Cómo responder a una solicitud de verificación de referencia

Responder a una solicitud de verificación de referencia es un asunto complicado. El miedo a las represalias y los juicios impiden que muchos empleadores respondan. Estas recomendaciones lo ayudarán a responder razonablemente a las solicitudes de verificación de referencia, al tiempo que protege los intereses legítimos de su empresa y sus empleados actuales.

Siga la política de verificación de referencia establecida por su compañía

Primero, muchas empresas solicitan que los gerentes envíen solicitudes de referencia por escrito a Recursos Humanos. Sin embargo, si la referencia del gerente es positiva, puede aceptar que el administrador proporcione una referencia verbal directamente a un empleador.

Todo lo que se envíe en un formato escrito debe provenir de Recursos Humanos, o el personal de Recursos Humanos debe revisar la respuesta para verificar su coherencia y proteger los mejores intereses de la empresa. Un formato de verificación de referencia común le pide que proporcione esta información sobre el ex empleado.

• Título del trabajo, y ocasionalmente, responsabilidades del trabajo,
• Salario final,
• Fechas de empleo,
• Proporciona una lista de verificación que le pide al empleador anterior que clasifique características como "trabajo en equipo" y "confiabilidad".

Es mejor dejar este papeleo a Recursos Humanos: al menos, pídale al personal de Recursos Humanos que revise cualquier respuesta por escrito que pueda estar pensando enviar. No responda preguntas que le pidan que califique numéricamente a un ex empleado en ningún aspecto de su trabajo o características de trabajo.

Las calificaciones numéricas no son comparables en base a ningún significado compartido de la definición del término, ni el significado de los números en una escala numérica definida en estas formas. Por lo tanto, en el mejor de los casos, es la comunicación defectuosa. En el peor de los casos, puede perjudicar las perspectivas laborales de su ex empleado.

Asegúrese de que el empleado tenga una autorización firmada en el archivo

En segundo lugar, verifique que la firma del ex empleado, que autoriza la verificación de referencia, esté en el papeleo enviado por la empresa solicitante. Sin el permiso de concesión de la firma del ex empleado, no debe proporcionar ninguna información sobre el empleado.

Responda a una solicitud de verificación de referencia con una referencia positiva

Si el gerente puede, con pocas reservas, recomendar al ex empleado, en consulta con el personal de recursos humanos, el gerente puede devolver la llamada al empleador que realiza la consulta. Al responder a una llamada telefónica, el gerente debe asegurarse de que la firma del empleado que autoriza la verificación de referencia esté archivada en Recursos Humanos antes de devolver la llamada telefónica.

Cuando un ex empleado era un buen empleado y dejó a su compañía en buenos términos (tal vez un cónyuge se mudó y la distancia no era conmutable), usted quiere darle asistencia al ex empleado para encontrar un nuevo puesto.

O, tal vez, haya sido utilizado como una referencia por un empleado que le informó de una vez, aunque no recientemente. Si tiene comentarios positivos que hacer sobre el empleado, puede responder al posible empleador con los comentarios positivos que puede aportar.

Consulta Consulta las preguntas que no quieras tocar

Responda solo a las preguntas que le resulte cómodo responder si recibe una solicitud de referencia por teléfono o documento. Un gerente solo debe hablar sobre las áreas de habilidades y experiencia del empleado sobre las cuales tiene conocimiento directo. Hay varias preguntas que un gerente no debe responder:

• Pregunta de ejemplo: Predecir si su ex empleado tendrá éxito en la posición para la cual se está considerando. (¿Tienes una bola de cristal, alguien?) No puedes responder esta pregunta. Incluso si la posición suena similar, no puede predecir a los compañeros de trabajo, la cultura del empleador, su relación con los clientes o la gran cantidad de factores que ayudan al éxito de un empleado, o no.

  Buena respuesta: cuando la empleada trabajaba para mí, en su puesto en mi compañía, ella era una colaboradora fuerte cuyo trabajo era apreciado.

• Ejemplo de pregunta: ¿Cuáles fueron las debilidades del empleado?

  Buena respuesta: no tenía ninguna debilidad que valiera la pena mencionar que afectaba su capacidad para desempeñar su trabajo de manera adecuada cuando trabajaba para mí.

• Ejemplo de pregunta: ¿Por qué la empleada dejó el puesto en el que ella le informó?

  Buena respuesta: Ella buscó una mayor responsabilidad y redondear su conocimiento de nuestra compañía y nuestros productos.

  Buena respuesta: Ella dejó nuestra organización por razones personales que eran importantes para ella.

Estos son los tipos de preguntas de verificación de referencia que un empleador potencial le hará si devuelve una llamada de verificación de referencia.

Responda a una solicitud de verificación de referencia: no positiva

Si el empleado abandonó su empresa bajo una nube, ya sea que se ajustara mal para su trabajo, un empleado que no contribuya por otras razones, o que no se pueda manejar, remita la llamada o el formulario al personal de Recursos Humanos para obtener una respuesta estándar.

A veces hay circunstancias inusuales que rodean a un empleado que abandona su empresa. Tal vez un empleado estaba viendo pornografía en su computadora; sí, le pidió a su Director de Recursos Humanos que se desempeñara como una de sus referencias. Otro ex empleado puede haber amenazado con violencia o cometido un acto violento mientras estaba empleado por su empresa.

Si bien estos ex empleados rara vez incluirán a su empresa como referencia, esté preparado. Estas llamadas deben enviarse al personal de recursos humanos para la respuesta estándar.

Hay una advertencia aquí, sin embargo. Hable con su abogado antes de responder a cualquier consulta de referencia sobre un empleado potencialmente violento. Si no revela un comportamiento violento a un posible empleador, y el ex empleado comete un acto violento en el empleo del nuevo empleador, su empresa puede ser responsable de no revelar esta información. Por lo tanto, consulte con su abogado en cualquier circunstancia inusual en la que se haya separado de un empleado.

Cuando un ex empleado pide una carta de referencia genérica

No se recomienda dar a los ex empleados una carta de referencia genérica. Una vez que existe un documento, vive para siempre. Los posibles empleados han proporcionado a las oficinas de recursos humanos copias de cartas con 10 y 20 años de antigüedad, a veces apenas legibles en varias sesiones de fotocopia.

Después de un cierto período de tiempo, no tiene idea de en qué tipo de empleado se ha convertido su ex empleado, a menos que sea la rara excepción que se mantiene en contacto. Y nunca se sabe cómo el empleado usará su carta o cómo los empleadores potenciales interpretarán sus palabras. Adopte una política que establezca que los gerentes nunca deben entregar cartas de referencia genéricas por escrito.

Informe al ex empleado que su empresa estará encantada de proporcionar la confirmación de empleo de Recursos Humanos a empleadores específicos que lo soliciten directamente.

Reflexiones finales sobre cómo responder a una solicitud de verificación de referencia

Pocos empleados establecen una meta de fallar en el trabajo. Sin embargo, los empleados fallan y las empresas y los empleados hacen partes. Tenga en cuenta que cuando se le solicite una referencia, todos los ex empleados merecen la oportunidad de volver a empezar, sin importar los términos en que se separaron de su organización.

Tal vez el antiguo empleado no fuera adecuado para el puesto que ocupaba en su empresa. La cultura de su empresa puede haber sido un completo desajuste con las necesidades del empleado. El empleado puede haber tenido una visión diferente para los requisitos de su trabajo de la de su jefe. Tal vez su vida personal y su matrimonio se estaban desmoronando durante su permanencia en su empresa.

Nunca se sabe todos los detalles y las razones por las que un empleado falla o sigue adelante. Es fácil con el empleado de alto rendimiento que te arrepientas de haber perdido por un trabajo mejor, una mudanza familiar o una oportunidad de sueño. Es más difícil con el artista marginal.

Sea honesto o proporcione información mínima. No haga predicciones de éxito de bola de cristal ni proporcione clasificaciones numéricas y clasificaciones para términos indefinidos. Si es necesario, proporcione la información mínima que describe el desempeño del ex empleado. Siempre que sea posible, dele un descanso al empleado y hable con el posible empleador.

Las cifras recientes relacionadas con la verificación de referencia indicaron que los empleadores están tomando muy en serio la verificación de referencia en estos días. Más del 90 por ciento de los empleadores verifican las referencias. Siempre que sea posible, dé un descanso a sus antiguos empleados, cuando pueda hacerlo con buena conciencia.