software que se calculó como un porcentaje de la tarifa de licencia original. Inicialmente, este acuerdo de mantenimiento anual incluía correcciones de errores y actualizaciones de funciones cuando estaban disponibles. Sin embargo, este tipo de licencia perpetua ha perdido popularidad a favor de la licencia basada en suscripción, por lo que el cliente vuelve a comprar el derecho de usar el software anualmente.

• Industria del automóvil. Edmunds.com tiene una calculadora de TCO que agrega depreciación, intereses, impuestos y cargos, primas de seguros, costos de combustible, mantenimiento y reparaciones al precio de compra de un automóvil o camión.
• Industria financiera. Muchos fondos mutuos y productos similares cobran tarifas de administración trimestrales y / o tienen cargos de retiro. Estos costos indirectos deben considerarse al calcular el costo real de estas inversiones.

Consideraciones para los cálculos de TCO

Tenga en cuenta los siguientes matices cuando intente comprender el TCO de una oferta:

• Los costos ocultos son siempre una preocupación. Por ejemplo, un nuevo paquete de software puede requerir capacitación inicial para los usuarios y capacitación complementaria para los nuevos usuarios que están avanzando.
• El método de financiamiento afectará el costo total de propiedad y el tratamiento contable para deducciones, gastos capitalizados y depreciación, lo que impactará un cálculo detallado de TCO. Asegúrese de trabajar con su departamento de contabilidad o finanzas para asegurarse de tener una imagen completa de todas las implicaciones (y costos o deducciones) asociadas con su compra.

• No olvides los costes laborales. Puede obtener eficiencias de las nuevas inversiones, reduciendo así los costos operativos generales. Los beneficios de estas eficiencias pueden realmente compensar o superar los costos reales. Por el contrario, puede incurrir en costos de mano de obra adicionales como resultado de la inversión.
• El costo total de propiedad a menudo cambia con el tiempo. Lógicamente, los costos anuales de reparación de un automóvil aumentarán a medida que envejece, al igual que el costo de mantenimiento del automóvil en función de la inflación. Asegúrese de tener en cuenta los cambios esperados en los costos durante la vida útil del vehículo.