Pros y contras de 3 estructuras organizativas del proyecto

La forma en que está estructurada su organización influye en la forma en que administra y ejecuta los proyectos. También puede influir en cuánta autoridad y alcance tiene que hacer su trabajo como gerente de proyecto.

Hay tres estructuras organizativas comunes y los administradores de proyectos trabajan en todas ellas: funcional, proyecto y matriz. Echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de cada uno para que sepa a qué se enfrenta cuando se une a una nueva estructura.

Estructura organizacional funcional

En una estructura de organización funcional, el gerente del proyecto y todos los recursos trabajan en la misma división de la empresa, como el departamento de ventas y marketing. Generalmente, el gerente funcional tiene más autoridad que el gerente de proyecto.

Ventajas

La estructura funcional le brinda la menor potencia como administrador de proyectos, pero ofrece muchas otras ventajas:

• Funciona bien para equipos pequeños y proyectos pequeños porque la función tiene control total sobre los miembros del equipo y otros recursos necesarios.
• Puede acceder fácilmente a los expertos que necesita porque están en la misma área funcional.
• Es rápido reunir a todos para resolver los problemas relacionados con el proyecto.
• Puede limitar las herramientas de comunicación del proyecto que necesita usar porque el equipo es relativamente pequeño y simple.
• A menudo, se obtiene miembros entusiastas del equipo que están interesados ​​en trabajar en el proyecto porque les brinda oportunidades profesionales. El trabajo del proyecto puede ser una excelente manera de motivar a su equipo.

• Si está entregando el proyecto a un equipo funcional, será el equipo funcional en el que trabajará, lo que puede facilitar el cierre de un proyecto.

Desventajas

Aunque esta estructura tiene muchas ventajas, también considere algunas desventajas:

• El trabajo se lleva a cabo en un silo, lo que podría significar que no tiene acceso a personas fuera de su división funcional.
• Las personas en el equipo del proyecto pueden ser más leales a su departamento o gerente de equipo que a su trabajo en el proyecto, lo que puede crear conflictos.
• Un proyecto grande puede terminar con un administrador de proyecto funcional para cada función. Puede hacer que el trabajo se caiga a través de las grietas si todos los gerentes de proyecto no trabajan juntos en armonía.
• El trabajo funcional puede ser aislado, ya que no tiene la oportunidad de establecer una red amplia con la empresa. Mantener un enfoque estratégico puede ser más difícil.

Estructura organizativa del proyecto

Se reúnen equipos dedicados para trabajar en proyectos en una estructura organizativa del proyecto. El gerente del proyecto probablemente tiene la responsabilidad de la administración de la línea para los miembros del equipo del proyecto. Ejemplos de esto incluirían grandes construcciones de construcción, pero también iniciativas corporativas que requieren un equipo dedicado. El gerente del proyecto tiene la máxima autoridad, reportando al patrocinador del proyecto y a la junta del proyecto. Los individuos en el trabajo en equipo directamente para el gerente del proyecto.

Ventajas

La ventaja obvia de la estructura de un proyecto es que usted tiene más control sobre el equipo, pero también existen otras ventajas.

• Los equipos pueden tener un fuerte sentido de identidad. Es la estructura más fácil para crear una sólida cultura de equipo.
• Todo el equipo se centra en los objetivos del equipo, por lo que existe un conflicto de lealtad con el trabajo diario para las personas que trabajan en el proyecto. Su trabajo diario es el proyecto.
• Los recursos están dedicados al proyecto, por lo que es mucho más fácil programar el trabajo. Sabrá cuándo estarán disponibles los miembros del equipo y no hay riesgo de que se retiren con poca antelación al trabajo habitual para otro gerente.

• Los proyectos que se ejecutan en esta estructura son excelentes entornos para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos, así como habilidades de liderazgo más técnicas.

Desventajas

La estructura del proyecto es la más fácil de trabajar, pero todavía tiene algunos inconvenientes.

• Tener un equipo dedicado a un proyecto es un compromiso costoso. Tiende a ser una opción solo en grandes proyectos.
• Si elimina a las personas de sus trabajos funcionales, es posible que les resulte difícil regresar, especialmente si el proyecto es largo. El trabajo del proyecto se está extendiendo, y volver a lo que hizo antes de un período de trabajo en un entorno multidisciplinario en un proyecto nuevo y desafiante no es una perspectiva atractiva para muchas personas. La gestión de la transición del equipo al cerrar un proyecto se vuelve aún más importante.

• A veces, cerrar un proyecto puede significar perder su trabajo si el negocio ha avanzado y otro rol no está disponible para usted.
• Por su naturaleza, los equipos dedicados absorben recursos para trabajar en una sola cosa. Pueden limitar la cantidad de proyectos que la empresa puede hacer en cualquier momento, especialmente cuando diferentes proyectos requieren las mismas habilidades.
• Los gerentes de proyecto en este tipo de estructura también hacen la gestión de líneas para sus equipos, lo que significa gastar tiempo y esfuerzo en tareas de recursos humanos que no tendría que hacer en otras estructuras. Si disfrutas de este elemento de trabajar con personas, este factor podría ser una ventaja.

Estructura organizativa matricial

La tercera opción es una estructura matricial. Los recursos se comparten tanto en el trabajo habitual como en el trabajo de proyectos. Puede significar tener dos gerentes o responsabilidad de "línea de puntos" con el gerente del proyecto y con el gerente del equipo. La estructura de la línea de administración funcional normalmente está en primer lugar, y el administrador del proyecto toma la línea de puntos.

Esta estructura divide el poder y la autoridad entre el gerente del equipo funcional o de división y el gerente del proyecto. Tendrás que usar tus habilidades de negociación a su máximo poder.

Ventajas

Las estructuras matriciales son muy comunes porque permiten a los gerentes tomar decisiones flexibles con respecto a cómo las personas pasan su tiempo. Es probable que trabaje en un entorno de matriz en algún momento de su carrera. Las ventajas de esta estructura son las siguientes:

• Los recursos se utilizan de manera eficiente y pueden moverse entre proyectos según sea necesario.
• Puede trabajar en muchas cosas diferentes, a veces en paralelo, aunque este punto también se puede argumentar como una desventaja.
• Los equipos y los individuos pueden ser muy receptivos. Si se presenta un nuevo proyecto que debe tener prioridad, es lo suficientemente fácil como para girar y concentrarse repentinamente en otra cosa. No puede hacer eso fácilmente en una estructura de proyecto, que demora más en disolverse y reagruparse.
• La estructura requiere que todos utilicen el mismo ciclo de vida y metodología de gestión de proyectos, por lo que moverse entre proyectos es fácil. Las personas pueden unirse a un equipo de proyecto con relativamente poca integración requerida cuando la terminología y los procesos son comunes.

Desventajas

Al igual que con todas las configuraciones, esta también tiene sus inconvenientes. A pesar de ser una estructura común, no muchos lugares de trabajo modernos han resuelto los problemas de sobrecarga. Darle a las personas demasiado para hacer puede ser fácil si no tiene sistemas para administrar y monitorear la totalidad de su carga de trabajo. Otras desventajas son las siguientes:

• El conflicto entre proyectos es común porque podría estar luchando por los mismos recursos que otro proyecto.
• El otro proyecto podría haber cercado los mejores recursos, las personas más apropiadas con las habilidades adecuadas, o su gerente de línea podría no ponerlos a disposición para el trabajo del proyecto.
• Puede haber algún conflicto entre las tareas habituales y el trabajo de proyectos para individuos, especialmente cuando ambos gerentes les dan diferentes prioridades.
• Los recursos pueden tener un conflicto sobre qué camino de desarrollo toman para sus futuras carreras. Aunque es posible que sepa que desea permanecer en la gestión de proyectos, puede tener la opción de progresar hacia un rol funcional más importante o un rol más orientado a proyectos. Pero tener muchas opciones de carrera es algo bueno, incluso si toma decisiones difíciles.

Una estructura organizativa que funciona a la perfección para todo el trabajo habitual no siempre funciona para proyectos, y usted tiene que administrar dentro del entorno en el que trabaja. Obtener un poco de experiencia en cada una de estas estructuras es una buena idea para que puedas experimentarlas de primera mano. Lo ayudará a decidir cuál es el entorno que mejor se adapta a sus necesidades y sus habilidades y preferencias. Entonces puede tomar una decisión informada si tiene la oportunidad de decidir su futuro ambiente de trabajo.

Comprender los pros y los contras de la estructura organizativa de cada proyecto le brinda la oportunidad de determinar cuál es la mejor manera de dedicar su tiempo e influencia para aprovechar al máximo su equipo y ayudar a que su proyecto concluya con éxito.