Las 9 cosas esenciales en tu diagrama de Gantt

Si bien una lista de tareas simples puede ser suficiente para completar pequeños proyectos en la casa cuando se trata de la gestión de proyectos, generalmente se necesita un plan de acción más detallado. Una de las formas más populares y prácticas de administrar el tiempo de todas las tareas de un proyecto es usar un diagrama de Gantt.

Un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un gráfico que muestra todas las diferentes subtareas de un proyecto y cómo se relacionan entre sí en términos de tiempo. Es una forma de mostrar el calendario de su proyecto y ayuda a que el trabajo se realice a tiempo. Muestra todas las tareas que deben realizarse, la cantidad de tiempo que se espera que tome cada tarea, los marcos de tiempo en los que se deben completar las tareas individuales y la relación entre las diversas tareas. De esta manera, todo se hace a tiempo, y nunca se pierde el tiempo esperando a que se complete una tarea que ya debería haberse realizado.

Aquí hay nueve componentes clave de los diagramas de Gantt.

Las fechas se muestran en la parte superior

Uno de los componentes principales de un diagrama de Gantt, las fechas permiten a los gerentes de proyecto ver no solo cuándo comenzará y terminará todo el proyecto, sino también cuándo tendrá lugar cada tarea.

Las tareas se enumeran en el lado izquierdo

Los proyectos grandes siempre consisten en un gran número de sub-tareas. Un diagrama de Gantt ayuda a los gerentes de proyecto a realizar un seguimiento de todas las tareas secundarias de un proyecto, para que nada se olvide o se retrase.

Las barras se utilizan para representar el marco de tiempo que se espera que tome cada tarea

Una vez que se han enumerado las subtareas, se usan barras para mostrar exactamente cuándo debe realizarse cada subtarea. Esto ayuda a garantizar que cada subtarea se realice a tiempo para que todo el proyecto se complete a tiempo.

Cuando los diagramas de Gantt se desarrollaron inicialmente, se escribieron a mano, lo que dificultó el cambio o la actualización de la gráfica. Afortunadamente, con el software actual de gestión de proyectos actual, los administradores de proyectos pueden agregar, restar y modificar tareas fácilmente sin necesidad de ajustar todo el gráfico a mano.

Los hitos se muestran como diamantes

Los hitos son aquellas tareas que son instrumentales para la finalización y el éxito de un proyecto. A diferencia de los detalles menores, que también deben hacerse, completar un hito ofrece una sensación de satisfacción y avance. En un diagrama de Gantt, los hitos se muestran como diamantes (o, a veces, una forma diferente) al final de una barra de tareas en particular.

Las dependencias son indicadas por pequeñas flechas

Si bien algunas de sus tareas pueden realizarse en cualquier momento, otras deben completarse antes o después de que otra sub-tarea pueda comenzar o terminar. Estas dependencias se indican mediante pequeñas flechas entre las barras de tareas en un diagrama de Gantt.

El progreso se muestra sombreando en las barras de tareas

Si bien muchas tareas secundarias se pueden completar con bastante rapidez, habrá muchas ocasiones en las que querrá ver de un vistazo exactamente cómo avanza su proyecto. Esto se puede lograr sombreando las barras de tareas para representar la parte de cada tarea que ya se ha completado.

Un marcador de línea vertical muestra la fecha actual

Otra forma de ver el proceso de su proyecto de un vistazo, un marcador de línea vertical indica la fecha actual en el gráfico. Le ayuda a administrar su tiempo de manera efectiva, ya que puede ver de un vistazo cuánto le queda por hacer y ver si está en camino de completar el proyecto a tiempo.

La identificación de la tarea identifica

En el acelerado mundo de los negocios de hoy en día, es probable que tenga varias tareas al mismo tiempo. Incluir la ID de tarea en el diagrama de Gantt ayuda a todos los involucrados a identificar rápidamente la tarea de la que está hablando.

Los recursos son asignados e identificados

Si bien no todos los diagramas de Gantt enumeran los nombres de las personas que trabajarán en él, si varias personas completarán su proyecto, los nombres de los listados y las tareas que se les asignan pueden ser increíblemente útiles.

Al gestionar un proyecto, debe asegurarse de que todas las tareas individuales se completen de manera oportuna y eficiente. Un gráfico de Gantt te ayudará a hacer precisamente eso.