Cómo desarrollar una agenda de reuniones efectiva

La agenda de una reunión es una lista de elementos que los participantes esperan cumplir en una reunión. La agenda debe distribuirse antes de una reunión, con un mínimo de 24 horas de anticipación para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión. Preferiblemente, si es posible, la agenda debe estar disponible varios días antes de la reunión.

Desarrollar una agenda de reuniones

Primero, identifique si se necesitan otros empleados para ayudarlo a planificar la reunión. Luego, decida lo que espera lograr al celebrar la reunión y establezca metas factibles para su reunión. Los objetivos que establezca establecerán el marco para un plan de reunión efectivo. Asegúrese de no haber planeado más de lo que es razonablemente posible dentro del plazo de su reunión.

Como dijo Stephen Covey en "Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas", "Comience con el fin en mente". El propósito de su reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes de la reunión.

Luego, considere cuánto tiempo espera que necesite para cada tema de la agenda. Si la reunión tiene una duración de una hora y tiene cinco elementos de la agenda, eso le da una idea general del período de tiempo con el que está trabajando. No significa que cada ítem de la agenda deba ser exactamente de 12 minutos, pero los cinco combinados obviamente no pueden promediar más tiempo que eso.

Decisiones a tomar

Después de determinar su objetivo general, usted o su equipo deben tomar ciertas decisiones. Además del propósito o el objetivo de la reunión, también incluya con su agenda:

• Una fecha, hora y lugar para la reunión
• Se necesitan participantes en la reunión.
• Artículos para discusión
• La cantidad de tiempo que anticipa que el grupo necesitará para discutir cada elemento
• Trabajo previo a la reunión. Esto incluirá cualquier lectura, documentación, datos, actas de reuniones de una reunión anterior o cualquier otra preparación que haga que su reunión sea exitosa. Los documentos relevantes deben adjuntarse al aviso de la reunión y al orden del día cuando los distribuya a los participantes invitados.

Identificando Participantes

Una vez que haya decidido que una reunión es necesaria para lograr su objetivo, debe desarrollar una lista de participantes. No todos los empleados pueden o deben participar en todas las reuniones, pero invitar a los participantes correctos aumentará su probabilidad de éxito. Determine a sus participantes haciéndose algunas preguntas:

• ¿Quién debe poseer la solución que desarrolla el grupo?
• ¿A quién pertenece el proceso que el grupo está discutiendo?
• ¿Quién necesita saber la información que está distribuyendo?
• ¿Quién puede proporcionar datos y hechos para guiar la toma de decisiones?
• ¿Quién tiene experiencia o experiencia para compartir con el grupo?
• ¿Quién debe apoyar la implementación de alguna solución o tarea?
• ¿Quién debe proporcionar permiso o recursos para lograr el resultado de la reunión?
• ¿Quién podría oponerse a la implementación de alguna solución o dirección?

Reuniones regulares programadas

No todas las reuniones necesitan una agenda desarrollada a medida. La mayoría de los empleados tienen reuniones programadas regularmente para sus departamentos o grupos de trabajo. También tienes equipos y proyectos en los que participas.

Es posible que un proyecto en curso no requiera una agenda desarrollada recientemente para cada reunión, pero su equipo estará bien atendido al adoptar un enfoque estándar para su reunión.

La reunión de empleados programada regularmente se divide en tres segmentos para los cuales cada uno tiene elementos de agenda estándar:

1. Artículos informativos: Escriba cualquier ítem de la agenda que sea informativo para cada reunión. Por ejemplo, el gerente actualiza al grupo sobre los resultados de la reunión de la alta gerencia.
2. Elementos de acción: Coloque en la agenda los elementos que espera que el grupo desee revisar en cada reunión programada regularmente. Por ejemplo, el rendimiento al presupuesto para el período de tiempo y la identificación de ahorros de costos y mejoras continuas que el grupo planea lograr.
3. Planificación anticipada: Coloque en la agenda cualquier tema que el grupo quiera planificar o preparar con anticipación. Por ejemplo, los objetivos a corto plazo para el próximo mes o la necesidad de asistencia de compañeros de trabajo en las próximas tareas.

Si sigue estas pautas cuando desarrolla la agenda de su reunión, aumenta la probabilidad de que su reunión sea más productiva.

Qué incluir

Una agenda para una reunión programada regularmente puede ayudar a producir los resultados que busca al incluir algunos elementos básicos:

• Calentamiento y saludos. Considere un rompehielos breve dependiendo de la frecuencia con la que se reúna el grupo.
• Revise el propósito de la reunión, la agenda y los resultados esperados y el producto.
• Revise, corrija (si es necesario) y apruebe las actas de la reunión anterior.
• Proporcionar información departamental y de la compañía apropiada que el equipo necesita.
• Revisar el progreso en los puntos de acción, planes de acción y compromisos. Revisar el progreso del grupo en las metas.
• Discuta y tome decisiones sobre los temas de la agenda para esta reunión.
• Identificar los siguientes pasos.

• Identifique el propósito, el resultado y la agenda para la próxima reunión.
• Al final de la reunión, el tomador de notas debe revisar los compromisos adquiridos por las personas durante la reunión.
• Identifique la asistencia necesaria de personas que no están en el grupo y asigne a los participantes que hagan contacto.
• Determine quiénes, fuera de la reunión, los participantes deben saber qué y decidir cómo logrará la comunicación.
• Distribuya las actas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión o inmediatamente si el tomador de notas las tomó electrónicamente.