Cómo Chunking mejora la eficiencia en el trabajo y la productividad

Como gerentes, pasamos gran parte de nuestro día tratando de encajar más trabajo en menos tiempo. Una respuesta común para los profesionales con exceso de trabajo en todos los niveles es intentar realizar múltiples tareas al realizar múltiples actividades al mismo tiempo. El problema es que la multitarea no funciona.

¿Por qué la multitarea no es el enfoque más eficaz para la productividad laboral?

Por ejemplo, imagina que a medida que te lavas los dientes por la mañana, empiezas a pensar en la agenda de una gran reunión más tarde en el día. No se necesita gran parte de la capacidad de procesamiento de su cerebro para lavarse los dientes y es posible que realmente pueda concentrarse en la agenda mientras maneja mecánicamente su tarea de limpieza de dientes por la mañana.

Pero, ¿qué hay de las dos tareas que requieren más capacidad de tu cerebro? Podrías estar hablando por teléfono mientras preparas el desayuno. Puede hacer que ambas tareas se realicen correctamente, pero la oportunidad de cometer errores debido a lapsos de atención es grande.

Chunking como una alternativa a la multitarea

"Chunking" describe cómo funciona la utilización de la memoria humana. Es importante recordar este concepto, ya que nos ocupamos de completar varias tareas simultáneamente. De hecho, estamos cambiando entre ellos en lugar de hacerlo al mismo tiempo (aunque, en el caso de cepillarse los dientes, puede parecer que son simultáneos).

Imagina que estás hablando por teléfono cuando alguien entra en tu oficina. Piden su consejo o una decisión rápida sobre un problema. Dejas de escuchar brevemente a la persona que está hablando por teléfono, escanea la nota que tienes delante, escribe una respuesta y vuelve a la llamada. No realizó las dos actividades (llamada telefónica y conversación en persona) al mismo tiempo.

De hecho, hiciste tres tareas en secuencia; inició la llamada telefónica, mantuvo la conversación en persona y luego reanudó la llamada telefónica. Al igual que en el ejemplo del desayuno anterior, podría haberlos hecho mejor, y en menos tiempo, si los hubiera hecho uno tras otro en lugar de al mismo tiempo. La razón es que al comenzar cada tarea, debe centrarse en ella y comenzar.

¿Por qué el tiempo de inicio en la multitarea no es efectivo?

Cuando inició la llamada telefónica, tuvo que pensarlo, encontrar el número de teléfono y hacer la llamada. Cuando te interrumpieron, tenías que averiguar qué quería la persona para poder darles una decisión. Finalmente, cuando reanudó la llamada telefónica, tuvo que recordar dónde lo dejó. Incluso podría haber tenido que decir, "Oops, lo siento, alguien entró. ¿Qué estabas diciendo?"

Cuantos más arranques y paradas hagas durante el día, más de estos momentos de puesta en marcha te llevarán mucho tiempo. Estos momentos son tiempos no productivos. Si tiene que preparar un informe diario, es probable que el momento de inicio sea bastante corto en comparación con el informe que usted solo realiza trimestralmente. Aún así, si está preparando ese informe y lo interrumpen, tiene casi la misma cantidad de tiempo para comenzar cada vez.

Digamos, por ejemplo, que puede escribir un informe en 30 minutos sin interrupciones. Sin embargo, pueden pasar varias horas si las tareas no planificadas y las interrupciones aparecen a lo largo del día. Este retraso sustancial a menudo no proviene tanto de las interrupciones reales como del tiempo que lleva reiniciar el informe una y otra vez.

¿Por qué deberías probar la fragmentación en lugar de realizar múltiples tareas?

Está bien, a veces tienes que hacer varias tareas a la vez. Su trabajo puede ser operativo como el mío, así que, ¿qué es mejor que la multitarea? Chunking es mejor

Chunking es el concepto de dividir su día en trozos más grandes en lugar de reaccionar a las interrupciones constantes. Cuanto más tiempo pueda dedicar a tareas específicas, menos momentos de inicio tendrá y su eficiencia mejorará proporcionalmente. Como no pasará tanto tiempo en los momentos iniciales, tendrá más tiempo y terminará más. Como beneficio adicional, ya que podrá concentrarse en la única tarea en cuestión, lo hará mejor.

Como una barra lateral, los gerentes de proyecto descubrieron hace tiempo el poder de esta técnica y crearon su propia versión de "fragmentación" a través del proceso de estructura de desglose del trabajo.

Cómo empezar con Chunking en el trabajo

Entonces, ¿cómo puedes empezar a fragmentar?

• Comience poco a poco hasta que tenga la sensación de ello. Elija una sola tarea, tal vez su informe semanal.
• Ponga a un lado los 30 minutos que sabe que tomará.
• Cierre la puerta o coloque un cartel que diga "Genio en el trabajo" o algo así y luego concéntrese en el informe y nada más que en el informe.
• Ignora el teléfono.
• No revise el correo electrónico.
• Sólo escribe el informe.

Intente lo mismo con llamadas telefónicas, reuniones de empleados y otras actividades regulares. Concéntrese, divida sus días, y después de unas semanas de práctica, se sentirá y será más eficiente.

La línea de fondo

No pierdas tanto tiempo intentando realizar múltiples tareas. En su lugar, hazte más eficiente y más productivo mediante la fragmentación. Mientras que el término es torpe, el concepto es efectivo.

Actualizado por Art Petty