Lo que todo empleador debe saber sobre los requisitos del formulario I-9

El formulario de elegibilidad I-9 es requerido por la Ley de Reforma de Inmigración, que verifica la identidad de un empleado y su elegibilidad para trabajar legalmente en los Estados Unidos. Si un empleador omite algún paso o se olvida de incluir los documentos adecuados, corre el riesgo de ser multado con posibles complicaciones legales bastante graves, por lo que es tan importante verificar todos los aspectos de un empleado I-9.

Lista A: documentos que establecen tanto la identidad como la elegibilidad para el empleo

En el I-9, hay una lista requerida de documentación para probar la identidad. Estos documentos establecen la identidad y la elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Y se consideran una prueba aceptable de ambos.

• Pasaporte de los Estados Unidos (vencido o vencido)
• Certificado de ciudadanía estadounidense (Formas N-560 o N-561)
• Certificado de naturalización (Formas N-550 o N-570)
• Pasaporte extranjero vigente con adjunto. Formulario I-94 indicando la autorización de empleo vigente
• Tarjeta de residente permanente o tarjeta de recibo de registro de extranjero con fotografía (Formulario I-551)
• Tarjeta de Residencia Temporal No Expirada (Formulario I-688)
• Tarjeta de Autorización de Empleo Vencida (Formulario I-688A)
• Permiso de reingreso no vencido (Formulario I-327)
• Documento de viaje de refugiado no vencido (Formulario 1-571)

• Documento de Autorización de Empleo Vencido emitido por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que contiene una fotografía (Formulario I-688B)

Lista B - Documentos que establecen identidad

En ausencia de cualquiera de los documentos anteriores, un empleado tendría que presentar otros dos, uno para la prueba de identidad y el otro para la prueba de elegibilidad de empleo. Los siguientes documentos pueden usarse para establecer la identidad de un empleado:

• Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección
• Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información como el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la altura, el color de los ojos y la dirección
• Tarjeta de identificación escolar con fotografía.
• Tarjeta de registro de votantes
• Tarjeta militar o registro de draft de los Estados Unidos.
• Tarjeta de identificación del militar dependiente

• Tarjeta de Marino Mercante de la Guardia Costera de los Estados Unidos
• Documento tribal nativo americano
• Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense.

Lista C: documentos que establecen la elegibilidad laboral

Uno de estos documentos debe se presentará además de un documento de la Lista B si un empleado no puede proporcionar un documento de la Lista A.

• Tarjeta de la Seguridad Social de los Estados Unidos emitida por la Administración de la Seguridad Social, que no sea una tarjeta que indique que no es válida para el empleo
• Certificación de Nacimiento en el Extranjero expedida por el Departamento de Estado (Formulario FS-545 o Formulario DS-1350)
• Copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o posesión de los Estados Unidos que lleva un sello oficial
• Documento tribal nativo americano.
• Tarjeta de identificación de ciudadano de EE. UU. (Formulario I-197)
• Tarjeta de identificación para uso de un ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179)

• Documento de autorización de empleo no vencido emitido por el DHS distinto de los enumerados en la Lista A

Lista especial para personas que son menores de edad

Los empleados menores de 18 años y, por lo tanto, que no pueden presentar ninguno de los documentos anteriores pueden proporcionar documentos apropiados para su edad, incluyendo:

• Expediente escolar o boleta de calificaciones
• Clínica, médico u hospital.
• Guardería o registro de guardería

Formularios adicionales I-9 Responsabilidades del empleador

Asegúrese de que los formularios I-9 estén completos correctamente y que usted y su empleado sigan exactamente las instrucciones. Debe conservar el formulario I-9 de cada empleado durante al menos tres años o un año después de que termine el empleo, lo que sea más largo.

Conserve y haga copias de los documentos originales suministrados por sus empleados. Esto no es necesario pero se aconseja. Mantenga solo el número mínimo de documentos requeridos y almacene los formularios y las fotocopias de documentos separados de los archivos de sus empleados.

Si se realiza algún cambio en el documento del archivo I-9, cámbielos en el formulario original y ponga sus iniciales y la fecha. No llene un formulario nuevo. Vuelva a verificar las autorizaciones de trabajo que caducan y no permita que los empleados trabajen si su documentación ha caducado.

Asegúrese de responder de acuerdo con las instrucciones y pautas de tiempo si recibe una carta de no coincidencia de la Administración del Seguro Social que indique que un cierto número de sus empleados tienen números de Seguro Social no verificables.

Obtenga la información actual del formulario I-9 en los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). Información adicional está disponible en la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos.

Requerimientos legales

El formulario I-9 debe completarse para cada empleado nuevo independientemente de su origen nacional o si el empleado es ciudadano de los Estados Unidos. Un empleador ha violado la ley federal de inmigración si no verifica la identidad y la autorización de empleo de un nuevo empleado con un Formulario I-9. Las sanciones varían sustancialmente y se basan en un sistema de niveles, pero pueden llegar a alcanzar los $ 20,000. Las multas aumentan a partir de $ 548 por continuar empleando a sabiendas a personas que no presentan los formularios I-9 con la verificación adecuada.

Descargo de responsabilidad: tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque con autoridad, no está garantizada por su exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación.