Cómo hacer una lista de tareas: consejos de administración

Todos hemos hecho listas de tareas pendientes. De alguna manera, nunca parece haber suficientes horas en el día para lograr todas las cosas en su lista de tareas pendientes. Aquí hay un sistema que funciona, y puede funcionar para usted también.

Una lista no es suficiente

Hacer una "lista de cosas por hacer" no es suficiente. Tienes que clasificarlos. Tienes que saber qué tareas son más importantes para poder concentrarte en ellas. Luego, debe asignar recursos a esos elementos, medir su progreso y recompensarse a sí mismo por sus éxitos.

Clasificación

Enumere todos sus elementos de tareas en una hoja de cálculo, aunque también puede hacerlo en papel. También puede ponerlos en su computadora o teléfono inteligente, escribirlos en su calendario o ingresarlos en un software de administración de tiempo.

El primer paso es hacer una lista de todo lo que tienes que hacer. A continuación, asigne un rango para que pueda centrarse en los elementos importantes.

Utilice un ranking A, B, C. La lista A es lo que debo hacer hoy antes de irme. La lista B es cosas que necesita hacer, pero no necesariamente hoy. Finalmente, la lista C es lo que necesita para encontrar tiempo para hacer pronto.

Puede descubrir rápidamente que las cosas en la lista C, e incluso la lista B, nunca se hacen. En una posición de Gerente de Operaciones hace varios años, me encontré cada vez más frustrado con mi A-list. No solo no lo estaba superando todos los días, como siempre lo había hecho antes, sino que la lista A seguía creciendo. Fue entonces cuando me di cuenta de lo que tenía que hacer para que mi lista de tareas funcionara para mí, y desarrollé un sistema que hizo trabajo.

Gestión del tiempo

No era suficiente saber lo que era importante; Lo que hizo la A-lista. También necesitaba saber cuánto tardarían las cosas y cuánto tiempo tenía para dedicarles a ellas. Agregué una columna a mi lista de tareas pendientes con el tiempo estimado que cada tarea debería tomar y una columna adyacente con el total acumulado.

Entonces hice un simple estudio de tiempos. Al hacer cada tarea, anoté lo que hice y los tiempos de inicio y finalización. Seguí la pista durante todo un día. Luego lo repetí un par de semanas después en un día diferente. No fue una encuesta exhaustiva de ninguna manera, pero me dio una idea. Como Gerente de Operaciones, gran parte de mi día fue ocupado por interrupciones: lidiar con los eventos que ocurrieron, las crisis que surgieron o los problemas que debían resolverse. En promedio estas interrupciones consumieron cuatro horas al día. Como normalmente trabajo un día de diez horas, eso me dejó seis horas al día para las cosas en mi lista de tareas pendientes.

Cada noche, antes de irme de la oficina, actualizaba mi lista de tareas pendientes. Eliminaría las cosas que había completado, delegado o degradado, agregaría las nuevas cosas que surgieron, reorganizaría las prioridades para obtener las tareas más importantes y asignaría tiempo estimado a cada una. Luego bajaría de la lista a la marca de las seis horas y dibujaría una línea. Ese se convirtió en mi objetivo para el día siguiente.

Recompénsate

La mayoría de las veces, esa línea cayó en algún lugar de mi A-list. Rara vez estaba en algún lugar cerca del fondo. Sin embargo, ese era mi objetivo. Si llegué a la línea o la pasé, me fui a casa sintiendo que había sido un día productivo y exitoso. En lugar de golpearme por las cosas a las que no había podido llegar, reconocí mi éxito al haber alcanzado o superado mi objetivo. Al día siguiente, tuve que comenzar de nuevo y alcanzar el nuevo objetivo, pero lo hice desde la perspectiva de aprovechar el éxito anterior en lugar de la frustración de tener constantemente más que hacer de lo que tenía tiempo de lograr.

Necesitas un sistema

Para tener éxito, debe desarrollar un sistema para administrar su tiempo de modo que pueda hacer más en el tiempo que tiene. Si su línea objetivo en su lista de tareas está siempre cerca de la cima, su jefe comenzará a buscar a alguien más que pueda trabajar un poco más abajo en la lista todos los días. A continuación, consulte algunos recursos para ayudarlo a hacer un mejor trabajo de administración del tiempo.

Administrar este problema

Haz una lista de las tareas que tienes que hacer. Priorice aquellos que son importantes, no solo urgentes. Tenga un plan para lo que debe lograr cada día. Trabajar hacia ese plan. Recompénsate cuando cumplas o superes tu objetivo.