Requisitos del Formulario de Elegibilidad de Empleo I-9

Cuando se los contrata para un nuevo trabajo, se requiere que los empleados demuestren que están legalmente autorizados para trabajar en los Estados Unidos. Como parte de los documentos de nueva contratación proporcionados por su empleador, un empleado nuevo debe completar un formulario I-9. Este documento es el método aceptado para que los empleados verifiquen su elegibilidad para trabajar en los EE. UU.

¿Qué es un formulario I-9?

Cuando los empleadores contratan nuevos trabajadores, se les exige que verifiquen la identidad de cada nuevo empleado y su elegibilidad para trabajar. Un Formulario de Elegibilidad de Empleo (I-9) es un formulario creado por el sector de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que se debe completar para cada empleado contratado en los Estados Unidos y se usa para verifique la identidad de un empleado y determine que es elegible para comenzar a trabajar para la empresa. Asegúrese de estar usando la última versión del I-9, que se revisó a partir del 17 de julio de 2017.

Cuando se completan los formularios de elegibilidad de empleo

Se debe completar un Formulario de Elegibilidad de Empleo (I-9) durante el proceso de contratación para todas las nuevas contrataciones. El empleador debe verificar la elegibilidad y los documentos de identidad del empleado y registrar la información del documento en el formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al empleo.

Los empleadores que no completen y mantengan los formularios I-9 para cada nuevo empleado pueden estar sujetos a multas u otras ramificaciones legales del Departamento de Trabajo. Los empleados deben presentar documentos originales, no fotocopias, de la documentación para demostrar que están legalmente autorizados para trabajar en los EE. UU. Como excepción, un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento.

Origen de la I-9

La Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 (IRCA, por sus siglas en inglés) considera a los empleadores estadounidenses legalmente responsables de la verificación de elegibilidad de empleo requerida para todos los empleados nuevos. Si bien no se requiere el formulario I-9 para voluntarios o empleados por contrato, los ciudadanos extranjeros con visas de trabajo deben completar el formulario.

Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, el formulario permite que un traductor o preparador legal complete el formulario en nombre del empleado. A partir de octubre de 2004, el proceso de verificación I-9 se puede completar electrónicamente.

Documentación requerida para demostrar la elegibilidad laboral

Además de su información personal básica, cuando completa un Formulario I-9, debe proporcionar al menos uno de los formularios de documentación aprobados para demostrar su identidad y su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. La documentación generalmente incluye algún tipo de identificación con foto y la confirmación del estado legal en el país y se utilizará como un control cruzado.

Documentos aceptables de la I-9

Hay tres categorías de documentos que puede enviar. Los empleados deben presentar uno de los documentos de la Lista A o uno de los documentos de la Lista B y uno de los documentos de la Lista C.

Lista A (documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidad de empleo)

• Pasaporte de estados unidos
• Tarjeta de residencia permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjero (I-551)
• Tarjeta de residencia temporal (I-688)
• Documento de Autorización de Empleo (I-766, I-688B o I-688A)
• Pasaporte extranjero con sello temporal I-551
• Para extranjeros autorizados para trabajar solo para un empleador específico, pasaporte extranjero con el Formulario I-94 que autoriza el empleo con este empleador

Lista B (documentos que establecen identidad solamente)

• Licencia de conducir emitida por un estado o posesión externa
• Tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica
• Documento tribal nativo americano
• Licencia de conducir canadiense o tarjeta de identificación con una fotografía (para extranjeros canadienses autorizados para trabajar solo para un empleador específico)
• Tarjeta de identificación escolar con fotografía.
• Tarjeta de registro de votantes
• Tarjeta militar o registro de draft de los Estados Unidos.
• Tarjeta de identificación del militar dependiente

Lista C (documentos que establecen únicamente la elegibilidad de empleo)

• Tarjeta de número de cuenta del Seguro Social sin restricciones de empleo.
• Copia original o certificada de un certificado de nacimiento con un sello oficial emitido por una agencia gubernamental local o estatal
• Certificación de Nacimiento en el Extranjero
• Tarjeta de identificación de ciudadano de los Estados Unidos
• Documento tribal nativo americano
• Formulario I-94 que autoriza el empleo con este empleador (para extranjeros autorizados para trabajar solo para un empleador específico)
• Informe consular de nacimiento en el extranjero (formulario FS-240)

Cuando no necesita completar un formulario I-9

Desde que se instituyó la ley el 6 de noviembre de 1986, la mayoría de los trabajadores pagados deben presentar formularios I-9. Sin embargo, hay algunas excepciones a la regla. No necesita un formulario I-9 si:

• Fueron contratados el 6 de noviembre de 1986 o antes, y continúan trabajando con la expectativa de permanecer en su compañía en el futuro.
• Usted es contratado para un "trabajo doméstico informal", como cuidar niños, niñeras o limpiar, en un hogar privado de manera intermitente.
• Usted es un contratista independiente.
• No estás trabajando físicamente en los Estados Unidos.

¿No hay documentación I-9?

Un empleado que no presente el documento requerido, o un recibo por un documento de reemplazo (en el caso de documentos perdidos, robados o destruidos), dentro de los tres días hábiles a partir de la fecha de inicio del empleo, puede ser despedido. Un empleado que muestra un recibo de reemplazo tiene 90 días para presentar los documentos de reemplazo.

Si necesita obtener una copia de su documentación, puede solicitarla en línea.

Proceso de Reverificación de Formularios I-9

Los formularios I-9 de Citizen de los Estados Unidos son válidos indefinidamente a menos que se produzca una brecha en el empleo que exceda un año. Los ciudadanos extranjeros con visa de trabajo o estudiantes y visitantes de intercambio deben volver a verificar su I-9 con cada extensión, o después de que su visa haya caducado con un nuevo permiso de autorización de empleo.

El empleador debe retener los formularios I-9 durante los tres años posteriores a la fecha de inicio del empleado o un año después de la terminación de su empleo, lo que ocurra más tarde.

Cláusulas contra la discriminación

La legislación de la IRCA que es responsable del I-9 también incluye cláusulas de antidiscriminación. En virtud de la IRCA, a los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y solicitantes de asilo legalmente autorizados para trabajar en los Estados Unidos no se les puede negar el empleo legalmente ni pueden ser despedidos por la fuerza de origen o ciudadanía. Además, los empleadores deben aceptar cualquiera de los documentos mencionados anteriormente para el formulario I-9 siempre que los documentos sean originales o copias certificadas. El IRCA es ejecutable para todos los empleadores con tres o más trabajadores.

Verificación del empleador de la información I-9

Los empleadores pueden verificar la información de I-9 de un empleado en línea para evitar multas o multas utilizando el sistema E-Verify. Este es un servicio en línea proporcionado por el gobierno federal que compara la información del Formulario I-9 de un empleado, Verificación de elegibilidad de empleo, con la información del Departamento de Seguridad Nacional y la Administración de Seguridad Social de los Estados Unidos para confirmar la elegibilidad de empleo. Se requiere el número de Seguro Social del empleado para realizar una verificación utilizando E-Verify, y el sistema no puede usarse para volver a verificar una autorización de empleo expirada.

Sanciones para los empleadores que contratan trabajadores no autorizados

Los empleadores que contratan trabajadores no autorizados pueden recibir una multa de entre $ 250 y $ 5,000 por trabajador, dependiendo de la gravedad de la situación. Si una compañía ha sido condenada por tres o más delitos, las sanciones pueden llegar hasta $ 10,000 por trabajador ilegal o más, y hasta seis meses de cárcel para el empleador. Aceptar documentos fraudulentos también puede hacer que una empresa pague entre $ 375 y $ 3,200 por la primera infracción, y el doble de esta última por cada documento adicional en caso de ocurrencias adicionales.

Finalmente, los empleadores pueden ser multados o sujetos a otras repercusiones por discriminar en función de la ciudadanía, origen nacional, fraude o rechazo de documentos, o represalias.

La información contenida no es un asesoramiento legal y no es un sustituto de dicho asesoramiento. Las leyes estatales y federales cambian con frecuencia, y la información puede no reflejar las leyes de su propio estado o los cambios más recientes a la ley.