Pasos para personalizar su comunicación para cada audiencia

Si espera comunicarse con las personas de una manera que comparta información, y especialmente, cambie el comportamiento y tenga un impacto serio, necesita conocer a su audiencia. Es un principio fundamental de la gran comunicación. Comprender la perspectiva de las personas con las que está hablando lo ayuda a convertirse en un mejor presentador y profesional de Recursos Humanos.

Conoce a tu audiencia. Sepa lo que les importa. Saber lo que quieren escuchar. Y al conocerlos y al enfocar su mensaje, puede mostrarles que usted es un recurso. Usted involucra a su audiencia y tiene un mayor impacto.

¿El problema? Saber que su audiencia lleva tiempo, y siempre es más fácil hacer un volcado de ideas de todas las cosas que sabe o quiere decirle a su audiencia sobre un tema. Pensar críticamente sobre lo que su audiencia quiere o necesita escuchar es más difícil.

Una gran cantidad de profesionales de recursos humanos se enredan en dar a su audiencia todo lo que deberían saber o hacer sobre una presentación de un tema. Sabes que has caído en esta trampa cuando te encuentras poniendo viñetas en diapositivas en lugar de pensar en:

• lo que realmente le importa a la audiencia,
• cuáles son sus puntos más importantes, y
• cómo mapearlos en una historia clara que crea una charla atractiva.

La segunda trampa en la que caen muchos profesionales de Recursos Humanos es repetir esa misma presentación día a día a diferentes audiencias. El problema es que las diferentes audiencias se preocupan por las diferentes cosas y responden a ellas; por lo tanto, si desea ser atractivo, debe personalizar su mensaje cada vez que hable.

Es la forma de asegurarse de que personalice su mensaje, elimine el ruido y mantenga a su audiencia involucrada con lo que les está diciendo, sin importar quién o dónde estén. Estos cinco recordatorios clave asegurarán que sus palabras logren el impacto que merecen, cuando gane la atención y el compromiso de su audiencia.

Sepa lo que le importa a su audiencia

A tu audiencia no le importará lo que digas hasta que hayas demostrado que te preocupas por ellos. Al planificar su presentación, pregunte cuáles son los desafíos y las necesidades de su audiencia esperada. ¿Cuáles son las tres o cuatro preguntas o problemas principales que tienen en mente sobre su tema?

Si no sabe, pregunte a algunas personas que asistirán a su presentación, pregúntele al gerente del departamento o, si no hay información disponible, haga su mejor estimación.

Luego comience su presentación recordando a su audiencia las preocupaciones identificadas. Diga: "Sé que varios de ustedes se han estado preguntando acerca de nuestras opciones de beneficios, o" Me imagino que estas tres cosas son lo que realmente desea obtener de este taller ".

Cuando hablas por primera vez sobre tu audiencia y sus problemas y necesidades que tratarás en tu charla, demuestras que te preocupas por ellos. Eso hace que la gente quiera escuchar.

Haga un mapa de sus puntos principales para su audiencia

La mayoría de las presentaciones de recursos humanos se sienten como un volcado de información, no una historia clara con un conjunto de puntos principales. Los profesionales de recursos humanos generalmente saben mucho más de lo que otras personas quieren o necesitan saber sobre cualquier tema necesario.

Los autores Chip y Dan Heath, en su libro "Made to Stick", denominaron a esto "la maldición del conocimiento". ¿Cuándo fue la última vez que sintió que una presentación era demasiado breve o cubría muy poca información? Probablemente rara vez si alguna vez

Las personas que se destacan como presentadores, las que son escuchadas y tienen influencia, comienzan reconociendo el problema de la audiencia que están ayudando a resolver. Luego, cuando preparan su presentación, separan lo que deben saber de lo que es bueno saber.

Tómese la mitad del tiempo de preparación que tenga para concentrarse en el corazón de su presentación y lo que su público necesita saber para ayudarlo. La mejor manera de romper la "maldición del conocimiento" es enfocarse en lo que es más importante para usted y para la audiencia.

Haga un mapa de su presentación en una pizarra o papel, o use un conjunto de notas adhesivas. ¿Qué secuencia de puntos es mejor? ¿Hay algún orden en los puntos que tenga más sentido para su audiencia? ¿Cómo se relacionan sus puntos unos con otros? Que sean claros Si no lo hacen, dígales a las personas: "Este es un tema totalmente diferente, pero importante".

Cuente historias y use ejemplos que su audiencia encontrará relacionables

Además de tratar de presentar demasiadas cosas a la vez, con demasiada frecuencia las presentaciones de RR.HH. suenan abstractas y no están relacionadas con la vida cotidiana y el trabajo de la audiencia. Lo que sucede entonces es que la gente se desconecta, se sienta durante la conversación, asume que no se trata de ellos, y no realiza ninguna acción. Esto hace que la presentación sea un desperdicio de su tiempo y el suyo.

Para relacionarse con ellos, para ayudarlos a tomar medidas, las personas necesitan ideas basadas en historias y ejemplos. Los cerebros humanos están conectados para relacionarse con historias y recordarlas. Entonces, cubra menos puntos, mejor, con muchos ejemplos. Y, siempre que sea posible, haga los ejemplos de su departamento y su experiencia diaria en el trabajo.

Cuente historias sobre cómo usar la idea que está compartiendo. Ya sea cómo resolver un problema de compensación, cómo hacer comentarios, cómo inscribirse en su plan de visión o cómo la nueva organización es diferente de la anterior, cuente historias. Aclare el puente entre su tema y sus vidas e intereses.

Muestra, no se lo digas a tu audiencia

Una imagen vale más que mil palabras en muchos casos. Los videos se están convirtiendo en la norma para una comunicación efectiva. En este día de herramientas de video accesibles, los presentadores que usan demasiado texto a menudo usan excusas. Dicen: "Pero tengo que comunicar información muy específica" o "Mi audiencia podrá digerir mejor esta idea complicada si la escribo". No, usted no, y no, no lo harán.

A menos que su objetivo sea aburrir, alienar y decepcionar a su audiencia, y no tener influencia en el peor de los casos, corte el texto. Envíelo en un correo electrónico de seguimiento o compártalo en un documento de Google. Los elementos visuales que utiliza deben ser compatibles con la historia, no convertirse en su guión. Una vez que tenga su conjunto claro de puntos principales y un buen flujo respaldado por historias y ejemplos, solo entonces debe lanzar una herramienta de presentación.

De lo contrario, terminará con las diapositivas que cumplen una doble función como lo hace el orador. En ese caso, debería haber enviado la presentación por correo electrónico en lugar de perder el tiempo de su audiencia.

Personalice e improvise conociendo a su público

Una vez que haya creado una buena presentación que respalde visualmente su mensaje principal, tendrá la libertad de adaptarlo a cada audiencia a la que sirva. Puede expresar su opinión y luego preguntar en voz alta: "¿Entonces por qué debería preocuparse por esto?" Y adaptar su respuesta a la audiencia que está frente a usted. Lo que importa a los miembros de su equipo de marketing puede ser muy diferente de las necesidades de su personal de desarrollo.

En años de proporcionar capacitación y hacer presentaciones para líderes en docenas de organizaciones como Apple, Oracle, SAP y T-Mobile, el poder de un simple conjunto de mensajes ha brillado. Cuando los mensajes fueron apoyados por imágenes simples y entregados por un presentador enfocado que podía señalar puntos y conectarlos a la vida diaria de su audiencia, ocurrió la comunicación. Y, ¿no es ese el punto de hacer una presentación?

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Tobey Fitch es socio gerente de Fitch Associates. Ha colaborado anteriormente en publicaciones como Entrepreneur.