¿Qué es el proceso de revisión de documentos legales?

La revisión de documentos suele ser la etapa más costosa e intensiva en mano de obra del proceso de litigio, el proceso de descubrimiento electrónico y el Modelo de referencia de descubrimiento electrónico (EDRM). Durante esta fase, cada página de datos en una colección se revisa y analiza para determinar qué documentos deben ser retenidos de la producción al abogado contrario.

Quién lleva a cabo la revisión de documentos

A menudo, los revisores de documentos son abogados que entienden los asuntos legales y de hecho en el litigio y pueden tomar las decisiones de juicio necesarias en cuanto al privilegio y la capacidad de respuesta. Para minimizar el costo, los equipos de abogados contratados o asistentes legales a menudo se emplean.

El proceso de revisión a menudo consta de varias etapas. El equipo legal puede realizar una revisión de primer paso para analizar la relevancia de los documentos y codificarlos o marcarlos para un tema relevante. El personal de soporte de litigios luego carga los datos codificados en una base de datos de búsqueda que permite a los equipos de litigios localizar fácilmente los documentos clave en cada fase del proceso de litigios.

Razones por las que los documentos pueden ser retenidos

Después de procesar la información, el equipo legal realiza una segunda revisión más detallada para determinar qué documentos deben retenerse de la producción. Los documentos pueden ser retenidos por varias razones, incluyendo:

• Pertinencia - ¿Es la información relevante para los asuntos en el caso? Si es irrelevante para los hechos y asuntos del reclamo, demanda o investigación, no es necesario que se presente a las partes opuestas.
• Sensibilidad - ¿La información responde a las solicitudes de descubrimiento de las partes contrarias o las solicitudes de investigación de los organismos reguladores? Si es así, ¿a qué solicitud de producción responde la información? Los revisores de documentos también pueden etiquetar documentos "candentes" (aquellos que contienen información crucial para el caso y son particularmente receptivos) durante la etapa de revisión del documento.

• Privilegio - ¿Está la información sujeta al privilegio de abogado-cliente, la doctrina del producto de trabajo del abogado y / o alguna regla de confidencialidad y leyes de privacidad? Si es así, también se retiene de la producción.
• Confidencialidad - Si el documento es confidencial, debe ser excluido de la producción. Por ejemplo, si un documento discute un secreto comercial, como la receta de la barra de chocolate de un fabricante de dulces, el equipo legal no está obligado a entregarla a las partes opuestas. El revisor del documento analizará el documento para determinar si contiene información confidencial. Si lo hace, el revisor determinará si ciertas partes de ese documento deben ser sancionadas para proteger el producto de trabajo confidencial del cliente o si el documento debe ser excluido de la producción por completo.

Como parte del proceso de revisión de documentos, el equipo de revisión puede identificar los documentos que deben ser total o parcialmente redactados o marcados como confidenciales para proteger el contenido de esos documentos de la divulgación. El equipo también puede preparar registros de privilegios y / o redacción para rastrear dicha información.

Además de revisar la relevancia, la capacidad de respuesta, el privilegio y la confidencialidad, el equipo de revisión también puede analizar la información para relacionar documentos clave con supuestos hechos o problemas legales clave en el caso. Los revisores de documentos también pueden intentar relacionar documentos clave con actores clave que pueden declarar sobre los documentos o identificar otra información subjetiva.

Propósito de la revisión de documentos

Sobre la base de la revisión y el análisis de los documentos de la colección, el equipo legal puede comenzar a obtener una mayor comprensión de las cuestiones de hecho en un caso, formular teorías legales e identificar testigos clave para ser depuestos o llamados a juicio.

A través de la selección, la búsqueda de palabras clave, la primera revisión anterior y otras técnicas para reducir el volumen del conjunto de datos, los documentos revisados ​​en última instancia por el equipo legal generalmente representan solo una pequeña fracción de la colección original. Para reducir aún más los gastos, un número creciente de tecnologías que automatizan el proceso de revisión se están transmitiendo al mercado.