Cómo desarrollar una política de redes sociales

Sus empleados, clientes y proveedores potenciales, actuales y anteriores se encuentran en sitios de redes sociales como LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube y Flickr. Debe supervisar las redes sociales para conocer lo que todos estos interesados ​​comparten y dicen sobre su empresa, sus empleados y su lugar de trabajo.

Utilice las redes sociales para su empresa. Shama (Hyder) Kabani, el autor de la Zen de Social Media Marketing y el Presidente de Click to Client, una empresa de mercadeo web de servicio completo, pregunta: "¿Qué dicen sobre usted, su empresa y sus prácticas? Mejor aún, ¿cómo estás respondiendo?

Tener una política de redes sociales no significa que puedas dictar tu imagen. Pero, puedes interactuar responsablemente en la conversación que forma tu imagen. Y, puedes ayudar a tus empleados a hacer lo mismo ".

¿Por qué se necesita una política de medios sociales y las mejores prácticas de la empresa?

Kabani dice: “El mundo está cambiando rápidamente, y la forma en que nos comunicamos está cambiando aún más rápido. No solo es la Generación Y los blogs y los "twitters", sino que es un fenómeno creciente que abarca todas las generaciones. La tecnología actual y su uso generalizado ofrecen grandes beneficios, pero también existen algunos riesgos, como señala Raj Malik de Soluciones de red.”

Escribe que “los comentarios o publicaciones en línea no autorizados o inapropiados pueden:

• "Obtenga a la Compañía, y a usted, en problemas legales con los EE. UU. Y otras agencias gubernamentales, otras compañías, clientes o el público en general.
• "Disminuya el nombre de la marca de la Compañía creando publicidad negativa para La Compañía, los propietarios y los socios, así como para usted o su equipo.
• ”Causa daños a la Compañía al divulgar información no pública o información confidencial.
• "Nos cuesta la posibilidad de obtener patentes o socavar nuestra ventaja competitiva.
• "Te cuesta tu trabajo en la empresa".

Él sugiere que la mayoría de estos no molestarán a las compañías si los empleados usan el sentido común y el buen juicio en su interacción en línea.

10 pasos para una política de redes sociales

Kabani, que ha sido nombrada una de las 10 mujeres más influyentes y poderosas en las redes sociales, sugiere estos diez pasos para crear las directrices y la estrategia de las redes sociales de su empresa.

Establezca dónde se encuentra su empresa en las redes sociales

Decida dónde se encuentra su empresa con respecto a la relación deseada con las redes sociales. También debe decidir cuál es su posición en relación con la supervisión del uso que hacen los empleados de las redes sociales. Debe determinar qué tan lejos quiere su empresa utilizar las redes sociales para el reconocimiento de la marca, involucrar a sus clientes y empleados en la conversación y para impulsar las ventas.

Kabani pregunta: “¿Elegirás solo comunicarte en reacción a lo que otra persona dice? ¿Serás proactivo en comprometer a la comunidad (consumidores y bloggers)?

Sin una forma general de pensar en las redes sociales, puede ser muy difícil crear una política ".

Determinar lo que constituye las redes sociales

Kabani dice que cada organización debe definir para su propio uso lo que constituye una red social. “Si bien un blog y LinkedIn pueden clasificarse fácilmente como redes sociales, ¿qué pasa con el video en línea? ¿Qué pasa con Twitter?

¿Qué es lo que realmente constituye una red social? Debe tener su propia definición (preferiblemente) escrita. Esto es especialmente cierto porque surgen nuevos sitios web y herramientas todo el tiempo. "Mi definición personal de redes sociales es cualquier sitio web o medio (incluido el video) que permita la comunicación a cielo abierto".

Electrónica propiedad de la compañía proporcionada a los empleados

Al igual que con cualquier contenido fuera de línea o en línea escrito, usado, recibido, desarrollado o guardado en la electrónica de propiedad de la compañía provista a los empleados, aclare quién es el propietario de qué. No hay duda, como ejemplo, sobre un blog personal, escrito por un empleado, sobre su tiempo. Si deja su empleo, el blog y el contenido le pertenecen.

Sin embargo, el contenido de la computadora portátil y el teléfono celular de su compañía, y el contenido que escribió para el sitio web de la compañía, probablemente pertenezcan, por política escrita, a la compañía.

En las redes sociales, ¿su empresa tiene una cuenta de Twitter o una página de Facebook, como ejemplos? La empresa debe asegurarse de que la propiedad de estas cuentas de redes sociales pertenece a la empresa, no al empleado cuya asignación de trabajo actual incluye la publicación y el seguimiento de estas cuentas. Su política debe cubrir quién posee qué en el ámbito de los medios sociales.

Respetar los derechos de privacidad

Mantener información confidencial y de propiedad privada. Respete los derechos de privacidad de otros empleados y sus clientes. Las políticas de medios sociales deben abordar el tema de mantener confidencial la información privada y de propiedad.

Kabani dice: “Debido a la naturaleza casual de estos sitios, es más fácil dar información clave sin darse cuenta. Incluso los mensajes privados no siempre son seguros. Cada sitio tiene sus propias falibilidades. Es mejor que los empleados nunca compartan ninguna información confidencial o de propiedad privada a través de las redes sociales, ya sea de manera pública o privada ".

Quien es responsable

Decida quién es responsable de administrar y participar en las redes sociales. Es importante que todos los empleados entiendan y se adhieran a la política de redes sociales de la compañía mientras hacen redes en las redes sociales en línea. Pero, un empleado o un equipo debe asumir la personalidad pública de la empresa y administrar los esfuerzos de las redes sociales de la empresa.

Vigilante para seguir y responder a comentarios públicos, elogios o quejas sobre la compañía, el empleado o equipo tiene la responsabilidad oficial de responder a las redes sociales. Si bien se debe alentar a todos los empleados a interactuar y representar la marca de la empresa en las redes sociales, estos empleados también deben manejar las consultas de manera proactiva.

Kabani dice: “La mejor manera de encontrar un defensor de los medios sociales dentro de la empresa es buscar a la persona o el equipo de personas más apasionadas en la comunicación con los clientes en los medios sociales. Es posible que ya lo estén haciendo sin que usted lo sepa. Busca a esas personas y entrena bien para representar tu marca ".

Establecer reglas básicas

Establecer reglas básicas para la participación de los empleados en las redes sociales. Caminas una línea fina con los empleados. Debe permitir a los empleados la libertad de participar en las redes sociales y, al mismo tiempo, proteger a la empresa. Kabani sugiere echar un vistazo a la política de redes sociales de Intel, que es exhaustiva. El Departamento de Tecnología Emergente de la Fuerza Aérea ha creado este diagrama de flujo de sus propias pautas de redes sociales y David Meerman Scott destaca su estrategia de redes sociales en su publicación de blog. Por lo tanto, existen ejemplos en línea.

Dirección de temas tabú

Si bien es probable que sus empleados ya tengan un buen sentido común al participar en línea, su política de redes sociales debe abordar específicamente ejemplos de temas tabú. La información confidencial, patentada y no divulgada de la compañía debe mantenerse fuera de las redes sociales. La información privada y personal sobre su trabajo y sus compañeros de trabajo y clientes nunca debe aparecer en línea.

La imagen pública de sus empleados en las redes sociales, si pueden asociarse con su empresa, sí importa. La maldad, la ofensiva, los comentarios despectivos, las declaraciones falsas, el comportamiento degradante y el uso ilegal de sustancias son todos ejemplos de comportamiento que su política de redes sociales debe abordar.

Monitorear la esfera de los medios sociales

Crear un sistema para monitorear la esfera de los medios sociales. Kabani dice: "Una política de redes sociales no sirve de mucho si no monitoreas realmente el espacio donde se está produciendo la conversación. Hay muchas herramientas gratuitas y de pago para monitorear las redes sociales ".

Entrene a sus empleados

Haga que la capacitación esté fácilmente disponible para sus empleados que desean participar en las redes sociales. Kabani sugiere, "Piensa ganar-ganar. A nadie le gusta ser mandatado, especialmente cuando se trata de sus propias redes sociales. Sin embargo, la mayoría de las personas están abiertas a aprender sobre cómo aprovechar mejor estos sitios de redes sociales para promover sus propias carreras y marcas. La mayoría de las personas que cometen errores en línea simplemente no saben nada mejor.

Si espera que sus empleados utilicen las herramientas de redes sociales de manera adecuada, debe proporcionar capacitación. Lo que ponen allí no es solo un reflejo de la compañía; También es un reflejo de ellos. Que sea un ganar-ganar para todos ".

Las redes sociales se están expandiendo con millones de personas en todo el mundo interactuando de una forma que pocos soñaron posible hace poco tiempo. Sus empleados están interactuando en las redes sociales. Tu empresa también debe estar interactuando en las redes sociales.

Y, sus políticas y estrategias de redes sociales necesitan desarrollo ahora. Aproveche la oportunidad de influir en la conversación que se está produciendo en torno a su empresa y su marca.

No crea ni por un minuto que la conversación no se está produciendo. Aprovecha la oportunidad de influir en la dirección, ahora.