Uso de organigramas como herramienta de gestión

Los Cuadros de organización, o los Cuadros de organización para abreviar, se usan para mostrar a las personas la estructura prevista de una organización. Se supone que esta organización "formal" refleja la estructura de poder de la empresa. A veces, los organigramas solo sirven para confundir a las personas en cuanto a lo que realmente es la estructura. Esto generalmente no es intencional, sino que REFLEJA la confusión de las personas involucradas.

Sin embargo, también es posible utilizar un organigrama como una herramienta de gestión para promover el logro de los objetivos de su organización. Examinaremos ejemplos típicos de organigramas "estándar". Vamos a ver los cuadros de organización confusos. Finalmente, discutiremos el uso del organigrama como herramienta de gestión.

Organigramas "estándar"

Los organigramas estándar normalmente se usan para mostrar a las personas la estructura prevista de la organización. Se supone que esta organización "formal" refleja la estructura de poder de la empresa. A menudo, solo refleja la estructura de responsabilidad. El poder real en la organización a menudo sigue líneas de comunicación en lugar de líneas en el organigrama.

Las cartas suelen ser de forma piramidal. Muestran la persona a cargo en la parte superior. A continuación se muestran los subordinados agrupados, generalmente en cajas progresivamente más pequeñas. Por lo general, los individuos que se muestran en el mismo nivel horizontal en el organigrama se perciben como "compañeros" dentro de la organización.

Este organigrama del Departamento de Informática del Colegio Imperial (DOC) es típico de la pirámide. El Jefe de Departamento tiene cinco directores que le reportan directamente, más un Jefe Adjunto y un comité de búsqueda. Cada uno de los directores tiene sus informes directos que se muestran en los óvalos verdes debajo de sus comités.

Gráficos de organización confusos

A veces, los organigramas pueden confundir a las personas en cuanto a lo que realmente es la estructura. Esto generalmente no es intencional, sino que refleja la confusión de las personas involucradas. Si no está seguro de las relaciones funcionales del grupo, o si cambian con frecuencia, es prácticamente imposible hacer un diagrama preciso.

Tal vez el lugar más común en el que se encuentran los organigramas confusos es en el gobierno federal de los Estados Unidos. El organigrama de la División de Ciencias de la Computación y Matemáticas del Laboratorio Nacional de Oak Ridge no transmite rápidamente un entendimiento de la estructura de la Organización. Parece sugerir que once funciones dependen directamente del Director.

Si bien el alcance del control (la cantidad de informes directos que un gerente puede supervisar efectivamente) varía considerablemente, nos resulta difícil creer que esta es una organización que funciona de manera óptima. Algunos de los líderes de las funciones son probablemente "más iguales". Si tuviéramos que registrar el flujo de comunicaciones dentro de esta organización y la cantidad de tiempo que cada subordinado pasó con el director, es probable que algunos de los informes directos deban reclasificarse como subordinados de otras funciones.

Organigramas como herramienta de gestión

Los organigramas suelen ser un dispositivo reactivo, no proactivo. Hemos creado una organización o hemos permitido que una evolucione, y ha crecido. Ya no está claro para las personas dentro de la organización, o para las personas con las que interactúan, quién es responsable de qué. Así que dibujamos un montón de cajas y líneas para mostrar a todos los que hacen qué. Luego agregamos líneas discontinuas y dispositivos artificiales similares para mostrar que lo que dibujamos primero no es realmente el caso.

Sin embargo, una mejor opción es elaborar un organigrama que refleje dónde quiere que vaya la organización, en lugar de simplemente reflejar cómo es ahora. Si desea una organización horizontal y plana, dibuje el organigrama de esa manera. Muestre que seis u ocho (o incluso once, como vimos anteriormente) informan al vicepresidente. Demuestre que los diez programadores reportan directamente al Gerente de Proyecto.

Si su organización se basa en círculos de calidad o equipos de producción para cumplir su misión, debe mostrarlo en su organigrama. No se sienta obligado a atenerse a agrupaciones horizontales y líneas verticales. Si sus empleados entienden más claramente sus funciones al hacerlo, puede usar círculos, triángulos invertidos o cualquier otra cosa que necesite.

Existen muchos productos de software en el mercado para ayudarlo a mostrar cómo desea que funcione su organización. OrgPlus es un ejemplo de los tipos de herramientas que se pueden usar para aclarar muchos aspectos del negocio, incluidos los organigramas.

La forma en que debe hacerse

El siguiente ejemplo es una representación de un organigrama que me impresionó enormemente. Fue lanzado para marcar el comienzo de una nueva era para una compañía que requería acción creativa y nueva de todos sus empleados.

Muestra claramente la estructura plana y horizontal destinada a fomentar la comunicación y la innovación. Muestra claramente el equipo formado por los dos oficiales superiores, indicativo de lo que se espera que hagan los empleados. Sin embargo, conserva las líneas inequívocas de la responsabilidad final. El presidente claramente está liderando la compañía, pero todos los demás saben que tienen que hacer su parte para tener éxito.

La forma en que un organigrama debe ser

Todavía es demasiado pronto para saber si este organigrama tendrá el efecto deseado. Ha estado en el lugar sólo un par de semanas. Sin embargo, los funcionarios de la compañía claramente lo han utilizado como una herramienta de administración efectiva para ayudar a impulsar a su organización hacia sus nuevos objetivos.