Los pros y los contras de los horarios en la publicidad

Muchas industrias confían en hojas de tiempo para monitorear la productividad de los empleados y calcular ganancias y beneficios. Algunos usan un sistema de "registro en el tiempo" con tarjetas de tiempo oficiales, y otros se basan en un sistema de administración del tiempo que registra detalles complejos sobre la forma en que se gastó el tiempo cada día. Este último es el que utilizan las agencias de publicidad, marketing y diseño de todo el mundo.

La entrada de datos en estas hojas de tiempo, generalmente por el personal del departamento creativo, registra las horas que se han gastado en cada parte del proyecto. Eso no solo significa la creación de la campaña, sino la sesión informativa inicial, la presentación del cliente e incluso el tiempo empleado en los rodajes y los estudios de producción. Solo al obtener una imagen clara de la forma en que se ha gastado el tiempo, una agencia puede manejar efectivamente la carga de trabajo, el acuerdo de facturación del cliente y la forma en que se asigna el tiempo entre los equipos.

La hoja de tiempo en pocas palabras

En los primeros días de la publicidad, como tantas otras tareas de esa época, el tiempo se registraba manualmente en papel con bolígrafos y lápices (y mucho borrado). En estos días, el tiempo se ingresa en la computadora o en una tableta mediante un software sofisticado que puede extraer informes de todas las variedades. La mayoría de las tiendas tienen una plantilla muy similar que incluye:

• El numero de trabajo
• El cliente
• La tarea a mano
• Cualquier y todo el personal asignado.
• La fecha y número de horas trabajadas.
• El precio por hora
• A través del tiempo

Al iniciar un proyecto para un cliente, el administrador de cuenta o administrador de tráfico abrirá un número de trabajo y comenzará a rastrear las horas. Por lo general, coincidirán con la propuesta o la oferta otorgada al cliente, y se desglosarán en horas dedicadas principalmente a la investigación, planificación y estrategia, desarrollo creativo, producción y administración de proyectos.

Si todo va según lo planeado, las horas reales dedicadas al proyecto se correlacionarán bien con la estimación, pero ese no suele ser el caso. El desarrollo creativo a menudo consume más tiempo que cualquier otra parte del proceso, debido a un cambio en la dirección, los comentarios de los clientes o la incapacidad de resolver el problema. Puede convertirse en un punto de disputa con el cliente porque no quieren gastar mucho dinero extra en tiempo creativo porque el departamento creativo está teniendo problemas para identificar una solución.

Sin embargo, la hoja de tiempo se debe completar correctamente para hacer un seguimiento de ese tiempo y mostrar al cliente cómo se gastó el dinero y cómo operó la agencia. Es una buena manera de ver si algunos proyectos requieren demasiada mano de obra para obtener una ganancia, o si otros son tan lucrativos como para merecer la inversión en ese cliente para un trabajo adicional. Y en pocas palabras, ese es el papel de la hoja de tiempo.

Pros

Aquí es por qué las hojas de tiempo son el alma de cualquier agencia:

• Dinero: Las hojas de horas muestran a una agencia (incluso interna) cuántas horas se registraron para cada parte de cada campaña. Entonces es fácil ver si el retenedor del cliente vale la pena, o si es el momento de poner al cliente en una base de proyecto por proyecto. Con una agencia interna, es posible que ese tiempo no conduzca directamente a las facturaciones, pero muestra a la administración la eficacia con la que utilizan el tiempo del departamento creativo. Si se descubre, están gastando el 90% de su tiempo en solo un aspecto del negocio, que puede crear algunas señales de alerta.

• Transparencia: Si las hojas de tiempo se hacen correctamente, es fácil ver dónde están funcionando las cosas sin problemas y dónde están entrando los cuellos de botella o las ineficiencias. ¿Por qué un redactor dedica la mitad del tiempo a un cliente que a otro? Y si se necesitan más creatividades, un vistazo rápido a la hoja de tiempo verá si el departamento está sobrecargado de trabajo.
• Compromiso y responsabilidad: La mayoría de los clientes esperan una cierta cantidad de horas para gastar en un proyecto. Si no creen que la cantidad correcta de esfuerzo se puso en un trabajo, las hojas de tiempo pueden proporcionar los datos para decir lo contrario. También es una forma de mostrar a algunos clientes el valor que obtienen de la agencia.

• Análisis: El desempeño pasado es a menudo un buen indicador del futuro. Si un cliente le está quitando la vida a la agencia y se está convirtiendo en un infierno para todos, los datos de las hojas de tiempo pueden mostrar si vale la pena mantener a ese cliente cerca o si es el momento de dejarlo ir. En el otro lado de la ecuación, puede mostrar a una agencia la rentabilidad de algunos clientes, que requieren un esfuerzo y esfuerzo creativos mínimos, pero un máximo retorno de la inversión.

Contras

Con todos esos puntos a favor, ¿cuál es el problema? Bueno, hay una razón por la cual las hojas de tiempo son aborrecidas universalmente por casi todos, excepto por los que hacen crujir el número de la agencia:

• Hora: Muchas personas en agencias, especialmente en departamentos creativos, no quieren dedicar su tiempo a la administración. Como creativo, puede ser perjudicial separarse de una gran lluvia de ideas creativa para completar horas. Muchos gerentes de cuentas tienen los mismos problemas. Es irónico, pero el tiempo para las hojas de tiempo rara vez se asigna.
• Errores: Esto va directamente al primer punto. Muchas creatividades dejarán las hojas de asistencia hasta el último minuto antes del informe de facturación de fin de mes. Y eso significa que la precisión de una hoja de asistencia va de bastante buena a horrible. Es difícil recordar cuántos minutos pasó en un trabajo hace dos semanas, por lo que a menudo es una tarea de conjetura. Si las hojas de tiempo están todas adivinadas, las hace casi inútiles.

• Enfoque pobre: El tiempo no es un gran indicador de excelente publicidad. Una tienda podría pasar 40 horas y no producir nada importante; otro podría trabajar 10 y producir una obra maestra. Las hojas de tiempo no registran la calidad del pensamiento; Sólo el tiempo dedicado a hacerlo.

El futuro

Las hojas de tiempo están aquí para quedarse, y deben hacerse manualmente. El seguimiento automático del tiempo no funciona, ya que requiere el inicio y la detención manuales. Si te olvidas de poner en marcha el reloj, pierdes horas. Olvídese de detenerlo y a algunos clientes pobres se les está cobrando por las horas de trabajo que se gastaron en otro proyecto. Eso, a su vez, podría llevar a problemas (e incluso demandas) con una sobrefacturación y la pérdida de un cliente valioso.

La única manera de garantizar un buen seguimiento del tiempo es insistir en que todos los miembros de la agencia actualicen las planillas de horarios al menos dos veces al día, una vez antes del almuerzo y luego otra vez antes de ir a casa. Si se hace esto, las hojas de tiempo serán precisas y útiles. Y si no se hace, las agencias deben ser creativas y motivadas. Encuentre una manera de incentivar el proceso de seguimiento del tiempo.

Ofrezca a los empleados que mantienen un registro meticuloso de su tiempo un bono semanal o unas pocas horas de descanso los viernes. Puede parecer una pérdida de tiempo y dinero, pero las hojas de tiempo exactas pueden valer mucho más para la agencia que unos pocos cientos de dólares aquí o allá cada semana.