10 cosas que todo nuevo administrador de programas debe saber

La gestión del programa es una elección profesional gratificante y bien remunerada, pero también puede ser un rol desafiante. Si acaba de obtener su primer trabajo de administración de programas, o si quiere saber si debe dar el salto a una carrera de administración de programas, es importante comprender lo que implica la carrera. Considere estas 10 cosas que todo nuevo administrador de programas debe conocer antes de comenzar un rol de administración de programas.

La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de proyectos

La gestión de proyectos consiste en planificar el trabajo, organizar tareas y recursos, controlar procesos y cumplir un objetivo específico. Ya sea abriendo una nueva oficina, lanzando una nueva aplicación o construyendo un estadio olímpico, los proyectos tienen un inicio, medio y final definidos con un conjunto claro de objetivos.

La gestión del programa es diferente y generalmente mucho más amplia. Un gerente de programa puede supervisar múltiples proyectos al mismo tiempo, cada uno de los cuales puede tener su propio equipo de proyecto y gerente de proyecto. Esos proyectos en conjunto podrían ser parte de un programa más grande diseñado para entregar algo de valor a la organización a lo largo del tiempo.

Esperar incertidumbre

Los programas son inherentemente inciertos. Si bien es posible que sepa cuál es el panorama general, es solo una declaración de visión cuando comienza. El camino exacto de cómo llegar allí y los proyectos que se requerirán durante un período prolongado de tiempo, es algo que debe resolverse a medida que avanza.

Comenzará con una planificación detallada de lo que sabe y creará una imagen de cómo abordar el resto a medida que se acerca. Amplíe progresivamente sus horizontes de planificación y entrega hasta que no pueda continuar.

Bloquee el tiempo a intervalos regulares para planificar los siguientes pasos. También puede aprovechar esta oportunidad para asegurarse de que todavía está en camino de entregar valor comercial.

Cuidado con el Burnout

Si bien un proyecto puede haber terminado en un año o más, los programas pueden extenderse, aparentemente de manera indefinida.

Los gerentes de programas necesitan proteger a sus equipos contra el agotamiento. No puede trabajar a la velocidad máxima sin cesar, así que asegúrese de que los miembros de su personal tengan el tiempo de inactividad adecuado. Esto debe incluir períodos de tiempo más tranquilo en el trabajo con menos entregables y el tiempo adecuado fuera de la oficina para las vacaciones.

Administre de cerca la licencia por enfermedad, observe sus informes de horas extra y esté alerta al hecho de que el bienestar de su equipo es de suma importancia si desea reducir el desgaste y mantener a sus personas con talento durante la vida del programa.

Necesitas Manejar el Ritmo

Cuando está entregando un programa que tiene una fecha de finalización distante, necesita administrar el ritmo del trabajo.Es difícil mantener el impulso a lo largo de varios años, por lo que su función como administrador de programas es hacer malabarismos con las prioridades y los proyectos para que se puedan entregar productos mensurables con regularidad.

Combine las ganancias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos de la imagen más grande. Esto ayuda al equipo a ver que está avanzando y asegura que hay algunas historias de éxito a corto plazo para compartir y mantener la motivación alta. Finalmente, ayuda a los inversionistas y gerentes ejecutivos a ver que se está progresando.

Entrena a tu equipo para el éxito

Los programas a menudo ofrecen algo novedoso, único o transformador para una organización. Uno de los desafíos de trabajar en este tipo de iniciativas es que probablemente no tenga las habilidades internas para poder completar todas las tareas y proyectos requeridos.

Eso está bien y es de esperar. Su trabajo como nuevo administrador de programas es asegurarse de que puede mejorar sus habilidades, capacitarse y desarrollar a las personas que tiene para que juntos puedan abordar todos los requisitos de recursos.

Puede haber algunas áreas donde solo necesite un determinado recurso por un período limitado. Por ejemplo, no va a capacitar a uno de sus empleados sobre cómo conducir un montacargas si es una habilidad que necesita solo por una semana. Sin embargo, si está transformando la forma en que se gestiona la presencia en línea de su empresa, probablemente sería valioso contar con habilidades de desarrollo de sitios web en forma interna, junto con cierta experiencia en redes sociales o la optimización de motores de búsqueda. Estas son habilidades en las que el negocio dependerá a largo plazo.

Tome decisiones sobre cuál de estos debe tener integrado en el equipo y cuáles deben ser subcontratados, luego asegúrese de que su programa pueda entregar las tareas de capacitación y reclutamiento requeridas para estar listo para administrar los resultados a medida que cada proyecto se entrega.

La gobernanza es más compleja

Si proviene de un fondo de gestión de proyectos, entonces el gobierno no será una sorpresa para usted. Es la forma en que se organizan y controlan las estructuras de los proyectos y programas para garantizar que la toma de decisiones se realice de la manera correcta y que estén involucradas las personas adecuadas. Es crucial para garantizar que el trabajo progrese de una manera que se ajuste al caso de negocios en general y que ayude a las personas a ser responsables.

La gobernanza también es la forma en que la oficina de administración del proyecto y los ejecutivos sénior pueden garantizar que un programa esté en camino de ofrecer beneficios. También proporciona una ruta formal para cerrar proyectos o un programa completo si se puede demostrar que esos beneficios ya no se lograrán.

La gobernanza es más compleja en un entorno de programa que en un entorno de proyecto. Las juntas de proyectos y los grupos directivos normalmente tienen una membresía de nivel ejecutivo. Esto es de esperar ya que el resultado final de un programa es normalmente la transformación del negocio.

La planificación es más difícil

Los gerentes de proyecto, que están involucrados en un programa, generalmente juntan sus planes de proyecto, luego un equipo de administración del programa, bajo su dirección como gerente de programa, se reúne y los planes se integran.

Esto es más fácil dicho que hecho. Requiere identificar las dependencias entre proyectos y tareas del proyecto. Lo obliga a considerar los requisitos de recursos para todo el programa y a combinar actividades para adaptarse a la disponibilidad de personas clave.

Una vez que se establezca su plan de programa integrado, puede rastrearlo en un diagrama de Gantt u otra herramienta de software. A medida que sus gerentes de proyectos rastrean sus proyectos en tiempo real, tendrá que hacer ajustes al plan del programa, manteniendo a todos informados de los cambios y explicando qué significa esto para sus áreas de trabajo.

No tienes que planificar cada línea

Como administrador de programas, usted confía en los administradores de sus proyectos para que realicen la planificación detallada. No es práctico ni deseable que esté siguiendo un programa con miles de tareas.

Necesita una vista de alto nivel enrollada de los proyectos con suficiente detalle para mostrarle si algo va a tener un impacto a nivel de programa.

La forma más sencilla de hacerlo es con aplicaciones de software dedicadas. Tratar de administrar su programa multimillonario en una hoja de cálculo básica sería demasiado difícil.

Necesitas delegar

Por muy bueno que seas al delegar, estar en un rol de gestión de programas significa que necesitas mejorarlo aún más.

La buena noticia es que debe tener un equipo de gerentes de proyecto, e incluso puede tener una oficina de administración de programas dedicada para respaldar su cambio transformador.

Hay mucho trabajo que hacer en un programa, y ​​configurarlo para garantizar que todas las partes móviles se muevan juntas en el momento adecuado es un gran esfuerzo. No puedes hacerlo solo y no debes intentarlo. Calcule cuánto tiempo necesita para iniciar el programa y luego asegúrese de contar con un equipo para respaldarlo.

Si no tiene a nadie en la oficina de administración de su programa, solicite que alguien sea adscrito al equipo de administración del programa. Hay mucho que hacer para ellos. Por ejemplo, alguien en un rol de coordinación de proyecto estaría perfectamente ubicado para brindar la coordinación requerida a nivel del programa, liberándolo para involucrarse en tareas estratégicas.

No tengas miedo al conflicto

Hay muchos hilos a los programas. Desde proyectos con partes interesadas difíciles hasta plazos aparentemente inalcanzables, todos los días le brindarán oportunidades de conflicto. Tenga cuidado con las cosas que interrumpen el rendimiento del proyecto y esté preparado para intervenir cuando sea necesario para evitar una situación de conflicto antes de que comience.