El mejor formato para una carta de negocios

Una carta comercial es un documento formal que a menudo se envía de una compañía a otra o de una compañía a sus clientes, empleados y partes interesadas, por ejemplo. Las cartas comerciales también se utilizan para la correspondencia profesional entre individuos. Aunque el correo electrónico se ha convertido en la forma más común de correspondencia, las cartas comerciales impresas todavía se usan para muchos tipos importantes de correspondencia seria, incluidas cartas de referencia, verificación de empleo, ofertas de trabajo y más.

Escribir una carta comercial efectiva y pulida puede ser una tarea fácil de seguir, siempre y cuando cumpla con las reglas establecidas para el diseño y el idioma. Tenga en cuenta que su destinatario lee una cantidad significativa de correspondencia de manera regular y favorecerá las cartas bien ejecutadas que están libres de errores tipográficos y errores gramaticales. Una buena regla general es revisarlo dos veces y luego pedirle a un colega que lo revise para asegurarse de que no se perdió nada.

Secciones de una carta de negocios

Cada sección de su carta debe cumplir con el formato apropiado, comenzando con su información de contacto y la de su destinatario; saludo; el cuerpo de la carta; clausura; y finalmente, tu firma.

Formato de carta de negocios

A continuación se muestra el formato de carta comercial tradicional, con consejos sobre cómo encuadrarlo en función de su relación con el lector y cuál es el resultado deseado.

tu información de contacto:

Tu nombre

Su puesto de trabajo

Tu compañía

Su dirección

Ciudad (*): Estado (*): Código postal

Su número de teléfono

Tu correo electrónico

Fecha

Información de contacto del destinatario:

Su nombre

Su titulo

Su compañia

Dirección de la empresa

Ciudad (*): Estado (*): Código postal

El saludo:

• Use "A quien le pueda interesar", si no está seguro específicamente a quién se dirige.
• Utilice el saludo formal "Estimado Sr./Ms./Dr. Apellido, ”si no conoce al destinatario.
• Use “Estimado Nombre,” solo si tiene una relación informal con el destinatario.

El cuerpo

Conceptos básicos de formato:

• Use líneas de un solo espacio con un espacio adicional entre cada párrafo, después del saludo y sobre el cierre.
• A la izquierda justifica tu carta (contra el margen izquierdo).

Golpea el tono correcto:

Haga que el propósito de su carta sea claro a través de un lenguaje simple y específico, manteniendo el párrafo de apertura breve. Puede comenzar con "Estoy escribiendo en referencia a …" y desde allí, comunique solo lo que necesita decir.

Los párrafos subsiguientes deben incluir información que le brinde a su lector una comprensión completa de su (s) objetivo (s) pero evite oraciones sinuosas y palabras innecesariamente largas. Una vez más, sea conciso para mantener su atención.

Si su intención es persuadir al destinatario de alguna manera, ya sea invertir dinero, darle una referencia, contratarlo, asociarnos con usted o solucionar un problema, cree un caso convincente para su causa. Si, por ejemplo, desea que el lector patrocine un evento de caridad, identifique cualquier superposición con los objetivos filantrópicos de su empresa. Convenza al lector de que ayudarle sería beneficioso para usted y aumentará sus posibilidades de ganar su apoyo.

Mantenga su párrafo final a dos oraciones. Simplemente reitere su razón para escribir y agradezca al lector por considerar su solicitud.

Cierre de cortesía:

Algunas buenas opciones para su cierre incluyen:

• Respetuosamente tuyo,
• Tuyo sinceramente,
• Cordialmente,
• Respetuosamente,

Si su carta es menos formal, considere usar:

• Todo lo mejor,
• Mejor,
• Gracias,
• Saludos,

La firma:

Escriba su firma justo debajo de su cierre y deje cuatro espacios individuales entre el cierre y su nombre completo escrito, título, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquier otra información de contacto que desee incluir. Utilice el siguiente formato:

Tu firma manuscrita

Nombre completo escrito

Título

Ejemplo de carta de negocios

Puede utilizar este ejemplo de carta de negocios como modelo. Descargue la plantilla (compatible con Google Docs y Word Online) o lea la versión de texto a continuación.

Descargar la Plantilla de Word

Ejemplo de carta de negocios (versión de texto)

Tu nombre

Su puesto de trabajo

Tu compañía

Su dirección

Ciudad (*): Estado (*): Código postal

Su número de teléfono

Tu correo electrónico

Fecha

Nombre del Recipiente

Titulo del destinatario

Empresa receptora

Dirección de la empresa del destinatario

Ciudad (*): Estado (*): Código postal

Estimado Sr. / Sra. Apellido, Me gustaría invitarlo a asistir a nuestro próximo evento de trabajo en red del departamento de Artes Liberales. El evento se llevará a cabo en la tarde del 1 de febrero de 20XX. Deseamos brindarles a nuestros graduados mayores la oportunidad de conocer a líderes de negocios en el área que puedan estar buscando nuevos empleados que tengan títulos en Artes Liberales.

El evento se llevará a cabo en el Centro de Estudiantes de Cox en Northern State University y durará entre 2 y 3 horas. Si tiene interés en asistir o enviar un representante de la compañía para reunirse con nuestros estudiantes, hágamelo saber tan pronto como sea posible y puedo reservarle una mesa.

Gracias por su tiempo y espero saber de usted pronto.

Respetuosamente, Su firma (copia impresa)

Su nombre escrito

Su puesto de trabajo

Si está enviando una carta por correo electrónico, su firma será ligeramente diferente. En lugar de incluir su información de contacto en el encabezado de la carta, escríbala debajo de su firma. Por ejemplo:

Enviar una carta comercial por correo electrónico

Tuyo sinceramente, Nombre Apellido

Título

Su dirección

Su número de teléfono

Tu correo electrónico

Incluya el tema sobre el que está escribiendo en el asunto del correo electrónico, de modo que el lector tenga claro por qué está enviando el mensaje.

Consejos para escribir cartas de negocios

Puede encontrar consejos más detallados en estas pautas sobre cómo escribir una carta comercial, incluida la elección de una fuente, la selección de los márgenes y el formato de su carta correctamente.

Siempre es útil ver ejemplos para obtener ideas para su propia correspondencia. Revise muestras de cartas, incluidas cartas de presentación, cartas de agradecimiento para entrevistas, cartas de seguimiento, cartas de aceptación y rechazo del trabajo, cartas de renuncia, cartas de agradecimiento y más muestras de cartas relacionadas con el empleo y los negocios.