Saber cómo, por qué y cuándo documentar el desempeño de los empleados

En el mundo de los recursos humanos y el empleo, la documentación sobre el desempeño de un empleado puede hacer o deshacer su capacidad para disciplinar, rescindir o promover de manera justa, recompensar y reconocer a los empleados.

La documentación es esencial para los gerentes y el personal de recursos humanos, ya que debe hacer un esfuerzo serio para registrar todos los eventos en el historial de empleo de sus empleados, tanto incidentes de desempeño positivos como negativos.

Aquí está todo lo que los gerentes y el personal de recursos humanos necesitan para documentar cuidadosamente el desempeño de los empleados.

Por qué debería documentar el desempeño de los empleados

• La documentación proporciona evidencia de que los problemas de rendimiento se discutieron con el empleado de manera oportuna y concisa.
• La documentación ofrece un historial de mejoras o fallas del empleado para mejorar el desempeño a lo largo del tiempo. Es cronológico y una descripción precisa de las acciones del empleado, las acciones del gerente y los eventos a medida que ocurren.
• La documentación proporciona evidencia que respalda las decisiones de la gerencia de tomar acciones desfavorables, como la disciplina o la terminación con un empleado.
• La documentación ofrece pruebas de que un empleado merece una promoción u oportunidad disponible sobre otros empleados que también son elegibles.

• La documentación proporciona evidencia para justificar los aumentos o reducciones salariales, o por qué un empleado no recibió un aumento.
• En el caso de una demanda, la documentación completa y completa protege los intereses del empleador. La documentación puede respaldar las acciones de la gerencia para despedir a un empleado fallido. También puede probar que el empleado fue despedido por razones legales a diferencia de otras, como la discriminación ilegal.

Qué documentar

Los gerentes deben documentar el desempeño de los empleados, tanto las contribuciones positivas como las fallas de desempeño. Deben documentar exactamente lo que el empleado hizo y dijo, y lo que el gerente hizo y dijo en respuesta durante la reunión o conversación.

Debe documentar cualquier acuerdo realizado durante la conversación, los objetivos establecidos, las mejoras requeridas y esperadas, y el cronograma de mejora. La documentación también debe contener los compromisos que el gerente hace para ayudar al empleado.

Cómo documentar

La documentación se debe escribir durante o inmediatamente después de la reunión o conversación con el empleado. En ningún momento debe dejar de escribir la conversación el día en que ocurrió. Esperar hasta más tarde afecta la calidad de la documentación porque se basa en la memoria.

Uno de los peores errores que cometen los gerentes es creer que pueden reconstruir el historial de asesoramiento de los empleados según sea necesario. Ninguna persona de Recursos Humanos que tenga experiencia en documentación decente y oportuna se deja engañar por un registro reconstruido. Los gerentes que reconstruyen de memoria traen riesgos innecesarios e inaceptables para su compañía porque un historial inventado no se mantendrá en una posible demanda.

Necesitas tu documentación para que aparezca profesional, ordenada y organizada. Escriba la documentación como si estuviera hablando del historial a un tercero. Nunca se sabe quién puede leer su documentación un día, así que asegúrese de que refleje su profesionalismo. (La parte posterior de una servilleta de cóctel, sobre o nota adhesiva no califica como documentación profesional).

Su documentación debe ir al nuevo gerente de un empleado si el empleado obtiene un nuevo trabajo, o usted lo hace, en su organización. Para su memoria e informar al nuevo gerente del empleado, debe poner el nombre y el título del empleado, su nombre y título, y la fecha completa en cada documento.

Escribir documentación que sea objetiva, justa, legal, objetiva, completa y consistente. Evitar opiniones (Mike es descuidado. Alice es perezosa. Tom me estaba mintiendo), insultos, editorialización (John es un imbécil. Mark tiene un problema de actitud) y etiquetar (Mary es irresponsable. George no es un equipo jugador.).

Evite también tratar de interpretar el comportamiento del empleado. (A Marsha no debe gustarle esta tarea. Parece que Paula está sobre ella.) Minimice el uso de palabras descriptivas como adjetivos y adverbios (lenta, descuidadamente, infeliz, malhumorada, grosera). Indique el comportamiento y las acciones específicas del empleado, no su opinión o interpretación.

En la documentación, lo que se necesita es un registro preciso de la conversación. Apéguese a los hechos y escriba exactamente lo que dijo y lo que dijo el empleado. Asegúrese de que su documentación sea inequívoca y de que aclare los hechos. (En cualquier situación legal potencial, los errores en cualquiera de los eventos documentados hacen que toda la documentación sea sospechosa).

Finalmente, documente todos los acuerdos, compromisos, líneas de tiempo, mejoras necesarias, puntos de facturación y otros detalles que puedan escaparse de la memoria. Asegúrese de establecer una fecha y hora para los plazos y las fechas de vencimiento para que no se produzcan malentendidos.

Conozca la política de documentación de su departamento de recursos humanos, que le indicará qué documentación debe ubicarse en el archivo del personal del empleado. Sin duda, se debe incluir cualquier documentación de las medidas disciplinarias.

Dónde documentar y almacenar

Dado que la documentación sobre los empleados es confidencial y privada para el empleado, debe cuidarse de que cualquier documentación permanezca confidencial para el gerente, RH y, posiblemente, el próximo gerente del empleado. Por lo tanto, no se recomienda poner la documentación en una unidad de computadora compartida. La documentación manuscrita y la documentación de un administrador se guardan mejor en un lugar cerrado.

Si sigue estas pautas, cuando acuda a Recursos Humanos para pedir ayuda para disciplinar, despedir o transferir a un empleado a un trabajo con un mejor ajuste potencial, Recursos Humanos lo ayudará a resolver el problema o mejorar la situación. Cuando Recursos Humanos le pide que documente, documente, documente o no puedan ayudarlo; Tendrás todas tus bases cubiertas.

Renuncia: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque con autoridad, no garantiza la exactitud ni la legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial, y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.