Cómo dominar su lista de tareas

Acéptalo, todos tenemos mucho que hacer. En cualquier día dado, nuestras listas de tareas incluyen:

• Responsabilidades de trabajo
• Responsabilidades del hogar
• Horarios y actividades escolares.
• Diligencias
• Llamadas telefónicas

¿Cómo hacer un seguimiento de todo esto? Si usted es como la mayoría de las personas, no es tan eficaz o eficiente como podría.

• ¿Su oficina está llena de notas amarillas pegadas en todas las superficies?
• ¿Tienes listas de tareas separadas? ¿Uno para el hogar y otro para la oficina? ¿O quizás tienes múltiples listas para cada uno?
• ¿Coges sobres o incluso servilletas para anotar cosas que te salen de la cabeza mientras conduces?
• ¿Cuántos blocs de notas diferentes hay en su escritorio ahora que incluyen elementos de acción o tareas pendientes? Se honesto.
• ¿Está su bolso lleno de trozos de papel que incluyen tareas pendientes o mensajes telefónicos?
• ¿Qué pasa con el mostrador de tu cocina? ¿Está lleno de notas, listas de compras y tareas personales?

Para administrar sus listas de tareas de la manera más eficiente, consolidarlas en una lista maestra.

El experto en gestión del tiempo Kenneth Zeigler es un gran defensor del uso de una lista maestra. En su libro Organizando para el éxito, dice, "El propósito de una lista maestra es quitar todo de su cabeza. Una lista maestra es una diario de pensamientos y actividades a medida que se producen. La mente puede organizar lo que necesita para lograr más efectivamente cuando puede ver todo lo que necesita completar ".

Cómo empezar

• Encuentra la herramienta adecuada - Debe encontrar una herramienta que funcione para capturar su lista maestra consolidada. Algunos pueden encontrar que un simple bloc de notas hace el truco. Otros pueden querer usar un cuaderno espiral específicamente diseñado para tareas de seguimiento. Considera usar un sistema de notas electrónicas como Evernote.
• Asegúrese de que la herramienta sea portátil - A medida que las tareas pendientes aparecen en su cabeza, necesita un lugar para grabarlas, así que asegúrese de que la herramienta que elija sea portátil.Si está utilizando un sistema de notas electrónicas, lleve consigo un pequeño cuaderno en todo momento para registrar sus pensamientos, ideas, tareas y compromisos. Puede transferirlos a su organizador de notas electrónicas al final del día.

• Consolidar todas sus listas - Una vez que haya seleccionado la herramienta adecuada, reúna todas sus listas de tareas pendientes. Transfiera todas las tareas y elementos a su nueva lista maestra. No te preocupes por ponerlos en un orden particular. Simplemente está capturando en un solo lugar cada cosa que necesita hacer. No se sorprenda si su lista maestra es bastante larga.
• Agregando a su lista maestra - A medida que avanza a lo largo del día y piensa en las cosas que necesita hacer, agréguelas a su lista maestra. A medida que se le asignen tareas, agréguelas a su lista. Cuando sus hijos le cuenten sobre las cosas que necesitan para la escuela, agréguelos a su lista. Cuando piense en mandados que necesita ejecutar, agréguelos a su lista.

Su lista de acciones diarias

Ya sea la noche anterior o la primera hora de la mañana, revise su lista maestra. Seleccione las tareas, trabajos y compromisos que deben realizarse ese día y transfiéralos a una lista de acciones diarias. Recuerda ser razonable acerca de lo que realmente puedes lograr ese día. Su lista de acciones diarias se convierte en su plan de trabajo para el día.

Mantenimiento en proceso

De forma regular, su lista de tareas ahora funciona de la siguiente manera:

• Tiene una lista maestra para todas las tareas pendientes;
• A medida que avanza el día y piensa o se le asignan tareas adicionales, agréguelas a su lista maestra de tareas pendientes.
• Cada día, revisará su lista maestra de tareas pendientes y transferirá las prioridades de hoy a una lista de acciones diarias.

Periódicamente, evalúa tu lista maestra. Es posible que, debido a los recortes y las notas adicionales que se han agregado al margen, tenga sentido copiar los elementos pendientes restantes a una nueva lista maestra. No tire la vieja lista. Guárdelo para su revisión histórica y futura referencia.

Al seguir este proceso, descubrirá que es más eficiente, que está más al tanto de las tareas y que está haciendo más.