Cómo proporcionar una orientación efectiva a los nuevos empleados

Orientar a los empleados a sus lugares de trabajo y sus trabajos es una de las funciones más descuidadas en muchas organizaciones. El manual para el empleado y las pilas de documentos ya no son suficientes cuando se trata de dar la bienvenida a un nuevo empleado a su organización.

Las quejas más frecuentes sobre la orientación de los nuevos empleados son que es abrumadora, aburrida o que se deja que el nuevo empleado se hunda o nade. Los empleados sienten como si la organización les hubiera dado demasiada información que debían entender e implementar en un período de tiempo demasiado breve.

El resultado es a menudo un nuevo empleado confundido que no es tan productivo como podría ser. También es más probable que abandone la organización dentro de un año. Es costoso tanto para el empleador como para el empleado. Multiplique esto por la cantidad de empleados que contrate cada año, y el costo de la facturación se vuelve significativo.

Con una crisis laboral continua, el desarrollo de una experiencia efectiva de orientación para el empleado sigue siendo crucial. Es fundamental que los nuevos programas de contratación se planifiquen cuidadosamente para educar al empleado sobre los valores y la historia de la organización y sobre quién es quién en la organización.

Un programa de orientación bien pensado, ya sea por un día o por seis meses, ayudará no solo a la retención de empleados, sino también a aumentar la productividad de los empleados. Las organizaciones que tienen buenos programas de orientación hacen que las nuevas personas se aceleren más rápido, tienen una mejor alineación entre lo que hacen los empleados y lo que la organización necesita que hagan, y tienen menores tasas de rotación.

Fines de orientación

Los empleadores deben darse cuenta de que la orientación no es solo un gesto agradable de la organización. Sirve como un elemento importante de la bienvenida de los nuevos empleados y la integración de la organización.

Para reducir los costos de inicio

La orientación adecuada puede ayudar al empleado a acelerar mucho más rápido, reduciendo así los costos asociados con el aprendizaje del trabajo.

Para reducir la ansiedad

Cualquier empleado, cuando se pone en una situación nueva y extraña, experimentará ansiedad que puede impedir su capacidad para aprender a hacer el trabajo. La orientación adecuada ayuda a reducir la ansiedad que resulta de entrar en una situación desconocida y ayuda a proporcionar pautas para el comportamiento y la conducta, para que el empleado no tenga que experimentar el estrés de adivinar.

Para reducir la rotación de empleados

La rotación de empleados aumenta a medida que los empleados sienten que no están valorados o que están en puestos en los que no pueden hacer su trabajo. La orientación muestra que la organización valora al empleado y ayuda a proporcionar las herramientas necesarias para tener éxito en el trabajo.

Para ahorrar tiempo para el supervisor

En pocas palabras, cuanto mejor sea la orientación inicial, menos probabilidades habrá de que los supervisores y compañeros de trabajo tengan que dedicar tiempo a enseñar al empleado. Puede cubrir de manera efectiva y eficiente todas las cosas relacionadas con la compañía, los departamentos, el entorno laboral y la cultura durante la orientación. El gerente y los compañeros de trabajo solo necesitarán reforzar estos conceptos.

Desarrollar expectativas de trabajo realistas, actitudes positivas y satisfacción laboral

Es importante que los empleados aprendan lo antes posible qué se espera de ellos y qué esperar de los demás, además de conocer los valores y las actitudes de la organización.

Si bien las personas pueden aprender de la experiencia, cometen muchos errores que son innecesarios y potencialmente dañinos. Las principales razones por las que los programas de orientación fracasan: el programa no fue planeado; el empleado no estaba al tanto de los requisitos del trabajo; El empleado no se siente bienvenido.

La orientación de los empleados es importante: la orientación proporciona muchos beneficios, y puede utilizar los comentarios de los empleados participantes para mejorar sus orientaciones.

Todos los empleados nuevos deben completar un nuevo programa de orientación para empleados que está diseñado para ayudarlos a adaptarse a sus trabajos y entorno de trabajo, y para inculcar una actitud positiva de trabajo y motivación en el inicio.

Un nuevo programa de orientación para empleados puede reducir la rotación y ahorrar a una organización miles de dólares. Una de las razones por las que las personas cambian de trabajo es porque nunca se sienten bienvenidas o parte de la organización a la que se unen.

¿Qué necesita incluir en el proceso?

El principio más importante a transmitir durante la orientación es su compromiso con la mejora continua y el aprendizaje continuo. De esa manera, los empleados nuevos se sienten cómodos haciendo preguntas para obtener la información que necesitan para aprender, resolver problemas y tomar decisiones.

Un proceso de orientación bien pensado requiere energía, tiempo y compromiso. Sin embargo, generalmente se amortiza para el empleado individual, el departamento y la organización. Un ejemplo es el éxito del Condado de Mecklenburg (Carolina del Norte) en la renovación de su programa de orientación para empleados.

El empleador quería estar a la altura de su credo de empleados como el mejor recurso de la organización. En 1996, como parte de una iniciativa más grande para rediseñar los servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, el personal del Departamento de Recursos Humanos del Condado de Mecklenburg tomó una decisión inteligente. Vieron a los nuevos empleados como parte de su base de clientes y les preguntaron qué querían.

Se les preguntó a los empleados qué querían y necesitaban de la orientación. También se les preguntó qué les gustaba y qué no les gustaba de la orientación. A los nuevos empleados se les preguntó qué querían saber sobre la organización. Además, a los gerentes superiores de la organización se les preguntó qué creían que era importante que los empleados aprendieran al unirse a la nómina del condado.

Al utilizar los comentarios de los empleados, el personal de capacitación de RH de Mecklenburg se dio cuenta de que satisfacer las necesidades de los empleados requería más de una sesión de capacitación de medio día. Confiando en los comentarios de los empleados, los capacitadores diseñaron una orientación de un día que les dio a los empleados lo que dijeron que querían y lo que la alta gerencia creía que los empleados necesitaban saber.

Esencialmente, la combinación de orientación ahora incluye los temas menos interesantes, como los formularios W-2 y varias políticas y procedimientos, pero también incluye detalles que le permiten al empleado saber algo sobre la organización.

¿Necesita más información sobre cómo planificar una orientación para empleados que sea beneficiosa y divertida?

Preguntas clave de planificación

Los profesionales de Recursos Humanos y los gerentes de línea primero deben considerar las preguntas clave de planificación de la orientación de los nuevos empleados antes de implementar o renovar un programa actual. Estas son las preguntas clave para hacer.

• ¿Qué cosas necesitan saber los nuevos empleados acerca de este entorno de trabajo que los haga sentir más cómodos?
• ¿Qué impresión e impacto desea tener en el primer día de un nuevo empleado?
• ¿De qué políticas y procedimientos clave deben conocer los empleados el primer día para evitar errores el segundo día? Concéntrate en temas vitales.
• ¿Qué cosas especiales (escritorio, área de trabajo, equipo, instrucciones especiales) puede proporcionar para que los nuevos empleados se sientan cómodos, bienvenidos y seguros?
• ¿Qué experiencia positiva puede proporcionarle a la nueva empleada que ella podría discutir con su familia al final del primer día de trabajo? La experiencia debe ser algo para que el nuevo empleado se sienta valorado por la organización.
• ¿Cómo puede ayudar al supervisor del nuevo empleado a estar disponible para el nuevo empleado el primer día para brindar atención personal y transmitir un mensaje claro de que el nuevo empleado es una adición importante para el equipo de trabajo?

Cómo dar lo mejor de ti para un nuevo empleado

Dado que las primeras impresiones son cruciales, aquí hay algunos consejos para poner su mejor pie adelante. Diviértete un poco. Concéntrese solo en los temas muy importantes del manual. Juega algunos juegos, esto puede ayudar a la gente a aprender. Los juegos incluyen:

Partido de fotos: después de la gira. Cada empleado recibe fotos de otros empleados y una lista de nombres. El objeto es hacer coincidir el nombre con la cara.

Búsqueda de firmas: Mientras los empleados están recorriendo las instalaciones, proporcióneles un papel con los nombres de varios asociados que se reunirán. Luego se les pide que obtengan las firmas de las personas que conocen. El empleado que obtiene la mayoría de las firmas de una variedad de nuevos compañeros de trabajo recibe un premio.

Otros juegos que pertenecen a lo que el empleado aprendió durante la orientación también son garantías efectivas de que la orientación es exitosa.

Pasos para hacer que la nueva contratación sea bienvenida

• Comience el proceso antes de que la nueva persona comience a trabajar. Envíe una agenda al nuevo asociado con la carta de oferta para que el empleado sepa qué esperar. Manténgase en contacto después de que él o ella haya aceptado la posición para responder preguntas. Asegúrese de que el área de trabajo de la nueva persona esté lista para el primer día de trabajo.
• Asegúrese de que los colaboradores clave sepan que el empleado está empezando y aliéntelos a venir a decir "hola" antes de que comience la orientación. Una nueva carta de bienvenida para los empleados con una agenda le permite a los compañeros de trabajo mantenerse en contacto con la nueva empleada y su horario.
• Asigne un mentor o compañero para que muestre a la nueva persona, haga presentaciones y comience a entrenar. Deje que el mentor tenga suficiente aviso para que puedan hacer los preparativos. La relación de mentoría debe continuar durante 90 días y puede continuar mucho más tiempo si la pareja hace una gran conexión. Muchas relaciones se prolongan durante años e incluso pueden convertirse en patrocinio.
• Comience con lo básico. Las personas se vuelven productivas antes si están firmemente basadas en los conocimientos básicos que necesitan para entender su trabajo. Concéntrese en el por qué, cuándo, dónde y cómo de la posición antes de esperar que manejen tareas o proyectos grandes. No los abrume con demasiada información.
• Proporcione ejemplos sobre cómo completar los formularios y la descripción del trabajo de la persona con el paquete de orientación.
• Diviértete un poco. Concéntrese solo en los temas muy importantes del manual. Juega algunos juegos, esto puede ayudar a la gente a aprender.
• Proporcione una lista de preguntas frecuentes con una persona de contacto y un número de teléfono o extensión.
• Planee llevar al nuevo empleado a almorzar, o pídale a otros que se unan al nuevo empleado en el comedor o en una sala de conferencias con otros miembros del departamento. El primer día en el trabajo no es el día para dejar al nuevo empleado solo durante el almuerzo.
• Este es un buen momento para que el supervisor lleve al empleado a almorzar, incluya a otros compañeros de trabajo y se asegure de que el empleado esté cómodo. También es un excelente entorno en el que los empleados pueden conocerse entre sí y con el nuevo compañero de trabajo.
• Tenga en cuenta la familia de la nueva persona. Un nuevo trabajo significa un ajuste para toda la familia, especialmente si se han mudado. Haga lo que pueda para facilitar la transición y ayudarlos a sentirse cómodos en la comunidad.
• Pida su opinión. Averigüe con las nuevas contrataciones anteriores cómo percibieron el proceso de orientación y no tenga miedo de hacer cambios basándose en esas recomendaciones. Puede enviar una evaluación de dos a cuatro semanas después de que el empleado haya comenzado y preguntar: Ahora que ha estado con la compañía por un tiempo, ¿la orientación para el nuevo empleado satisfizo sus necesidades?

  Después de que el empleado haya trabajado para usted por un tiempo, y descubra lo que debería haber aprendido pero no lo hizo en la orientación. En el condado de Mecklenburg, después de su proceso de rediseño, uno de los capacitadores, Allyson Birbiglia, dijo: "Reconocemos que tenemos que mejorar continuamente la orientación para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Lo que funciona ahora puede no servir bien a nuestros empleados el próximo mes o el próximo año."

Un programa de orientación eficaz, o la falta de uno, marcará una diferencia significativa en la rapidez con que un nuevo empleado se vuelve productivo y tiene otros impactos a largo plazo en su organización. El final del primer día, el final de la primera semana, el final de cada día en su empleo, es tan importante como el comienzo.

Ayude a sus empleados a sentir que quiere que regresen al día siguiente, al siguiente y al siguiente.

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La Dra. Judith Brown es una Gerente de Programa de Gestión de Políticas y Desempeño en Naval Intelligence.