Formas de molestar a sus partes interesadas del proyecto

Como gerente de proyecto, parte de su trabajo es asegurarse de que las partes interesadas, es decir, su equipo de proyecto y sus clientes y proveedores clave, obtengan lo que necesitan del proyecto. Sus partes interesadas deben ser sus campeones clave. Deben apoyarlo, ayudarlo a alcanzar los objetivos del proyecto y asegurarse de que todos estén en la misma dirección.

Pero es fácil molestarlos. Y cuando eso sucede, pueden transformarse en personas que ya no quieren tener nada que ver con su proyecto. Es un gran riesgo para un gerente de proyecto porque necesita su ayuda y apoyo para tener éxito. Sin su aportación, es posible que no pueda entregar su proyecto. Aquí hay maneras de molestar a los participantes de su proyecto y qué debería hacer en su lugar.

No comunicarse

La comunicación debe ser aproximadamente el 80% de lo que hace como gerente de proyecto. Cuando no le diga a su equipo, proveedores o clientes lo que está sucediendo, entonces ellos se molestarán rápidamente. Peor aún, tienden a llenar los vacíos con su explicación de lo que está sucediendo, lo que probablemente no sea exacto y podría dañar la reputación del proyecto.

En su lugar, armar informes claros del proyecto. Conócelos individualmente y en grupos y manténgalos informados en cada paso del camino. Prepare un plan de comunicación del proyecto y lleve a cabo un análisis de las partes interesadas para que pueda determinar quién necesita escuchar qué y cuándo lo necesita.

No pedir su opinión

La comunicación es una cosa, pero tiende a ser sobre actualizaciones de estado y seguimiento de proyectos. Necesita hacer más que eso para involucrarlos en el proyecto. Esto puede molestar a las personas cuando son expertos en la materia en un área en particular, y no pide su opinión sobre algo sobre lo que están altamente calificados para comentar. Los gerentes de proyecto pueden caer en la trampa de creer que necesitan hacer todo y tomar todas las decisiones por sí mismos, pero ese no es el caso en absoluto.

En su lugar, pregunte su opinión sobre cómo manejar los problemas del proyecto a medida que surjan. Tomar en consideración sus puntos de vista. No tienes que hacer lo que sugieren, pero ayuda a construir relaciones si escuchas. Puede hacer esto a través de las reuniones del proyecto y estar disponible para escuchar cuando vengan a usted con sugerencias. Si se trata de su equipo, asegúrese de que tengan la oportunidad adecuada para expresar sus puntos de vista.

Creyendo que tus calificaciones te dan superpoderes

Ser un PMP® no te convierte en el mejor administrador de proyectos del mundo (aunque puede ayudar un poco). Tener un certificado de Practicante PRINCE2®, un APMP o cualquier otra designación de gestión de proyectos no lo hace más allá de cualquier reproche.

Hablar sobre sus calificaciones todo el tiempo y cómo los libros hacen las cosas es una forma segura de molestar a sus partes interesadas. No quieren saber sobre sus excelentes puntajes en el examen ni sobre cómo está aplicando la metodología a su proyecto. De hecho, todo lo que quieren es que el proyecto salga bien. No les importa mucho cómo llegas allí, la mayoría del tiempo.

No asuma que, debido a que tiene una calificación y sabe cómo hacer la gestión de riesgos, por ejemplo, no se verá afectado por un riesgo de proyecto. Sucede lo mejor de nosotros. Por lo tanto, es mejor ser humilde y dedicado, poner sus habilidades en un buen uso de una manera práctica y no creer que lo ponen por encima de sus compañeros.

Sus calificaciones deben, en cambio, brindarle la confianza de hacer su trabajo lo mejor que pueda, pero encontrará que muchas personas que trabajan como gerentes de proyectos tienen certificados. De hecho, muchas personas que trabajan en industrias especializadas tienen certificados y, para muchas empresas, las credenciales en su área de especialización, ya sea arquitectura, contabilidad o gestión de proyectos, son simplemente un factor de higiene.

No espere que sus partes interesadas estén impresionadas y no hable de ellas todo el tiempo. Demuestre sus habilidades entregando bien el proyecto y mostrando cómo aplica los conocimientos que aprendió en el aula.

Cambiando el plazo

Cuando todos se han inscrito en los hitos del proyecto y saben lo que está sucediendo, cuando todos puedan trabajar en armonía como un solo equipo. Cuando cambias los plazos y no le dices a nadie, es cuando la gente empieza a molestarse.

Cambiar las fechas tiene un gran impacto en el trabajo de otras personas. Es posible que hayan reservado tiempo de vacaciones en torno a su trabajo crítico en el proyecto. Es posible que hayan tenido que rellenar los recursos en otros equipos porque se necesita alguien en el proyecto en un momento determinado. Si cambia las fechas sin comprender todos estos antecedentes, podría poner en riesgo el proyecto.

El patrocinador de su proyecto comprenderá si no puede alcanzar los hitos acordados. Las cosas cambian. Hay nuevos elementos agregados al alcance de su proyecto o cosas extraídas. Pero no es su trabajo acordar cambios en los plazos solamente. Trabaje con su equipo de proyecto para comprender el impacto del cambio. Luego, proponga una solución al patrocinador de su proyecto, explicando la razón detrás de cambiar las fechas.

Asegúrese de que todas las partes interesadas estén al tanto del cambio y cómo podría afectar su trabajo. Luego, con el consentimiento de todos, haga el cambio y actualice la documentación de su proyecto. Nunca debe simplemente hacer cambios en las fechas sin avisar primero al resto del equipo.

Perdiendo el tiempo

Las reuniones deben ser eficientes, bien administradas y un gran uso del tiempo de todos. Pero ese no es siempre el caso. Muchas veces las partes interesadas se quejan de que han perdido el tiempo en las reuniones. No ha habido una agenda, o la decisión que esperaban que se tomara no se tomó porque había personas equivocadas en la sala.

También tiene otras oportunidades para perder su tiempo, no son solo reuniones. No desordene su bandeja de entrada poniéndolos en una copia de los correos electrónicos cuando no sea necesario. En cambio, las partes interesadas en los proyectos también tienen otro trabajo que hacer, por lo que necesitan usar su tiempo de manera inteligente. Asegúrese de que sus reuniones tengan una agenda. Planifíquelos, invite a las personas adecuadas y asegúrese de hacer un seguimiento posterior.

Sólo envíe correos electrónicos a las personas relevantes. Si necesita comunicarse con alguien, asegúrese de que entiendan por qué es importante que estén al tanto y evite la temida "responder a todos" en la medida de lo posible. Solo tenga en cuenta el hecho de que otras personas están ocupadas y que su proyecto no es su máxima prioridad todo el tiempo (si es que lo es en cualquier momento).