¿Cuándo se puede atracar legalmente el salario de un empleado exento?

Para que usted clasifique a un empleado como exento asalariado, es decir, exento de las reglas de la Ley de normas laborales justas, incluidas las horas extraordinarias, debe cumplir numerosas condiciones. Los deberes reales que realiza un empleado deben estar dentro de una de las categorías de exención, como ventas externas, administración o una exención de administración.

Pero, una descripción de trabajo adecuada no es lo único que se requiere para que un empleado esté exento de los pagos por horas extra: el empleado debe recibir el mismo cheque de pago en cada período de pago.

Esto significa que si un empleado trabaja cinco horas o 55 horas en una semana, el cheque de pago es el mismo. Los gerentes no pueden deducir el pago de un empleado exento cuando toma almuerzos largos o llega tarde al trabajo.

Pero, el empleado no tiene derecho a un centavo más en el cheque de pago por poner una semana de 80 horas para cumplir con una fecha límite. (Sin embargo, las compañías ciertamente pueden otorgar bonos a los empleados, y en situaciones que involucran fechas límite cercanas o la reducción de la holgura de un empleado que se va, se recomiendan bonos y otros reconocimientos).

Esta regla es dura y rápida. Una vez que comienza a deducir del cheque de pago de un empleado exento, acaba de dejarla exenta. Ella ahora es elegible para el pago de horas extras que van hacia atrás y hacia adelante. Este no es un error que quieras cometer.

Pero, ¿puede alguna vez deducir el pago de un cheque de pago de un empleado exento? Algunas veces existen.Aquí hay cinco veces cuando puede deducir el pago de un cheque de pago de un empleado exento.

1. Primera y última semana

Solo tiene que pagar a los empleados los días trabajados en su primera y última semana. Si sus períodos de pago son de lunes a domingo, con un fin de semana de dos días, y su empleado comienza el miércoles, solo tiene que pagarle los miércoles, jueves y viernes. Del mismo modo, si su último día de trabajo es el miércoles, solo tiene que pagar los lunes, martes y miércoles.

De lo contrario, si un empleado trabaja una semana parcial, por cualquier motivo, aún tendrá que pagar toda la semana, a menos que califique bajo otra deducción permitida (consulte las siguientes cuatro a continuación).

2. Deducciones ordenadas por un tribunal

Estas no son deducciones reales: el empleado sigue ganando la misma cantidad de dinero; es solo que su cheque de pago es más pequeño. Si está bajo una orden judicial para manutención de menores, pensión alimenticia o para pagar deudas, usted puede (y debe) deducir lo que exige la ley y otorgar ese dinero a donde lo ordenen los tribunales.

Con frecuencia, con estas deducciones ordenadas por el tribunal, los empleados no están contentos con lo que les está haciendo. Asegúrese de dejarle claramente claro a su empleado que solo está cumpliendo con la ley y que debe hacer lo que los tribunales han ordenado. Recuerda, en realidad no estás recortando su paga; Estás pagando algunas de sus facturas automáticamente.

3. Un día libre completo (vacaciones)

Si su empleado ha agotado todas sus vacaciones y quiere tomarse un día libre, es posible que se tome el día libre. No tendrá que pagarle ese día si el tiempo libre es para un día libre no relacionado con la enfermedad. Es el equivalente a un día de vacaciones, no un día de enfermedad.

Naturalmente, si usted permite o no este día libre no pagado, depende de usted. Si concede el día (o días) sin pagar, recuerde a su empleado que no debe hacer ningún trabajo en esos días libres. Hacer hasta 15 minutos de trabajo puede activar el toque de la regla de la pared. Debido a que a los empleados exentos se les paga igual, independientemente de la cantidad de horas que trabajen, hacer 15 minutos de trabajo significa que se les paga todo el día.

Si no confía en que su empleado se abstendrá de responder correos electrónicos, recibir llamadas telefónicas o hacer algunos minutos de trabajo en el proyecto que debe entregar la próxima semana, mantenga su computadora portátil en la oficina y apague sus correos electrónicos por el tiempo en cuestión.

4. Un día completo de descanso (otro)

De acuerdo con el Departamento de Trabajo, División de Salarios y Horas de los Estados Unidos, solo puede deducir un día completo de descanso por razones distintas a la enfermedad si no solo tiene un “plan, política o práctica de buena fe de compensación para el salario perdido debido a la enfermedad; para compensar las cantidades que los empleados reciben como honorarios de jurados o testigos, o para pagos militares; por las sanciones impuestas de buena fe por infracciones a las normas de seguridad de mayor importancia; o por suspensiones disciplinarias impagas de uno o más días completos impuestos de buena fe por infracciones a las reglas de conducta en el lugar de trabajo ".

En otras palabras, no puede simplemente decidir sobre la marcha para acoplar el pago de un empleado exento cuando haya suspendido a un empleado por una infracción a la regla.

Debe tener un plan establecido que especifique las condiciones bajo las cuales no pagará a los empleados exentos. De lo contrario, es una deducción ilegal si acopla el salario de un empleado exento y el empleado ha trabajado durante una semana, simplemente ha anulado la exención.

5. FMLA

Si tiene un empleado que está fuera por varias semanas en FMLA, es bastante obvio que no tiene que pagar al empleado exento durante ese tiempo. Ella se ha ido por días completos, y es parte de un plan de buena fe. Pero ¿qué pasa con FMLA intermitente?

Esto es cuando un empleado tiene permiso para tomarse unas pocas horas libres a la vez para tratar problemas médicos, ya sea por sus propios problemas o los de un familiar calificado. La Ley de Permiso Médico Familiar específicamente le permite deducir el pago de empleados exentos cuando usan FMLA.

Entonces, si su empleado necesita tomarse dos tardes de una semana para diálisis, no tiene que pagar por ese tiempo.

Sin embargo, aquí hay una advertencia sobre esta deducción. Debido a que a los empleados exentos se les paga por el trabajo y no por hora, si su empleado todavía está trabajando 40 horas completas y está deduciendo el pago de medio día cada semana cuando acude a su cita médica, tiene la razón legal, pero moralmente y éticamente equivocado.

Regla general sobre el acoplamiento de un salario de empleado exento

Como regla general, recuerde no deducir nada del salario de un empleado exento. Si el empleado toma algunas horas de descanso durante la mitad del día, llega tarde o sale temprano, puede deducirlo de su banco de PTO, pero proceda con precaución cuando haga esto. Si el empleado es un buen empleado que realiza su trabajo, no la castigue por la eficiencia con la que usa su tiempo.

Si decide que desea la posibilidad de deducir el pago por ese tiempo libre, recuerde que siempre es legal pagar a las personas por hora. Sin embargo, si sigue esa ruta, su empleado ahora es elegible para pagos de horas extra, independientemente de que cumpla con los otros requisitos para la exención. Por lo tanto, su deseo de ahorrar unos pocos dólares porque ella toma almuerzos largos será superado por el enorme pago por horas extra que recibirá durante la temporada alta.

Es muy importante recordar que los empleados exentos son contratados para hacer el trabajo, no para trabajar horas específicas. Trátelos como profesionales responsables y las posibilidades son que todo saldrá bien al final.

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Suzanne Lucas es una periodista independiente especializada en Recursos Humanos. El trabajo de Suzanne ha aparecido en publicaciones de notas como Forbes, CBS, Business Inside r y Yahoo.