Estructuras de Gobierno de Proyecto

¿Sabes qué es la gobernanza de un proyecto y qué aspecto tiene? ¿O qué hacer si está trabajando en un entorno donde no existe? Empecemos con una definición.

La gobernanza del proyecto: una definición

"Gobernanza" en términos de gestión de proyectos se refiere a las políticas, procesos, estándares, procedimientos y directrices que determinan cómo los proyectos son liderados, ejecutados y controlados por su organización.

El gobierno puede ser extenso y "pesado" con mucha burocracia, o esbozo y "ligero" (en cuyo caso es probablemente ineficaz). Los gerentes deben apuntar al nivel correcto de gobierno para su entorno y cultura. Asegurarse de que sus políticas de gobierno sean adecuadas para su propósito es un factor clave para garantizar que sean efectivas.

La gobernanza comienza en la parte superior. El consejo de la empresa debe estar comprometido con la idea de buen gobierno y con el hecho de que los proyectos deben gestionarse adecuadamente, dentro de las pautas especificadas. Esta actitud y los estándares que se esperan se filtrarán hacia las juntas de proyectos y los líderes de proyectos (y los equipos de programas, donde existan).

¿Por qué importa la gobernanza del proyecto?

El patrocinador de su proyecto y otras partes interesadas clave desean saber que está gastando el presupuesto del proyecto de la manera correcta. Quieren ver que está realizando un seguimiento del progreso de su proyecto de manera efectiva y que está participando para administrar el riesgo del proyecto según sea necesario.

Pero la razón de la buena gobernanza en los proyectos va más allá.

La gobernabilidad es exigida por los clientes, especialmente los del sector público. Los gobiernos y los reguladores piden (y en algunos casos, hacen cumplir) ciertos estándares para ciertos proyectos. La gobernabilidad no es solo un problema interno: muchas empresas que operan en mercados regulados tendrán que seguir la orientación de la legislación externa, como Sarbanes-Oxley. El gobierno del proyecto constituye una pequeña parte de la posibilidad de demostrar que su empresa opera de manera efectiva y dentro de las pautas y regulaciones especificadas para su industria.

El gobierno del proyecto también te ayuda a:

• Mejore su retorno de la inversión y realice un seguimiento de esas inversiones de manera efectiva
• Gana buy-in para proyectos
• Evitar las razones comunes por las que los proyectos fallan.
• Comunicar más efectivamente
• Introduzca la estandarización en todos los proyectos, lo que facilita la comparación del rendimiento.
• Minimizar el riesgo
• Desarrollar y motivar al personal en un entorno estructurado.

Cómo se ve la gobernanza del proyecto

Así que ahora sabemos qué es la gobernanza del proyecto, ¿qué aspecto tiene en un proyecto? Estos son los tipos de actividades que demuestran la gobernabilidad en un entorno de proyecto:

• Existe un ciclo de vida de gestión de proyectos disciplinado que incluye puntos definidos para su aprobación. Estos son puntos en los que se discute la viabilidad del proyecto y se toma una decisión sobre si continuar con el trabajo o no.
• Los proyectos tienen un caso de negocio claro, y los casos de negocio tienen suficiente información para permitir que los equipos de administración tomen las decisiones correctas.
• Esas decisiones están adecuadamente documentadas y comunicadas.
• Las personas que trabajan en proyectos tienen roles y responsabilidades definidas.
• Existe una cultura de aprendizaje continuo que permite a los equipos de proyecto mejorar continuamente y discutir las lecciones aprendidas en un entorno sin culpa.

• Hay procesos y procedimientos que permiten a los equipos de proyecto revisar su proyecto y solicitar apoyo independiente si es necesario.
• Las partes interesadas están comprometidas y confían en el proceso.
• Los equipos de proyecto están formados por personas con experiencia y calificadas en los roles relevantes.

La gobernanza de los proyectos está vinculada a las estructuras de gobernanza en la organización en general. Si cree que el objetivo principal de la gobernanza del proyecto es garantizar que los proyectos se realicen de la manera correcta, puede ver cómo se vincula con la gobernanza financiera a nivel corporativo, la gestión de riesgos corporativos y más.

El gobierno del proyecto debe encajar perfectamente en sus procesos organizativos actuales. En otras palabras, ¡no cree un nuevo proceso de administración financiera cuando ya tiene uno que funciona en otras áreas! Use lo que existe actualmente y modifique los procesos corporativos para que sean adecuados para su uso en un entorno de proyecto.

5 áreas de enfoque para la gobernanza del proyecto

Cuando empieces a buscarlo, te darás cuenta de que la gobernanza del proyecto está presente en todos los elementos de la gestión del proyecto. Sin embargo, hay algunas áreas clave de enfoque donde la gobernabilidad es particularmente relevante.

1. Metodologías y procesos: Estos le ayudan a entregar el trabajo de manera confiable y sostenible.
2. Gestión del conocimiento: esto es crucial para las lecciones aprendidas y para asegurar que la organización aprenda de la experiencia del proyecto. La gestión del conocimiento es esencial si desea dejar de cometer los mismos errores varias veces.
3. Madurez de la gestión de proyectos: a medida que aumenta la madurez de la gestión de proyectos de su organización, también lo hará su capacidad de entregar con éxito.
4. Buy-in de alto nivel: el compromiso con la gestión de proyectos comienza en la parte superior. Si cuenta con el apoyo de la administración, esto caerá en cascada en todos los niveles del negocio y el enfoque de la gobernabilidad será más sostenible.

1. Cultura de apoyo: una cultura de apoyo, no de culpa, asegurará que los gerentes de proyectos tengan el entorno adecuado para prosperar. Una cultura de apoyo, liderada por la Oficina de Administración de Proyectos o el Director de Proyectos, ayudará a los gerentes de proyectos a alcanzar sus metas y las del proyecto.

Qué hacer si no hay un estándar corporativo

Muchos gerentes de proyectos en organizaciones más pequeñas se encuentran ejecutando proyectos en un entorno de apoyo, y donde existe un compromiso con el concepto de gestión de proyectos, pero sin las estructuras organizativas formales establecidas para alimentarse.

En esa situación, y no es exclusivo de organizaciones pequeñas, estará diseñando su modelo de gobierno de proyectos desde cero. Si no existe un enfoque de gobernabilidad del proyecto que pueda sacar de la plataforma y que se ajuste a su proyecto, tendrá que crear el suyo propio.

¡Eso no es tan difícil como podría parecer!

Comience con la configuración de lo básico:

• Crear un documento de roles y responsabilidades.
• Asegúrate de tener un patrocinador de proyecto
• Asegúrese de tener una Junta de proyecto o un grupo directivo y organice reuniones periódicas para las que tome y distribuya las actas
• Establecer un proceso de gestión de riesgos.
• Configurar un proceso de gestión de cambios.
• Incorpore puntos en el cronograma de su proyecto donde verifique la viabilidad del proyecto con respecto a los objetivos originales del caso de negocio (el final de cada etapa de la fase es el punto natural para poner estos controles).

En última instancia, es responsabilidad del patrocinador del proyecto garantizar que haya una gobernanza adecuada, pero los gerentes de proyecto también pueden desempeñar un papel activo en esto.

La gobernabilidad puede ser uno de los temas más secos en la gestión de proyectos, pero es uno de los más importantes. Es la forma en que los equipos de alta gerencia saben que está haciendo un buen trabajo y les asegura que el proyecto se está desarrollando como debería. También proporciona los controles y saldos necesarios para que los gerentes sepan que el dinero se está gastando de manera apropiada y alineada con el caso de negocios.