Cómo ser un secretario de litigios

Los secretarios de litigios brindan apoyo a abogados litigantes y asistentes legales en casos presentados en tribunales locales, estatales y federales, y tribunales administrativos.

Los secretarios de litigios están empleados en bufetes de abogados de todos los tamaños. Algunas secretarias proporcionan apoyo puramente administrativo. Sin embargo, las secretarias de muchas empresas desempeñan un papel híbrido, que funciona como secretario y asistente legal de litigios.

A continuación se presentan algunas de las funciones más comunes de una secretaria de litigios a lo largo del ciclo de vida de los litigios. Los roles de secretaría varían según la empresa, el tipo de práctica de litigio y el tamaño del personal.

Detección de casos

En las firmas demandantes, el primer paso de un caso es evaluar el caso por mérito. ¿El potencial cliente tiene una causa de acción? ¿Existen conflictos? La secretaria puede ayudar a preparar los formularios de selección de casos y programar reuniones iniciales entre el abogado y el posible cliente. En algunos casos, la secretaria completará una evaluación inicial haciendo las preguntas al cliente potencial por teléfono. Si el cliente está firmado, la secretaria configurará un nuevo archivo de caso y enviará el contrato de retención y otros documentos al cliente.

Investigación

En muchos casos, las partes conducen una investigación antes de que se presente una demanda. Esta investigación puede implicar localizar y entrevistar a testigos, examinar el lugar del accidente y recopilar pruebas documentales y de otro tipo. La secretaria de litigios puede ayudar en el proceso programando reuniones y conferencias telefónicas en nombre del abogado, creando listas de testigos, organizando pruebas y otros documentos, y creando un sistema de archivo confiable para documentos en papel y electrónicos.

Alegatos

Si se presenta una demanda, el secretario preparará los alegatos en un programa de procesamiento de textos. Los alegatos pueden incluir citaciones, quejas, declaraciones juradas, solicitudes de admisión y mociones. El secretario de litigios a menudo creará carpetas de alegatos que organizan e indexan todos los alegatos de un caso en particular. El secretario puede presentar estos documentos ante el tribunal, ya sea en persona o electrónicamente, aunque esta tarea a menudo la realiza un asistente legal o un mensajero del tribunal.

Descubrimiento

El descubrimiento es la fase más larga del proceso de litigio. Durante el descubrimiento, el secretario de litigios puede realizar todas o algunas de las siguientes tareas:

• Preparación de documentos de descubrimiento en un sistema de procesamiento de textos, incluidos interrogatorios y solicitudes de producción.
• Escribiendo, enviando y rastreando citaciones
• Programación de deposiciones con múltiples partes, incluidos el abogado, los clientes, los abogados opositores y los reporteros de la corte
• Programación de exámenes médicos independientes y otras citas requeridas por las Reglas de Procedimiento Civil
• Creación de carpetas de descubrimiento; indexación y archivo de documentos de descubrimiento
• Organizar y archivar documentos de casos.
• Programación de exámenes del sitio.

• Localización y comunicación con expertos; Organización y archivo de informes periciales.

Pre-Trial

Una vez que se establece la fecha del juicio, la secretaria ayuda al equipo legal a prepararse para el juicio. El papel del secretario puede incluir:

• Escribir y formatear documentos previos al juicio, incluyendo mociones, resúmenes, citaciones y listas de testigos
• Recopilación y organización de exposiciones.
• Creación, organización y / o indexación de carpetas de prueba.
• Ayudando a organizar juicios simulados.
• Seguimiento de plazos y envío de recordatorios al equipo legal.
• Citas de verificación y revisión de documentos y documentos legales
• Asegurarse de que los documentos tengan el formato correcto de acuerdo con las normas judiciales
• Testigos coordinadores

Juicio

El secretario de litigios desempeña un importante papel de apoyo durante el juicio. Sus deberes pueden incluir:

• Preparar, escribir y formatear documentos de prueba
• Coordinar la preparación de cuadros, gráficos y otros elementos visuales de la sala de audiencias
• Programación de correos, reporteros de la corte y peritos.
• Organización, archivo y gestión de documentos, exposiciones y carpetas de prueba
• Coordinación de arreglos de viaje para abogados, testigos, clientes y otros

Otras tareas administrativas

Para aquellos que trabajan en el lado de la defensa, la secretaria de litigios ingresará el tiempo de los abogados y los asistentes legales para cada caso en el sistema de facturación y tiempo de la firma. Él o ella también enviará facturas periódicas al cliente y hará un seguimiento de los pagos atrasados. Otras tareas generales realizadas por el secretario de litigios incluyen:

• Producir información transcribiendo, formateando, ingresando, recuperando, copiando y transmitiendo texto, datos y gráficos
• Seguimiento de fechas límite de casos
• Correspondiente con clientes, testigos y abogados opuestos.
• Contestando el teléfono
• Creación de hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los costos, exposiciones y otra información
• Transcribiendo dictado
• Mantenimiento de sistemas de expedientes.
• Enrutamiento de correspondencia, informes y documentos legales.
• Organización de conferencias de clientes y reuniones de abogados.
• Preparando informes de gastos.
• Mantener el calendario de abogados mediante la planificación y programación de conferencias, teleconferencias, declaraciones y viajes

• Pidiendo suministros

Litigios Secretaria de Educación

Muchas secretarias de litigios completan un certificado o un programa de grado asociado en una escuela de comercio o colegio comunitario. Sin embargo, las secretarias con títulos universitarios de cuatro años tienen la mayor cantidad de oportunidades de avance dentro de un bufete de abogados. La capacitación en litigios a menudo ocurre en el trabajo. Los secretarios con experiencia en litigios a menudo se trasladan a otros roles en la firma, incluidos los cargos de asistente legal y de administración de oficinas.

Habilidades y conocimientos de secretaria de litigios

Los secretarios de litigios deben poseer una variedad de habilidades interpersonales, tecnológicas y de oficina, así como conocimientos legales y de procedimientos. Las habilidades y conocimientos requeridos incluyen:

• Competencia en software de procesamiento de textos, hoja de cálculo, presentación y tiempo y facturación; familiaridad con la suite de Microsoft Office
• Competencia en equipos de transcripción.
• Excelentes habilidades escritas y verbales.
• Conocimiento de los procedimientos judiciales y de presentación de demandas judiciales locales, estatales y federales.
• Competencia con bases de datos de documentos como Ringtail, Summation y Concordance
• Experiencia de presentación electrónica
• Conocimiento de procedimientos de oficina y terminología legal.
• Fuertes habilidades de mecanografía
• Sólidas habilidades de organización y habilidades multitarea.
• Capacidad para interactuar profesionalmente con todos los niveles de personal.