Los roles esenciales dentro de un equipo de gestión de proyectos

Los tipos de proyectos que ejecutan los gerentes de proyectos profesionales suelen ser a gran escala y complicados. Requieren el aporte de muchas personas, incluido usted como gerente de proyectos.

Roles dentro de un equipo profesional de gestión de proyectos

Los siguientes roles normalmente conforman un equipo profesional de gestión de proyectos:

Patrocinador de proyecto

A menudo, en una organización grande, una persona de alto nivel, posiblemente un gerente o director superior, actuará como patrocinador del proyecto. Este rol puede ser a menudo como la relación de trabajo que un presidente de una compañía tomaría con un CEO: el de amigo crítico / apoyo moral / comunicador clave para una variedad de audiencias (asumiendo el rol apropiado según el contexto). Pero el papel es un poco más complejo que esto.

El patrocinador del proyecto es su defensor al más alto nivel, que trabaja con usted más estrechamente que nadie en el equipo de administración superior. Presentan su progreso a la alta gerencia y son responsables, con usted, del éxito o no del proyecto.

Tienen una visión más amplia de lo que está sucediendo en toda la organización y pueden ver dónde encaja el proyecto en el panorama general. Podrán dirigir el proyecto para lograr sus objetivos establecidos por la administración superior y dentro del contexto de la dirección de viaje de la organización. Pueden hacer arreglos para que se pongan a disposición recursos adicionales y abrir puertas que se le pueden cerrar como gerente de proyecto debido a su relativa falta de antigüedad.

Esencialmente, el patrocinador del proyecto existe para apropiarse de la oportunidad o necesidad comercial y llevarlo adelante para garantizar que los problemas se resuelvan y los beneficios se logren al tiempo que se resuelven los asuntos que están fuera del control del gerente del proyecto.

Gerente de proyecto

El director del proyecto es el centro de este proyecto. Necesitan saber cuáles son los objetivos, y dónde encaja esto en el panorama general, al mismo tiempo que controlan gran parte de los detalles en cada etapa.

Esta persona es el planificador (incluido el mantenimiento del diagrama de Gantt), el organizador y el implementador y la persona que debe tener las habilidades de gestión de proyectos para garantizar que todo, incluido el éxito, se mide y se informa con precisión.

Finalmente, necesitan ser un juez objetivo de gran parte de lo que está sucediendo, mientras que al mismo tiempo están en el corazón subjetivo de todo lo que está sucediendo.

Proyecto Cliente / Cliente

Esta es la persona responsable de pagar el trabajo. A menudo, este es el equipo responsable del problema o la oportunidad que el proyecto ha establecido para analizar. Son las personas que más se benefician del proyecto, por lo tanto, es su presupuesto el que está en riesgo.

Proveedores

Cuando su proyecto requiere conjuntos de habilidades de nicho, a menudo se encuentran fuera del personal interno de su organización. Los materiales requeridos para un proyecto a menudo también vienen de fuera de su organización, ya sea en papel, en asfalto o en aviones no tripulados para fotografía aérea.

Estas habilidades o materiales adicionales a menudo serán vitales para el éxito de un proyecto. No tener el profesional correcto o los ladrillos que llegan demasiado tarde (o temprano) puede tener un efecto perjudicial en el éxito de su proyecto.

La junta del proyecto

Los grupos mencionados anteriormente suelen formar parte de la Junta de Proyecto. La junta generalmente tiene personas clave que se pueden ver para representar los diferentes intereses en el proyecto. Estos son a menudo vistos en grupos compuestos por:

• Grupos de proveedores
• Grupos de Usuarios

La junta es generalmente presidida por el patrocinador del proyecto y es el foro donde el proyecto es llevado a una conclusión. El gerente del proyecto forma parte de este grupo y lo utiliza para comunicarse con estas partes interesadas clave, informar y tomar instrucciones sobre cómo debe desarrollarse el proyecto.

Coordinador del proyecto

Los grandes proyectos también pueden beneficiarse de un coordinador de proyectos para ayudar con el administrador. Esto asegura que las tareas mundanas, pero vitales, se realicen. Esto puede cubrir minutos de reuniones, facturación o el pedido de papelería.

Los gerentes de proyecto a veces pueden sentirse tentados a hacer estas simples tareas por sí mismos, pero cada uno puede ser una pérdida de tiempo. Debe administrar el proyecto, no administrar el administrador; es un conjunto de habilidades importante, pero los gerentes de proyectos deben saber cuándo delegar.