Cómo crear un registro de riesgo de proyecto

01 buen registro de riesgos de diseño

Una forma de fomentar la participación en la gestión de riesgos es con un buen diseño de registro de riesgos. El formato correcto comunicará rápidamente el nivel general de riesgo en el proyecto para usted y otros miembros del equipo del proyecto.

Debería permitir a los usuarios acceder fácilmente a más detalles sobre los riesgos individuales cuando sea necesario. Esto, a su vez, estimula a todos a pensar en términos de riesgos: detectar nuevos a medida que surgen y monitorear y tomar medidas para mitigar los riesgos existentes.

02 Incluye los campos correctos

Como mínimo, su registro de riesgos debe incluir un identificador único para cada riesgo, una descripción del mismo, acciones a tomar en respuesta y el propietario de la tarea.

Las descripciones deben ser breves y al punto. Por ejemplo, un riesgo identificado como "Daño por lluvia" podría incluir esta descripción: "Las fuertes lluvias podrían inundar el campo y causar el deterioro del cultivo".

03 medidas adicionales

Es posible que desee incluir medidas cuantitativas de probabilidad, impacto y riesgo general, y valores residuales después de la mitigación para proyectos más riesgosos.

Los campos numéricos que se calculan automáticamente pueden ser útiles si está utilizando una técnica de evaluación de riesgos como el método de Monte Carlo. Otros campos útiles incluyen fechas clave, categoría de riesgo, categoría de respuesta al riesgo, proximidad, costos de mitigación y estado.

No hay límite para la cantidad de campos que puede incluir, pero solo los campos clave deben mostrarse en el nivel de vista de lista. Evite usuarios abrumadores poniendo detalles innecesarios en el nivel de vista de lista. Idealmente, los espectadores que necesitan información más completa hacen clic para acceder a los detalles.

04 otra opcion

Es posible que desee crear una base de datos de registro de riesgos para cada proyecto para no estar restringido a un conjunto estándar de campos. Aunque una hoja de cálculo puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus proyectos, particularmente proyectos más pequeños, una base de datos creada con software como Kahootz o Podio puede ser mejor. Facilitan la adición de documentos y grandes cantidades de texto cuando es necesario.

05 semáforos

Es difícil superar el sistema de semáforos para el impacto visual. Los usuarios saben que el rojo significa alto riesgo, el ámbar significa riesgo medio y el verde es bajo riesgo. Estas señales visuales rápidas ayudan a los lectores a escanear la información más rápidamente.

06 características de seguridad

Es posible que desee fomentar la participación permitiendo que todos los miembros del equipo del proyecto y quizás algunas partes interesadas vean el registro de riesgos. Sin embargo, debe configurar los derechos de acceso de los usuarios para que solo puedan ser editados por los administradores y propietarios de riesgos clave. Necesita una pista de auditoría de quién cambió qué y cuándo.

07 Resumen de perfil de riesgo

Los miembros principales del equipo del proyecto y las partes interesadas pueden no tener tiempo para digerir la vista de lista de cada riesgo. Para ellos, un resumen del perfil de riesgo ofrece una imagen rápida de los riesgos generales del proyecto. Ilustra la cantidad de riesgos en cada nivel de probabilidad e impacto.

08 Se trata de la comunicación

Recuerde que un registro de riesgos del proyecto no solo enumera los riesgos y las acciones de mitigación. Es una herramienta de comunicación que involucra a sus colegas en la gestión de riesgos. Su diseño debe reflejar este objetivo con diferentes vistas para diferentes audiencias.