12 cosas que HR debe considerar cuando se trata de la licencia familiar

Pagados o no, el 80% de los padres toman una licencia familiar después del nacimiento de un hijo. Entonces, mientras que los empleados que pronto serán padres están ocupados pintando guarderías y leyendo "Qué esperar cuando estás esperando", puedes comenzar a planificar su licencia familiar.

Cuando se trata de permisos familiares, los Recursos Humanos deben cubrir muchas bases. Está legalmente obligado a hacer algunas cosas mientras que debe hacer otras para mantener el flujo de trabajo y cuidar de los empleados que son padres nuevos. Su familia deja la lista de verificación debe considerar estos doce elementos.

Conozca las reglas sobre la licencia familiar

Los Estados Unidos son uno de los únicos países en el mundo que no requieren licencia de maternidad o paternidad pagada, pero la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA) requiere que proporcione 12 semanas de licencia no remunerada para los empleados elegibles.

Entienda esta ley y lo que los empleados tienen derecho a recibir. Por ejemplo, no se requiere que los empleados tomen las 12 semanas completas en una porción, pueden tomar el tiempo de manera intermitente.

Las madres biológicas, las parejas y los padres adoptivos son elegibles (suponiendo que cumplan con los criterios). Conozca esta ley, así como cualquier otra ley en su estado. Se adoptan más leyes de empleo con regularidad por lo que se paga para mantenerse informado sobre las leyes en su jurisdicción.

Escriba una política formal sobre la licencia familiar

Documentar la política de la empresa sobre el permiso familiar. Sí, respete las leyes, pero su empresa puede decidir otros detalles. Considere estas opciones cuando piense en la licencia familiar.

• ¿Ofrecerás tiempo libre pagado por permiso familiar? No lo exige la ley federal, pero hay muchos beneficios por hacerlo. Google aumentó la retención de nuevas madres en un 50% simplemente ofreciendo un poco de tiempo libre extra pagado. Si ofrece tiempo libre pagado, indique específicamente cuánto tiempo se ofrece y qué empleados califican. Por ejemplo, los empleados a tiempo completo reciben una cantidad x, pero los empleados a tiempo parcial no califican.
• ¿Se ejecutará el tiempo libre pagado por licencia familiar al mismo tiempo que la FMLA? Si los empleados reciben dos semanas de tiempo libre pagado, decida si ese tiempo se ejecutará por separado o simultáneamente con el tiempo FMLA. Si se ejecuta por separado, los empleados podrían potencialmente tomar 14 semanas de descanso. Si se ejecuta simultáneamente, simplemente debe pagarle al empleado durante dos de las 12 semanas a las que tiene derecho a través de FMLA.

• ¿Tendrás un plan universal para la licencia familiar? Si ofrece un período de tiempo libre pagado a los empleados, decida si cada padre recibirá la misma cantidad de tiempo libre o si diferentes situaciones recibirán un tratamiento diferente. Por ejemplo, ¿deberían las madres biológicas recibir dos semanas de tiempo libre pagado, pero los padres adoptivos o parejas que no dan a luz reciben una semana de pago? Eso depende de la empresa, pero escriba la política de permisos familiares para que las situaciones similares se traten de manera sistemática.

Coordinar el trabajo para la licencia familiar

Asegúrese de que los gerentes trabajen con los empleados mucho antes de la licencia familiar para coordinar el trabajo mientras el empleado se haya ido. Obtenga todos los detalles cubiertos, pase a que sus correos electrónicos se reenvíen a un compañero de trabajo (si es necesario).

Esto disminuirá el estrés en los compañeros de trabajo y eliminará los posibles cuellos de botella. Los gerentes pueden trabajar con su equipo para entrenar las responsabilidades, lo que es útil no solo para el tiempo de licencia familiar, sino también para perder a un empleado por otras razones.

Recuerde la privacidad de los empleados sobre la licencia familiar

No todos quieren que toda la compañía sepa que están esperando o han tenido un bebé. Y, en realidad, RH no tiene la obligación de decirles a los gerentes específicamente por qué un empleado no participa en FMLA (aunque probablemente sabrán por qué una empleada que obviamente está embarazada se ha ido repentinamente por algunas semanas).

Considere cuán abiertamente el empleado discutió el embarazo con sus compañeros de trabajo y actúe con respeto. Si el empleado quiere hacer circular las imágenes del recién nacido en el sitio social de la compañía, en Facebook o por correo electrónico, genial. Pero tú no deberia hacerlo

Hacer beneficios accesibles

Los beneficios son importantes durante el embarazo y el parto, y la falta de ellos o la confusión sobre ellos generan estrés para los empleados. Casi todos los empleados quieren beneficios de comunicación personalizados para eventos de la vida. Si bien las necesidades de salud son imposibles de predecir, ciertamente son más fáciles de anticipar cuando alguien está esperando un hijo.

Es una línea delgada para caminar, pero proporcione la mayor ayuda posible sin faltarle el respeto a la privacidad del empleado. Por ejemplo, no es apropiado decirle a una empleada embarazada que su proveedor de salud tiene una línea directa de apoyo de enfermería a menos que se lo pidan específicamente.

No tiene idea de qué opciones tomarán para su hijo, pero aún puede ayudar recordándoles que el Programa de asistencia al empleado (EAP) tiene buenos recursos de apoyo.

Tenga un sistema seguro en línea donde los empleados puedan acceder a los detalles sobre los beneficios o entregarles copias de los documentos correspondientes. Siempre que sea posible, dirija a los empleados a lugares donde puedan investigar y encontrar respuestas. Esto resulta en menos trabajo para usted y les permite navegar y explorar los beneficios por su cuenta, al mismo tiempo que respetan su privacidad.

Proporcionar flexibilidad

La gente quiere flexibilidad pero traza las líneas necesarias. losEl nuevo título de padre no permite que los empleados de tiempo completo trabajen solo 25 horas a la semana. Probablemente no sea razonable que los empleados traigan a su nuevo bebé al trabajo todo el tiempo. Probablemente no sea un gran problema si Erica llega a las 9:15 a.m. mientras se da cuenta del horario de entrega de la guardería.

La flexibilidad puede ayudar a los empleados a adaptarse a su nueva responsabilidad. Los empleados deben tener un equipo de personas que los apoyen en el trabajo, y ofrecer horarios flexibles ilustra su apoyo.

Algunas empresas consideran que es mutuamente beneficioso permitir que los empleados vuelvan a trabajar lentamente. Permitir que los empleados regresen a tiempo parcial durante unas pocas semanas después de la licencia familiar les da la opción de traer dinero mientras no se sienten abrumados. También facilita la carga de tener un empleado fuera de la oficina.

Si los empleados utilizan todo su tiempo de FMLA pero aún necesitan un poco más de tiempo para recuperarse, intente extenderlo con tiempo de licencia sin pagar. Si los empleados no califican para la FMLA (y de acuerdo con los defensores de la licencia parental remunerada, el 40% de los empleados de los EE. UU. No), intente acomodarlos de todos modos.

Crear un plan de contingencia

La flexibilidad también puede beneficiar a la compañía si se solicita un cambio de posición antes o después de que un empleado tome el permiso parental. Por ejemplo, un padre puede querer reducir horas o cambiar parte (o todo) de su tiempo de trabajo para trabajar a distancia para quedarse en casa con su nuevo hijo.

Solo se le exige legalmente que restaure una posición de salario igual, beneficios y prestigio para un empleado que regresa de FMLA, pero los empleados podrían trabajar más efectivamente si se hacen ajustes adicionales.

No todas las compañías pueden permitirse realizar estos cambios, pero a veces es posible realizar ajustes. Algunos padres desean cambiar su plan de trabajo después de un nacimiento y pueden eliminar completamente el trabajo de su plan. Y, no asuma que solo las madres padres elegirán dejar atrás a la fuerza laboral.

Considere los cambios de beneficios para empleados

Con toda la emoción de un nuevo bebé, los empleados pueden olvidar que el nuevo paquete de alegría también es un nuevo dependiente que necesitan para agregar a sus planes de seguro de salud. Recuerde a los empleados las fechas y las ventanas donde pueden y necesitan cambiar sus elecciones de beneficios.

Otros cambios en los beneficios a tener en cuenta se relacionan con los empleados que toman licencia. Durante la licencia sin sueldo de FMLA, los empleados no cobrarán un cheque de pago. ¿Cómo pagarán sus primas de beneficios?

Debe tomar decisiones sobre varios otros asuntos de política para su manual e implementación de empleados.

• Decida si los empleados continuarán acumulando tiempo libre durante su licencia. Si no se acumularán, téngalo en cuenta al calcular el tiempo de descanso o ajústese a esta licencia en el software de tiempo libre de la empresa.
• Si los empleados no regresan después del nacimiento, retire el tiempo de vacaciones en el cheque de pago final si esto está estipulado en la política de vacaciones de la compañía.
• Verifique la política de vacaciones para determinar si los empleados pueden agregar el tiempo de vacaciones acumulado al permiso parental o al tiempo de FMLA que ya están tomando.

Todos estos detalles deben incluirse en sus políticas de tiempo libre. Si no lo están, agréguelos para que cada empleado sea tratado por igual.

Sé sensible

Ocasionalmente, el nacimiento de un niño no es un evento de celebración en la vida de las personas. Los embarazos no planeados suceden. Los abortos espontáneos tardíos y la mortalidad infantil son devastadores. Un empleado puede optar por colocar a su hijo en adopción o interrumpir un embarazo. Enfoque cualquiera de estas situaciones con sensibilidad y respeto.

Trabaje con el empleado y el gerente del empleado para manejar con sensibilidad la transición al trabajo. Además, considere algunas situaciones (como abortos involuntarios) en la política de duelo de la empresa.

Los eventos dolorosos de la vida son difíciles para los empleados pero también difíciles para las personas en el trabajo que se preocupan por ellos. Piense en cómo la compañía puede manejar estas situaciones de manera sensible (y privada) de antemano.

Celebrar

Un pequeño y agradable gesto de la organización les recordará a los empleados que tienen un equipo de compañeros de trabajo animándolos en la oficina. Espera unos días después del nacimiento para asegurarte de que todo vaya bien y luego envía algunas flores, una tarjeta o un regalo. Considere lo que ese empleado apreciará e intente individualizar el gesto.

Piensa en las acomodaciones para después del bebé

Para muchas compañías, los beneficios parentales no terminan cuando el permiso familiar lo hace. Considere qué adaptaciones necesitarán o apreciarán los empleados. La Ley de normas laborales justas (FLSA, por sus siglas en inglés) exige que las empresas proporcionen a las madres lactantes un tiempo de descanso y un lugar privado para extraer la leche materna.

Es probable que los padres que trabajan sin un compañero que se queda en casa también necesiten cuidado infantil, lo que se ubica como el elemento presupuestario más grande para las familias estadounidenses. En promedio, las familias estadounidenses gastan $ 9,589 por año en cuidado infantil hasta $ 28,353 para un cuidador en el hogar.

Considere beneficios adicionales para los empleados

Considere la posibilidad de crear algún tipo de beneficio de cuidado infantil para los empleados, como subsidiar costos o incluso brindar opciones de cuidado infantil en el lugar o cerca del trabajo. El ochenta y tres por ciento de los empleados que tienen beneficios de cuidado infantil dicen que esto les ayuda a reducir el estrés y aumentar el equilibrio entre la vida laboral y familiar.

Cuando se trata de los beneficios de cuidado de niños, los empleados apreciarán la ayuda y el único límite está en la manera creativa en que puede abordar el beneficio (y lo que la compañía puede pagar y acomodar).

Ayude a los empleados a tener un descanso familiar tranquilo, no estresante, mientras se asegura que el negocio se cuide de manera adecuada tanto cuando se van como cuando regresan.

Siga las reglas y establezca pautas para garantizar el cumplimiento y el trato justo para todos los empleados que toman licencias familiares.

Los grandes cambios en la vida de los empleados son emocionantes y una transición para todos. Con un poco de planificación, puede navegar con facilidad los permisos familiares.

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Kelsie Davis es periodista de marca y defensora de profesionales de RRHH de alto impacto. Ella investiga, analiza y escribe para alentar a RRHH a sacar el máximo provecho de sus iniciativas.