Pasos sencillos para crear un presupuesto de proyecto

Los gerentes de proyectos con experiencia y los que trabajan en grandes empresas tendrán software y contadores para ayudarlos a elaborar los presupuestos de los proyectos. Pero ¿y si no lo haces? Si está mirando una hoja de cálculo en blanco o un correo electrónico del patrocinador de su proyecto pidiéndole que reúna las finanzas del proyecto, este artículo es para usted.

Veremos las cinco cosas que debe hacer para crear un presupuesto básico del proyecto.

Usa tu lista de tareas

Primero, tome su lista de tareas del proyecto. También puede tener una estructura de desglose del trabajo, y si tiene una, es mejor usarla. Pero una lista de tareas servirá siempre que cubra todo lo que necesita hacer en el proyecto.

Si no tiene una lista de tareas, es hora de crear una. Anote todo lo que tiene que hacer y las cosas que debe construir, hacer o completar antes de poder completar el proyecto. No tiene que estar en ningún orden en particular, pero sí tiene que incluir todo.

Finalmente, en este paso, haga una lluvia de ideas con su equipo de proyecto, ya que es probable que haya algo que haya olvidado. ¡Muchas cabezas son mejores que una!

Estimar cada componente

Ahora revisa tu lista y calcula el precio de cada artículo. Por ejemplo, una tarea que dice "establecer reuniones para discutir los requisitos" puede incluir la contratación y contratación, las salas de reuniones o la compra de cualquier recurso que necesite, como un proyector o rotuladores. Hay un costo involucrado con eso, así que obtenga cotizaciones para el alquiler de su habitación y el otro equipo y anótelos.

Haga esto para todo en la lista de tareas, de modo que termine con un precio contra cada artículo. Algunas tareas del proyecto pueden no tener un precio adjunto, y eso está bien.

Añadir estimaciones juntas

A continuación sume todas sus estimaciones. Es más fácil hacer esto si hace una lista de elementos en una hoja de cálculo, agregue los costos en la siguiente columna y luego sume la columna en la parte inferior. ¡Deja que la hoja de cálculo haga el cálculo por ti! Se convierte en su hoja de cálculo de presupuesto.

También es una buena idea agrupar sus costos en categorías, para que pueda ver fácilmente a dónde va la mayor parte del dinero. Utilice categorías como ‘Inicio de proyecto,‘Infraestructura’o‘Capacitación’: elija agrupaciones que tengan algún significado en el contexto del proyecto.

Añadir contingencias e impuestos

¡Sería genial si tuviera una bola de cristal y pudiera predecir estos costos con una precisión del 100%, pero probablemente no se sienta seguro de su capacidad para hacerlo! Es donde entra en juego la contingencia. Es un fondo de dinero basado en la confianza con la que se siente que tiene las estimaciones correctas. No se relaciona con ninguna tarea en particular. Es una "olla de emergencia" en general en caso de que haya algo mal o haya dejado algo por error.

Si no sabe cuánta contingencia debe agregar, vaya por el 10% del total que creó en el Paso 3. Es una estimación no científica que muchos gerentes de proyectos usan y le brinda un poco de amortiguación en su presupuesto en caso de que lo necesita.

Agregue una línea en la hoja de cálculo de su presupuesto en la parte inferior que dice "Contingencia" y especifique el porcentaje que utilizó.

No olvide agregar cualquier impuesto a las ventas u otros impuestos que no estén incluidos explícitamente en sus estimaciones de artículos individuales.

Súmelo todo, y esa es la cantidad de su presupuesto final.

Obtener aprobación

Lo último que debe hacer es lograr que su gerente o patrocinador del proyecto apruebe su presupuesto. Hable con ellos sobre cómo lo juntan y qué elementos conforman su presupuesto general.

¡Eso es! El presupuesto del proyecto es una habilidad esencial de administración de proyectos, y esta guía lo ayudará a comenzar a crear un presupuesto para el proyecto.